Инкассация денежных средств - порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила. Инкассация денежных средств

Операции по доставке и инкассации денег и других ценностей производятся бригадами инкассаторов. Количественный состав бригады инкассаторов определяется в зависимости от объема работы и сложности выполнения указанных операций. Один из членов бригады назначается старшим бригады. При инкассации ценностей другой инкассатор назначается инкассатором-сборщиком. Если операции по инкассации производятся двумя работниками, обязанности старшего бригады выполняются водителем-инкассатором. Перед выездом на маршрут старший бригады инкассаторов получает порожние сумки, инкассатор-сборщик - доверенность на получение ценностей, печать и явочные карточки. Для доставки ценностей старший бригады получает доверенность на прием и доставку ценностей или доверенность на получение ценностей и явочную карточку. Выдача и прием доверенностей, явочных карточек, печатей, сумок производятся руководителем подразделения инкассации (дежурным инкассатором) под расписку в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей. Если доставка и инкассация денег и других ценностей из филиалов, операционных касс вне кассовых узлов производятся по описи, явочные карточки не оформляются.

В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых инкассаторами кредитной организации.

Организации представляют в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Все экземпляры образцов оттисков пломбиров заверяются пломбиром руководителя подразделения инкассации путем наложения пломбы кредитной организации на шпагат ниже пломбы клиента.

Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

На каждую организацию для инкассации рублевой денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке. Для инкассации наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте используется явочная карточка с надписью “Валютная”. В графе “Сумма денег (ценностей), вложенных в сумку” указывается общая сумма рублевого эквивалента вложенной в сумку наличной иностранной валюты, определяемая по курсу Банка России на дату формирования сумки.

Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Сумки, используемые для инкассации иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, имеют надпись “Валюта” или другие отличительные знаки и символы.

Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания устанавливаются кредитной организацией по согласованию с клиентом.

Руководитель подразделения инкассации заполняет справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и передает ее в кассовое подразделение кредитной организации.

Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с рублевой денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость.

К сумке с иностранной валютой и платежными документами в иностранной валюте оформляется препроводительная ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - копия препроводительной ведомости - остается у клиента.

Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации.

Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке.

В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке “Отказ” и заверяет ее своей подписью.

В специальном автомобиле старший бригады инкассаторов принимает от инкассатора-сборщика сумку с ценностями, возвращает ему накладную, явочную карточку и выдает порожнюю сумку следующей обслуживаемой организации.

Сумка с ценностями вкладывается в сейф, металлический ящик или, при их отсутствии, в мешок на все время работы на маршруте и хранится под ответственностью старшего бригады инкассаторов.

По окончании заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью в кассовое подразделение кредитной организации.

После сдачи сумок старший бригады инкассаторов передает руководителю подразделения инкассации (дежурному инкассатору) второй экземпляр журнала учета принятых сумок с денежной наличностью и порожних сумок.

Инкассация денежной наличности и других ценностей из филиалов, операционных касс вне кассового узла кредитной организации осуществляется на основании препроводительных ведомостей в вышеизложенном порядке или по описи.

Опись составляется заведующим кассой филиала, кассовым работником операционной кассы вне кассового узла. Первый экземпляр описи вкладывается в сумку с ценностями. При инкассации операционной кассы вне кассового узла в сумку вместе с описью вкладывается сводная справка о кассовых оборотах. Второй экземпляр описи остается в филиале, операционной кассе вне кассового узла, третий экземпляр описи передается инкассаторам.

Оформление описи, прием денежной наличности и других ценностей инкассаторами в филиале, операционной кассе вне кассового узла. Выдача денег или ценностей инкассаторам в филиале осуществляется под расписку старшего бригады инкассаторов в расходном ордере.

Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня сумки с денежной наличностью и другими ценностями сдаются заведующему кассой. На сумму доставленных денег или ценностей оформляется приходный ордер.

Ордер - Письменное предписание, распоряжение или документ на выдачу, получение, осуществление каких либо действий.

Опись – Список имущества, вещей, составленный для их учета.

Инкассатор - должностное лицо, работник, уполномоченный собирать денежные поступления в кассах разных организаций и перевозить их в банк, а также развозить деньги из банков в кассы предприятий, организаций, учреждений.

Накладная - 1) товарная - документ, в соответствии с которым происходит передача товара, материальных ценностей из одних рук в другие. В накладной указывается вид товара, его количество, цена, общая стоимость. Накладная скрепляется подписями передающей и принимающей сторон и представляет документ бухгалтерского учета; 2) транспортная - основной перевозочный документ, регулирующий отношения между отправителем, перевозчиком и получателем груза. Накладная содержит сведения о наименовании груза, числе мест, пунктах отправления и назначения, отправителе и получателе, дате приема к перевозке.

Вопросы:

1. Количественный состав бригады инкассаторов определяется:

а)По усмотрению руководства организации

б)состав не изменен

в)определяется объемом и сложностью работы

г)на усмотрение самих инспекторов

2. Кто составляет маршруты заездов инкассаторов

а)Руководитель подразделения инкассаторов

б)Сами инкасаторы

в)Кассир организации

г)Четкий маршрут не устанавливается

3. Производить записи в явочной карточке инкассаторам

а)Разрешается

б)Является обязательным

в)Не разрешается

г)разрешается, по распоряжению руководителя подразделения инкассаторов

1. Что такое инкассация?

2. Каков порядок инкассации?

3. Кто занимается инкассацией?

1. Инструкция Банка России от 25.08.2003 N 105-И (ред. от 28.09.2012) "О порядке проведения проверок кредитных организаций (их филиалов) уполномоченными представителями Центрального банка Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 26.09.2003 N 5118)

2. Определение Кемеровского областного суда от 29.02.2012 по делу N 33-1516 В удовлетворении требований о взыскании суммы ущерба, причиненного фактом отказа от инкассации денежных средств, отказано правомерно, поскольку истцом не представлено доказательств, подтверждающих нарушение ответчицей должностной инструкции кассира.

3. "Комментарий к Федеральному закону от 2 декабря 1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности" (постатейный) (Шаповалов М.А., Бородина Н.М., Миронов В.Ю., Рыбакова С.В.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2011)

4. Инструкция Банка России от 01.12.2003 N 108-И (ред. от 28.09.2012) "Об организации инспекционной деятельности Центрального банка Российской Федерации (Банка России)" (вместе с "Порядком согласования предложений о проведении межрегиональных проверок, проверок структурных подразделений кредитных организаций и проверок Сбербанка России", "Порядком разрешения разногласий при планировании проверок кредитных организаций (их филиалов)", "Порядком внесения изменений в сводный план комплексных и тематических проверок кредитных организаций (их филиалов)")

5. "Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 24.04.2008 N 318-П) (ред. от 07.02.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 26.05.2008 N 11751) (с изм. и доп., вступающими в силу с Порядок приема сумок с наличными деньгами от клиентов

6. "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П)

7. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 14.06.2012)

8. Постановление Правительства РФ от 22.04.1997 N 460 (ред. от 23.11.2012) "О мерах по обеспечению юридических лиц с особыми уставными задачами боевым ручным стрелковым оружием"

9. "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 30.12.2012, с изм. от 25.12.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2013)

Директор магазина/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить осуществление инкассации денежных средств в подотчетном магазине, предусмотренной соответствующим договором на инкассацию. Договор на инкассацию должен быть заключен не позднее даты открытия магазина, при условии, что помещение прошло проверку на соответствие требованиям безопасности со стороны инкассирующей организации не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты открытия. В противном случае дата начала инкассации может сдвигаться на соответствующее число дней просрочки.

Инкассацию имеет право сдавать только Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир, заключившие договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Сотрудник, сдающий инкассацию обязан проверить полномочия лиц, принимающих инкассацию, на предмет принадлежности к уполномоченным инкассаторам банка, с которым заключен договор на инкассацию.

Директор магазина обязан выборочно присутствовать при сдаче инкассации не менее 3-х раз в неделю и произвести сверку наличных денежных средств с данными кассового отчета.

Если инкассация сдается с использованием обычных инкассационных сумок (не секъюрпаков), Директор магазина предоставляет в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в магазин для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

На каждый магазин для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

Количество сумок, выдаваемых магазину Инкассатором-сборщиком, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания банком по согласованию с ответственным сотрудником Финансового отдела и Директором магазина

Старший кассир/Кассир магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора - остается в магазине и подшивается к соответствующему расходному кассовому ордеру.

Сумка с денежной наличностью пломбируется Старшим кассиром/Кассиром магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет Старшему кассиру/Кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Старший кассир/Кассир предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью Старшего кассира/Кассира.

Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.

В случае отказа от сдачи денежной наличности /Старший кассир/Кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.

В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов в ежемесячном приказе на кассовый лимит установлена минимальная сумма сдачи инкассации. Если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию сотрудник магазина за 3 часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.

Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам /Старший кассир/Кассир должен сформировать и учесть в системе «1С» расходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.

Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений информирует Директора магазина по эл.почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Старшему Аудитору розничной сети о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе 1С магазина.

В случае выявления излишка/недостачи сотрудниками кассового подразделения банка, Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями кассира.

Магазины Москвы могут забирать подтверждающие документы банка о выявленном расхождении в соответствующей ячейке в Московском офисе. Для магазинов Санкт-Петербурга ответственный сотрудник подразделения казначейства осуществляет рассылку подтверждающих документов по электронной почте на адрес магазина. Магазины других городов подтверждающие документы могут забирать самостоятельно в подразделениях Банков.

Директора региональных магазинов за исключением Москвы и Санкт-Петербурга организуют и контролирует ежедневное осуществление звонков по телефону в инкассирующий банк и с целью выяснения наличия/отсутствия расхождений при получении инкассируемых сумм денег банком. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью осуществляет телефонный звонок в банк при осуществлении регулярной проверки магазина.

В случае выявления расхождений в инкассации, Директор магазина обязан обеспечить формирование корректирующих кассовых ордеров в день получения информации о расхождениях.

К материальной ответственности за выявленную недостачу (в том числе при выявлении поддельных купюр) в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессе сдачи инкассации и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости. В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан проинформировать Старшего Аудитора розничной сети в день обнаружения расхождений по инкассации с целью принятия дальнейшего решения.

При получении информации о факте выявления поддельных банкнот, директор магазина должен

обеспечить подачу заявления в правоохранительные органы по факту выявления подделок,

вести контроль статуса уголовного дела,

в случае списания суммы поддельных средств за счет компании, после окончания дела, выслать по электронной почте ответственным сотрудникам бухгалтерии и аудита фотографию судебного постановления \ постановления о закрытии уголовного дела (зависит от исхода разбирательства).

Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.

Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.

В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, определенных в пункте 13.1 я.

В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение трех дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты обеспечивает предоставление ответственным сотрудникам бухгалтерии и аудита:

фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);

талона-уведомления о заведении уголовного дела \ иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;

фотографии служебной записки о необходимости списания средств от территориального менеджера по управлению розничной сетью.

Аудитор розничной сети перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с сотрудниками бухгалтерии, решение о списании суммы.

Одним из способов, которым организации и предприниматели могут воспользоваться для сдачи наличной выручки в банк является инкассация денежных средств. Данная услуга предоставляется банками, в котором у бизнесменов открыт расчетный счет или специальными организациями, имеющими соответствующую лицензию. В статье рассмотрим, что такое инкассация, а также порядок предоставления и стоимость такой услуги.

Для чего нужна инкассация денежных средств

К основным целям инкассации денежных средств относят следующие:

1. Соблюдение правил сдачи денежных средств в банк, согласно Положению Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ» . Данное требование связано с тем, что практически в каждой компании утвержден определенный лимит кассы, то есть сумма денежных средств, которая может храниться в кассе. Все денежные средства сверх этой суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банк.
2. Сохранность материальных ценностей компании и обеспечение ее безопасности. Каждая компания самостоятельно обеспечивает сохранность заработанных ими денежных средств своими силами. Для этого они вводят в свой штат охранников, сторожей, а также обеспечивают такие меры безопасности, как сигнализация и видеонаблюдение. Однако, хранение крупных денежных средств на счете в банке является самым безопасным способом сохранения средств, который к тому же позволяет компаниям осуществлять безналичные платежи.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

1. Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
2. Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
3. С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательство ограничивает перечень лиц, которые могут сдавать наличные денежные средства компании в банк. Однако, для организации более целесообразным будет назначение в качестве такого лица кассира, который является тем сотрудником, который несет за сохранность денег материальную ответственность.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

• доставка наличной выручки компании в банк;
• транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
• транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
• сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
• сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
• доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
• доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

От чего зависит стоимость услуг	Подробнее
Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы	Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче	Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата
Частота инкассаций	Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк).
Меры предосторожности	От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше.
Вид, оказываемых услуг	Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения компании и инкассаторской службы	В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации происходит ежемесячное оформление явочных карточек (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям Положения Банка России. В карточках отмечается следующая информация:

• номера сумок инкассаторов, в которых перевозят деньги (за каждой точки, с которой забираются средства закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают инкассаторы, а вторая остается в компании);
• наименование и адрес компании, у которой производится забор денежных средств;
• телефон дляконтактов;
• режим работы (указывает график работы в будние и выходные дни, а также перерывы на обед);
• время, в которое инкассаторы осуществляют забор денежных средств (Читайте также статью ⇒ ).

Порядок сдачи наличных через инкассаторов

При передаче денежных средств инкассаторской службе, кассиру следует подготовить необходимые день, сложить их в специальную сумку, а также заполнитьследующие документы:

• препроводительная ведомость;
• накладная к сумке;
• квитанция к сумке.

Ведомость сотрудник компании должен вложить в сумку с наличными, которая после этого пломбируется таким образом, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка, в которой уже лежат деньги передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Принимая сумму, инкассатор должен будет подписать квитанцию, а также поставить на ней штамп. Затем квитанция передается представителю компании.

Далее действовать предстоит уже сотруднику банка. Получив денежные средства, кассир банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос. Если суммы совпадают, то все документы подписываются и выдается квитанция о внесении денежных средств.

Важно! Если суммы, указанные в документе и предоставленные в виде наличных, не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляется вновь. А неверный документ должен быть перечеркнут, а на обороте указана действительная сумма и подпись.

При обнаружении сотрудником банка сомнительной купюры, кассир должен будет направить ее на экспертизу. При этом он составляет следующие документы:

• акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
• ордер по передаче ценностей;
• справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Возможные проблемы при сдаче наличности инкассатору

Приезд инкассаторской службы должен осуществляться в строго оговоренное время. При этом, если подготовить наличные кассир заранее не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения инкассаторского транспорта. В этом случае они могут наложить штраф на компанию, а компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в произошедшем.

Важно! Если сотрудник инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки, либо пломбы, то наличные денежные средства он принять откажется.

Если инкассатор заметит неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то кассиру нужно будет составить новую ведомость, если это не займет большого количества времени и не нарушит график работы инкассаторов. Если инкассаторам приходится делать повторный заезд, то соответствующую отметку необходимо проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору не была сдана, то в карточке ставится отметка «отказ», а также причина этого отказа. Данная отметка должна заверяться подписью ответственного лица компании (например, кассира). Если в какой либо день наличные деньги в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу необходимо предупредить об этом заранее по телефону.

Если доставка и инкассация денег и других ценностей из филиалов, операционных касс вне кассовых узлов производятся по описи, явочные карточки не оформляются.

6.1. Подкрепление денежной наличностью и другими ценностями филиалов и операционных касс вне кассового узла

6.1.1. Подкрепление кредитными организациями денежной наличностью и другими ценностями филиалов, а также одним филиалом кредитной организации другого филиала этой кредитной организации производится на основании письма за подписями руководителя филиала, главного бухгалтера и заведующего кассой, заверенными печатью филиала.

Операционная касса вне кассового узла кредитной организации подкрепляется на основании заявки кассового работника этой кассы.

6.1.2. В кредитной организации - отправителе на необходимую сумму подкрепления выписывается расходный ордер.

6.1.3. Выдача денежной наличности и других ценностей инкассаторам, кассовому работнику операционной кассы вне кассового узла производится заведующим кассой.

При получении денег и ценностей инкассаторы предъявляют служебные удостоверения и доверенность. Прием денег и ценностей инкассаторами, кассовым работником операционной кассы вне кассового узла осуществляется по пачкам с проверкой правильности и целости упаковки, наличия на верхних накладках необходимых реквизитов, целости пломб и четкости оттисков пломбиров или клише; по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломбы.

(см. текст в предыдущей редакции)

6.1.4. Обнаруженные в момент приема пачки и мешки с монетой, имеющие дефекты упаковки, приему не подлежат.

6.1.5. На рублевую денежную наличность, иностранную валюту и ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи, которые подписываются заведующим кассой кредитной организации, и его подпись скрепляется печатью. В описях указываются:

На рублевую денежную наличность - достоинство банкнот (монеты), сумма по каждому достоинству и общая сумма денег;

На иностранную валюту и платежные документы в иностранной валюте - наименование (код) валюты, сумма номиналов по каждому виду наличной иностранной валюты, сумма рублевого эквивалента, определяемая по курсу Банка России на дату отправления валюты, и общая сумма в рублях;

На ценности - вид, наименование ценностей, их номинальная или условная оценка, общая сумма вложения.

Описи составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр описи отправляется в кредитную организацию - получатель, операционную кассу вне кассового узла, второй экземпляр остается в кредитной организации - отправителе, третий экземпляр после выполнения задания инкассаторами передается подразделению инкассации.

6.1.6. После проверки инкассаторы под контролем заведующего кассой или специально выделенного кассового работника кредитной организации - отправителя упаковывают денежную наличность и другие ценности в сумки, которые опломбировываются заведующим кассой (специально выделенным кассовым работником). На ярлыке к сумке проставляются: сумма вложения, дата, подпись и именной штамп заведующего кассой (специально выделенного кассового работника) кредитной организации - отправителя.

Рублевая денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности вкладываются в отдельные сумки.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае выдачи денежной наличности и ценностей, упакованных в сумки, заведующий кассой или специально выделенный кассовый работник кредитной организации - отправителя подготавливает необходимую для подкрепления сумму и вкладывает в сумку. Сумка упаковывается вышеизложенным порядком.

Инкассаторы принимают сумки по надписям на ярлыках с проверкой их целости, наличия целых и четких оттисков пломб.

6.1.7. В приеме денег и ценностей старший бригады инкассаторов, кассовый работник операционной кассы вне кассового узла расписывается в расходном ордере и на втором экземпляре описи.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.1.8. Доставка денежной наличности в операционную кассу вне кассового узла кредитной организации непосредственно кассовым работником этой кассы производится в сопровождении специально выделенных работников, обеспечивающих безопасность кассового работника и сохранность ценностей.

6.1.9. Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой кредитной организации - получателя, кассовым работником операционной кассы вне кассового узла по пачкам с проверкой количества корешков в них, правильности и целости упаковки, наличия четких и целых оттисков пломб (клише), наличия необходимых реквизитов; по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломбы.

Пачки и мешки с монетой, доставленные инкассаторами в поврежденной упаковке, принимаются полистным пересчетом и пересчетом по кружкам в присутствии инкассаторов. О результатах пересчета составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денег и ценностей. В акте указываются: дата приема, кем и в чьем присутствии был произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были деньги или ценности, сумма по данным описи и фактическая сумма вложенных денег или ценностей. Первый экземпляр акта помещается в кассовые документы кредитной организации - получателя, в отдельное дело операционной кассы вне кассового узла, второй экземпляр передается кредитной организации - отправителю, третий экземпляр передается подразделению инкассации.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.1.10. Заведующий кассой кредитной организации - получателя, кассовый работник операционной кассы вне кассового узла и старший бригады инкассаторов расписываются в приеме денег и ценностей на первом и третьем экземплярах описи, которые направляются соответственно в кассовые документы кредитной организации - получателя или отдельное дело операционной кассы вне кассового узла и в подразделение инкассации.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Для зачисления принятых денег в кассу в кредитной организации - получателе выписывается приходный ордер.

6.2. Доставка денежной наличности организациям

6.2.1. Накануне доставки наличных денег организация предъявляет операционному работнику кредитной организации денежный чек. Контрольная марка от чека остается у клиента.

6.2.2. Подготовку денежной наличности для доставки клиентам производит заведующий кассой или специально выделенный кассовый работник. Подготовленная отдельно по каждому документу денежная наличность вкладывается в сумку. Сумка снабжается ярлыком и пломбируется заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим сумку. На ярлыке проставляются: наименование организации, дата упаковки, сумма вложенных денег, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.2.3. Заведующий кассой выдает инкассаторам подготовленные для доставки клиентам наличные деньги и денежный чек после предъявления ими служебных удостоверений и доверенности.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Инкассаторы принимают сумки с денежной наличностью по надписям на ярлыках, прикрепленных к сумкам, с проверкой их целости, наличия целых и четких оттисков пломб. Обнаруженные инкассаторами в момент приема сумки, имеющие дефекты упаковки, приему не подлежат.

В приеме денег старший бригады инкассаторов расписывается в расходном кассовом ордере.

6.2.4. В организации прием доставленных денег производится кассиром или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой письменным распоряжением руководителя организации. В состав комиссии включается кассир организации.

6.2.5. Инкассаторы предъявляют кассиру организации (комиссии уполномоченных лиц) служебные удостоверения и явочную карточку. Представители организации инкассаторам - распоряжение руководителя организации о включении их в состав комиссии, документы, удостоверяющие их личности, и контрольную марку для сверки ее номера с номером денежного чека.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.2.6. Кассир организации (комиссия уполномоченных лиц) проверяет целость упаковки сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие оттиска пломбира на пломбе к сумке имеющемуся образцу и принимает полные и неполные пачки банкнот по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты - полистным пересчетом, мешки с монетой - по надписям на ярлыках. После этого сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, расписывается на денежном чеке и заполняет явочную карточку. В явочной карточке проставляется номер сумки, время приема и сумма принятой денежной наличности.

6.2.7. При предъявлении инкассаторами сумки в нарушенной упаковке составляется акт в трех экземплярах и подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме денег. Первый экземпляр акта передается кредитной организации, второй - подразделению инкассации, третий экземпляр остается в организации.

6.2.8. Оформленный денежный чек инкассаторы передают операционному работнику кредитной организации для записи в кассовом журнале по расходу и отражения по счетам бухгалтерского учета. Денежный чек и расходный кассовый ордер (в качестве приложения к денежному чеку) передаются заведующему кассой для помещения в кассовые документы.

(в ред. Указаний ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У, от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.3. Инкассация денежной наличности и других ценностей

6.3.1. В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых инкассаторами кредитной организации (приложение N 26).

6.3.2. Организации представляют в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Все экземпляры образцов оттисков пломбиров заверяются пломбиром руководителя подразделения инкассации путем наложения пломбы кредитной организации на шпагат ниже пломбы клиента.

Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

6.3.3. На каждую организацию для инкассации рублевой денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке. Для инкассации наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте используется явочная карточка с надписью "Валютная". В графе "Сумма денег (ценностей), вложенных в сумку" указывается общая сумма рублевого эквивалента вложенной в сумку наличной иностранной валюты, определяемая по курсу Банка России на дату формирования сумки.

6.3.4. Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Сумки, используемые для инкассации иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, имеют надпись "Валюта" или другие отличительные знаки и символы.

6.3.5. Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания устанавливаются кредитной организацией по согласованию с клиентом.

6.3.6. Руководитель подразделения инкассации заполняет справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и передает ее в кассовое подразделение кредитной организации.

6.3.7. Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с рублевой денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

К сумке с иностранной валютой и платежными документами в иностранной валюте оформляется препроводительная ведомость (приложение N 27).

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - копия препроводительной ведомости - остается у клиента.

6.3.8. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

6.3.9. Перед получением ценностей инкассатор - сборщик предъявляет кассиру организации служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.3.10. Инкассатор - сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

6.3.11. Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации.

Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

6.3.12. В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает график работы бригады инкассаторов.

В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке.

В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью.

6.3.13. В спецавтомобиле старший бригады инкассаторов принимает от инкассатора - сборщика сумку с ценностями в порядке, предусмотренном в п. 6.3.10, возвращает ему накладную, явочную карточку и выдает порожнюю сумку следующей обслуживаемой организации. Сумка с ценностями вкладывается в сейф, металлический ящик или, при их отсутствии, в мешок на все время работы на маршруте и хранится под ответственностью старшего бригады инкассаторов.

6.3.14. По окончании заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью в кассовое подразделение кредитной организации в порядке, предусмотренном разделами 2.2 - 2.3.

6.3.15. После сдачи сумок старший бригады инкассаторов передает руководителю подразделения инкассации (дежурному инкассатору) второй экземпляр журнала учета принятых сумок с денежной наличностью и порожних сумок.

6.3.16. Инкассация денежной наличности и других ценностей из филиалов, операционных касс вне кассового узла кредитной организации осуществляется на основании препроводительных ведомостей в вышеизложенном порядке или по описи.

Опись составляется заведующим кассой филиала, кассовым работником операционной кассы вне кассового узла. Первый экземпляр описи вкладывается в сумку с ценностями. При инкассации операционной кассы вне кассового узла в сумку вместе с описью вкладывается сводная справка о кассовых оборотах. Второй экземпляр описи остается в филиале, операционной кассе вне кассового узла, третий экземпляр описи передается инкассаторам.

Оформление описи, прием денежной наличности и других ценностей инкассаторами в филиале, операционной кассе вне кассового узла производится в порядке, предусмотренном в

В соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках одной из банковских операций является инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов. Однако в самом Законе понятие "инкассация" не раскрыто. Легальное определение инкассации применительно к наличным денежным средствам содержится в п. 1.5 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях па территории Российской Федерации, утвержденном ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П, согласно которому под инкассацией наличных денег понимается их сбор у клиентов (в том числе сданных клиентами через автоматические сейфы) и доставка в кредитную организацию либо ее внутреннее структурное подразделение (далее – ВСП) с последующим зачислением (перечислением) на банковские счета, счета по вкладам (депозитам) клиентов, открытые в этой или иной кредитной организации.

В том же пункте Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П раскрывается термин "перевозка наличных денег" как транспортировка кредитной организацией принятых ею в другой кредитной организации, ВСП либо учреждении Банка России наличных денег и сдача их в кредитную организацию, ВСП, учреждение Банка России или передача клиенту, а также изъятых из программно-технических средств и подлежащих вложению в программно-технические средства наличных денег.

В связи со значительной схожестью в субъектном составе операций инкассации денег и их перевозки на практике возник вопрос о разграничении субъектов, имеющих право осуществлять инкассацию денег, и субъектов, имеющих право осуществлять перевозку денег. Как разъяснено в письме ЦБ РФ от 13.01.2009 № 29-1-2-5/44, инкассацию наличных денег могут осуществлять кредитные организации, ВСП, а также организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено. Перевозку наличных денег могут осуществлять кредитные организации, ВСП, организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено, а также организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Как видно из п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках, под инкассацией как банковской операцией понимаются соответствующие действия не только с наличными денежными средствами, но также и с векселями, платежными и расчетными документами. Следовательно, банковской операцией не является инкассация других ценностей. При этом инкассация других ценностей не указана в перечне сделок, разрешенных банкам, в ч. 3 ст. 5 Закона о банках.

Здесь усматривается как минимум две проблемы. Проблема первая заключается в том, можно ли инкассацию иных ценностей считать производственной деятельностью, заниматься которой банкам запрещено в силу ч. 6 ст. 5 Закона о банках? По мнению Ассоциации российских банков, для ответа на возникший вопрос необходимо произвести разграничение инкассации как деятельности по осуществлению перевозки ценностей, от обычной деятельности по перевозке грузов, регулируемой гл. 40 ГК. Перевозку грузов можно квалифицировать как разновидность производственной деятельности, осуществление которой запрещено банкам .

Вторая проблема связана с отмеченным выше отсутствием легального общего определения инкассации как банковской операции. По мнению Ассоциации российских банков, возможна узкая и широкая концепция инкассации.

При узком подходе под инкассацией следует понимать перевозку только тех материальных ценностей, которые перечислены в п. 5 ч. 1 ст. 5 Закона о банках. При узком подходе к определению инкассации напрашивается вывод о том, что деятельность по перевозке иных материальных ценностей клиентов запрещена для кредитных организаций.

При широком подходе под инкассацией следует понимать перевозку любых ценностей (ювелирных, фондовых, иных), которая сопряжена не только с перемещением указанных ценностей в пункт назначения (договор перевозки грузов), но и с деятельностью по их охране (договор охраны), а именно:

• – перевозка спецтранспортом (бронированный автомобиль, снабженный специальной маркировкой, проблесковым маячком и т.п.);
• – погрузка, разгрузка и сопровождение ценностей специально подготовленными, вооруженными охранниками.

Последний подход Ассоциации российских банков представляется более обоснованным. Однако для его применения необходимо определить круг тех ценностей, которые могут быть предметом банковской инкассации. Представляется возможным определить эти ценности через круг объектов банковской деятельности – деньги, ценные бумаги и драгоценные металлы.

В указанной ситуации перевозка банками денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов будет квалифицироваться как банковская операция, а договор на перевозку спецтранспортом банка иных ценных бумаг (например, акций, облигаций, коносаментов и т.п.) или драгоценных металлов – как иная сделка, не запрещенная для кредитных организаций. Перевозку других видов материальных ценностей (бетона, леса и т.п.) следует считать разновидностью производственной деятельности, которой банки не могут заниматься в силу императивной нормы ч. 6 ст. 5 Закона о банках .

Правила инкассации и перевозки наличных денег установлены разд. III Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-Π. Основные правила состоят в следующем.

Перевозка и инкассация наличных денег осуществляются инкассаторскими работниками. Перевозка наличных денег может осуществляться одним или несколькими кассовыми работниками в сопровождении лиц, обеспечивающих безопасность указанных работников и сохранность перевозимых наличных денег.

При перевозке и инкассации кредитная организация может использовать специальные устройства для упаковки наличных денег, в случае несанкционированного вскрытия которых происходит окрашивание банкнот специальной краской, обладающей устойчивостью к воздействию растворителей, химических реактивов и другими отличительными характеристиками.

Для получения наличных денег инкассаторские работники предъявляют в кредитной организации, ВСП, клиенту документы, удостоверяющие личность, и доверенности на перевозку и (или) инкассацию наличных денег.

На наличные деньги, предназначенные для перевозки, в кредитной организации или ВСП, отправляющих наличные деньги, заведующим кассой либо кассовым работником ВСП в произвольной форме составляется опись на перевозимые наличные деньги в трех экземплярах. Первый и третий экземпляры описи передаются инкассаторским работникам. Второй экземпляр описи с подписью инкассаторского либо кассового работника в получении наличных денег остается в кредитной организации или ВСП, отправивших наличные деньги.

Выдача инкассаторским либо кассовому работникам наличных денег для перевозки осуществляется по расходным кассовым ордерам по форме 0402009, прием доставленных указанными работниками наличных денег – по приходным кассовым ордерам по форме 0402008.

Инкассаторские или кассовый работники принимают пачки банкнот для их перевозки по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, мешки с монетой – по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой. Отдельные корешки, банкноты и монеты Банка России принимаются полистным, поштучным пересчетом.

Принятые наличные деньги упаковываются в сумку под контролем заведующего кассой, кассового работника ВСП.

Наличные деньги, предназначенные для перевозки, могут выдаваться инкассаторским или кассовому работникам упакованными в сумки, опломбированные заведующим кассой либо кассовым работником ВСП.

В кредитной организации или ВСП, получающих наличные деньги, прием наличных денег, сумок с наличными деньгами осуществляется заведующим кассой либо кассовым работником ВСП в аналогичном порядке.

По окончании приема от инкассаторских работников сумок с наличными деньгами заведующий кассой или кассовый работник ВСП и один из инкассаторских работников подписывают первый и третий экземпляры описи на перевозимые наличные деньги. При приеме сумок с наличными деньгами от кассового работника указанный работник и заведующий кассой либо кассовый работник ВСП проставляют подписи на первом экземпляре описи на перевозимые наличные деньги. Первый экземпляр описи направляется в кассовые документы кредитной организации или ВСП, получивших наличные деньги, третий экземпляр описи передается инкассаторским работникам.

Наличные деньги, перевозимые из кредитной организации или ВСП, могут сдаваться ими в кредитную организацию либо ВСП через автоматический сейф, для чего они упаковываются в сумку. На сумке проставляются данные, позволяющие идентифицировать принадлежность сумки кредитной организации или ВСП.

Для инкассации наличных денег на каждую организацию в кредитной организации ежемесячно оформляются явочные карточки по форме 0402303. Руководитель инкассации составляет маршруты инкассации наличных денег и графики (время и периодичность) заездов инкассаторских работников в организации.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300.

При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции. Также инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки и возвращает квитанцию к сумке кассовому работнику организации.

По окончании маршрута инкассации инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в кредитную организацию или ВСП. Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в порядке, предусмотренном в п. 4.3–4.7 Положения ЦБ РФ от 24.04.2008 №318-П.

Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в аналогичном порядке.

На практике банки, руководствуясь вышеизложенными правилами, оказывают клиентам следующие услуги:

а) инкассация денежной наличности, в том числе с использованием автоматических сейфов. При инкассации с использованием автоматических сейфов клиент упаковывает инкассируемую наличность в специальные сумки таким образом, чтобы предотвратить вскрытие сумки, и самостоятельно помещает их в автоматический сейф, расположенный в ВСП кредитной организации. Уполномоченные работники кредитной организации производят пересчет поступившей наличности без непосредственного участия представителя клиента с зачислением полученной суммы на банковский счет клиента не позднее следующего рабочего дня после вложения клиентом сумки в автоматический сейф.

На каждую сумку клиент выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый и второй экземпляр препроводительной ведомости вкладываются в сумку, третий экземпляр остается у клиента.

При вложении сумки в автоматический сейф клиент идентифицирует себя путем считывания штрих-кода, нанесенного на сумку, и ввода ПИН-кода или с помощью магнитной карты. После вложения сумки клиент получает распечатку с принтера автоматического сейфа, подтверждающую факт вложения сумки.

На обнаруженные при пересчете излишки/недостачи денежной наличности, а также неплатежные и сомнительные денежные знаки уполномоченными работниками кредитной организации составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке. По требованию клиента акт и вскрытая сумка предъявляются ему на обозрение.

В случае выявления излишка/недостачи денежная наличность подвергается повторному пересчету в полном объеме, вложенном в сумку.

При обнаружении недостачи, сомнительных, неплатежных банкнот Банка России, кредитная организация зачисляет на счет клиента сумму, уменьшенную на сумму недостачи, сомнительных и неплатежных банкнот Банка России. При этом кредитная организация не несет ответственность за недостачу денежной наличности в сумке и наличие в ней сомнительных или неплатежных денежных билетов, если они были выявлены при пересчете в исправной и целостной сумке;

б) доставка денежной наличности и ценностей в кассу организации. Для этого клиент предварительно должен предоставить в кредитную организацию чек на снятие с банковского счета требуемой суммы денежных средств и заявление на доставку денежных средств с указанием номиналов/достоинств и количества банкнот и монеты.

Кредитная организация своими силами доставляет денежную наличность клиенту в согласованные дни и часы. Прием доставленной инкассаторами денежной наличности производится кассиром или комиссией уполномоченных лиц, назначаемой распорядительным документом клиента. В состав комиссии включается кассир клиента.

Инкассатор предъявляет кассиру или комиссии уполномоченных лиц паспорт, а члены комиссии – распорядительный документ клиента о включении их в состав комиссии и документы, удостоверяющие их личности. После проверки сторонами достоверности предъявленных друг другу документов кассир клиента передает инкассаторскому работнику контрольную марку от денежного чека. Инкассатор сверяет соответствие номера контрольной марки с номером денежного чека, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность кассира, данным, указанным в денежном чеке. После этого сумка с денежным чеком передается кассиру клиента.

В случае выявления инкассатором несоответствия предъявленных ему документов операция по доставке денежной наличности прекращается.

Кассир в присутствии других членов комиссии и инкассатора проверяет целость сумки с денежной наличностью, сверяет соответствие номера пломбира на пломбе номеру, указанному на ярлыке к сумке, а также соответствие суммы денежной наличности, указанной на ярлыке к сумке и в денежном чеке. Сумка вскрывается путем разрезания одного оборота шпагата, проверяется правильность и целость упаковки пачек банкнот, правильность оформления накладок, полные и неполные пачки банкнот принимаются по количеству корешков в них, отдельные корешки и банкноты – полистным пересчетом. Монета принимается по надписям на ярлыках, прикрепленным к мешкам. После этого кассир сверяет сумму принятых денег с суммой, указанной в денежном чеке, при их соответствии расписывается на денежном чеке с проставлением времени получения денежной наличности.

Документом, подтверждающим доставку денежной наличности клиенту, является чек с приклеенной контрольной маркой;

• в) доставка в кассу организации монеты/банкнот (разменная наличность) в обмен на банкноты более крупного номинала. Смысл данной услуги состоит в доставке монеты Банка России в обмен на банкноты Банка России, а также банкнот Банка России одного номинала в обмен на банкноты Банка России другого (как правило, более крупного) номинала на основании предварительной письменной заявки клиента. Клиент должен сформировать сумки с банкнотами Банка России на сумму, подлежащую размену, к указанному в заявке времени. При подготовке банкнот кассир клиента должен рассортировывать их по видам и достоинствам. При этом общая сумма доставляемой наличности и наличности, забираемой у клиента в обмен на доставленную, совпадает;
• г) перевозка денежной наличности, изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней и иных ценностей между структурными подразделениями организации. В рамках данной услуги осуществляется перевозка денег и ценностей из головного офиса клиента в его структурные подразделения, в том числе филиалы; из структурных подразделений (в том числе филиалов) в головной офис клиента; между структурными подразделениями (в том числе филиалами) клиента;
• д) прием и зачисление денежной наличности, проинкассированной кредитной организацией либо инкассаторской службой сторонней кредитной организации. Данная услуга, в отличие от услуги инкассации, подразумевает, что сам клиент привозит сдаваемую наличность в кредитную организацию или ее ВСП, в то время как при инкассации инкассаторская служба кредитной организации сама выезжает к клиенту для приема денежных средств. Сдача клиентом денежной наличности в кассу кредитной организации осуществляется упакованной в сумки/пакеты/одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, предотвращающий их вскрытие. Кредитная организация производит пересчет поступившей наличности без непосредственного участия представителя клиента. В остальном порядок оказания услуги аналогичен порядку приема сумок инкассаторами;
• е) прием и перечисление проинкассированной денежной наличности на счет клиента в другой кредитной организации. Данная услуга является видоизменением предыдущей услуги с учетом двух нюансов:
  • – деньги могут сдаваться не только упакованными в сумки/пакеты/одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, предотвращающий их вскрытие, но и на основании объявления на взнос наличными по форме 0402001, в которой в поле "Наименование банка-вносителя" указывается наименование кредитной организации или ВСП, в кассу которого вносятся денежные средства, а в иоле "Наименование банка-получателя" указывается наименование кредитной организации и реквизиты (номер, наименование) ВСП другой кредитной организации, в которой открыт банковский счет клиента;
  • – после приема и пересчета денежные средства перечисляются на счет клиента, открытый в другой кредитной организации, не позднее следующего рабочего дня после приема денежной наличности в течение операционного времени кредитной организации, а в случае приема денежной наличности по окончании операционного времени – не позднее второго рабочего дня;
• ж) перевозка документов клиента одновременно с инкассацией денежной наличности. Данная услуга носит комплексный характер: помимо собственно инкассации кредитная организация осуществляет сбор с объектов (офисы, отделения и иные подразделения) документов клиента, упакованных в одноразовые полиэтиленовые пакеты с защитным клапаном, для последующей их передачи клиенту. При этом прием инкассаторами от клиента пакетов с документами на объекте производится только при одновременном оказании клиенту услуги по инкассации денежных средств после приема сумки с ценностями. Заезды инкассаторов на объект (объекты) клиента только для приема и последующей перевозки пакетов с документами не осуществляются;
• з) доставка ценных бумаг кредитной организации. Чаще всего к данной услуге прибегают для перевозки векселей из кредитной организации клиенту (при их покупке) и обратно (при предъявлении к платежу).

На межбанковском рынке являются распространенными следующие услуги по инкассации и перевозке:

а) доставка денежных знаков Банка России из кредитной организации в учреждение Банка России и из учреждения Банка России в кредитную организацию. Существо данной услуги состоит в приеме одной кредитной организацией (далее – инкассирующий банк) у другой кредитной организации – услугополучателя денежной наличности, ее доставке и сдаче в учреждение Банка России (операция "банк – ЦБ РФ") и по обратной доставке денежных знаков Банка России, снятых в РКЦ с корреспондентского счета кредитной организации – услугополучателя на основании денежного чека (операция "ЦБ РФ – банк").

При обратной доставке инкассаторы осуществляют прием денежной наличности в учреждении Банка России на основании денежного чека, выданного кредитной организацией – услугополучателем под роспись инкассатора на корешке денежного чека.

Доставленную из учреждения Банка России денежную наличность бригада инкассаторов сдает кассовому работнику кредитной организации – услугополучателя с оформлением приходного кассового ордера по форме 0402008;

• б) доставка денежных знаков Банка России из одной кредитной организации в другую кредитную организацию. Данная услуга схожа с описанной в предыдущем пункте с той лишь разницей, что начальным и конечным пунктом движения наличных денежных средств является не Банк России, а кредитная организация – корреспондент кредитной организации – услугополучателя. Иными словами, инкассирующий банк осуществляет прием у кредитной организации – услугополучателя денежных знаков Банка России, их доставку и сдачу в кредитную организацию – корреспондент и (или) прием в кредитной организации – корреспонденте денежных знаков Банка России, их доставку и сдачу кредитной организации – услугополучателю;
• в) перевозка денежной наличности, драгоценных металлов, драгоценных камней и иных ценностей инкассаторской службой одной кредитной организации между структурными подразделениями другой кредитной организации – услугополучателя. Данная операция принципиально ничем не отличается от "клиентской" операции, описанной выше (п. "г");
• г) инкассация автоматических сейфов и банкоматов сторонних кредитных организаций. Инкассация автоматических сейфов кредитной организации – услугополучателя производится путем приема инкассаторами инкассирующего банка через автоматические сейфы сумок с денежной наличностью организаций и доставки их кредитной организации – услугополучателю. При инкассации банкоматов инкассирующий банк принимает от кредитной организации – услугополучателя опломбированные (опечатанные) кассеты, доставляет их но адресам размещения банкоматов и осуществляет их загрузку в банкоматы. Также инкассирующий банк выгружает пустые кассеты из банкоматов и доставляет их кредитной организации – услугополучателю.

Формирование (упаковка) кассет для банкоматов производят сотрудники кредитной организации – услугополуча- теля самостоятельно. Каждая кассета снабжается ярлыком и пломбируется работником, упаковавшим кассету. На ярлыке проставляется наименование кредитной организации, номер банкомата, дата упаковки, сумма наличных денег, фамилия, инициалы и подпись кассового работника кредитной организации.

Если техническое устройство кассет не позволяет производить их опломбирование, кассеты опечатываются полоской бумаги, на которой указывается сумма вложенных в нее денежных средств, проставляется печать и подпись кассира кредитной организации – услугополучателя.

Одновременно с кассетами инкассаторам инкассирующего банка передаются ключи от замков служебной части банкоматов, сервисные и терминальные карты, конверты с паролями от кодовых замков сейфов банкоматов и ПИН- кодами сервисных карт.

После операции по загрузке/выгрузке кассет, выгруженные кассеты, ключи от замков служебной части банкоматов, сервисные, терминальные карты и отчеты по факту загрузки (выгрузки) инкассатор передает кассиру кредитной организации – услугополучателя.

• Письмо Ассоциации российских банков директору Департамента наличного денежного обращения Банка России А. В. Юрову от 19.11.2009 № А-02/5-747 "О перевозке банками материальных ценностей, не относящихся к денежным средствам, векселям и расчетным документам" // arb.ru/site/docs/docs.php?doc=823.
• Там же.