Какой должен быть путевой лист. Оформление путевых листов (Прошина Е.)

Сам факт приобретения горюче-смазочных материалов еще не свидетельствует о том, что топливом был «накормлен» служебный автотранспорт. Поэтому для того чтобы подтвердить правомерность списания подобных расходов, необходимо уделить особое внимание надлежащему оформлению путевых листов.

Общие правила

Путевые листы - это первичные учетные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. В зависимости от вида транспортных средств выделяется несколько видов «путевок»: для легковых автомобилей; для специальных автомобилей; для легкового такси; для грузовых авто; для автобусов; для автобусов необщего пользования. Необходимо помнить о том, что для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме № 8.

Как нетрудно догадаться, чаще всего организации используют путевой лист легкового автомобиля (форма № 3). Его применение является обязательным для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.

Согласно указаниям по применению и заполнению данной формы, на ее основании учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю. При этом путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок документ оформляется в случае командировки, когда водитель выполняет задание, не укладывающееся в сутки. Отметим, что маршрут движения ТС записывается по всем пунктам следования.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме, по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В письме Росстата от 3 февраля 2005 года № ИУ-09-22/257 акцентируется внимание на том, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. Примечательно, что аналогичного мнения придерживаются и судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 августа 2008 г. № А78-3068/07-Ф02-3517/08, А78-3068/07-Ф02-3652/08 по делу № А78-3068/07).

Принимая решение в пользу налогового органа, арбитры указали на то, что в путевых листах не были отражены хозяйственные операции. Также в них отсутствовала дата, номер «путевки», печать организации, личные подписи указанных в документах лиц, содержалось неполное указание государственного регистрационного номера транспортного средства. Кроме того, в «первичке» не отражался ежедневный маршрут и пробег ТС, что не позволило установить связь между использованием автомобиля и хозяйственной деятельностью компании, связанной с получением дохода. В связи с этим служители Фемиды пришли к выводу, что ненадлежащее заполнение путевых листов не может свидетельствовать о списании в установленных пределах нормативов указанных ГСМ. Как результат, судебная тяжба оказалась для фирмы пустой тратой времени.

Вторыми по популярности по праву считаются путевые листы грузовых автомобилей (форма № 4-с и № 4-п). На основании данных документов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае когда при повременной оплате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в «путевку» вписываются номера ТТН и прилагается один экземпляр накладной по форме № 1-Т, по итогам которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники владельца автотранспорта и заказчики. Документы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданная «путевка» обязательно должна иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Ответственность за ее правильное заполнение несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами для обеспечения возможности их одновременной проверки.

Возможные вариации

Итак, со специализированными автотранспортными организациями более-менее определились. А как быть, если фирма не оказывает транспортные услуги и в ее штате не имеется должности водителя? Обязано ли юрлицо ежедневно выписывать путевки?

У таких компаний имеются определенные предпосылки для творчества: они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов. Обязательным условием является отражение в «самодельном» бланке реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, это:

а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

При этом «первичка» должна составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на ее основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Если не ежедневное составление путевого листа (а, например, еженедельное или ежемесячное) позволяет правильно организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью документ вполне может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

В письме от 20 февраля 2006 года № 03-03-04/1/129 Минфин настаивает на необходимости фиксировать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля. Дело в том, что одной из целей составления данного документа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в «путевке» информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

К. Волошин, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Подтверждением списания ГСМ на себестоимость в производственных целях является путевой лист. В путевом листе необходимо указывать показания спидометра и показатели расхода ГСМ, а также указывается маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Путевые листы - это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей, для специальных автомобилей, для легкового такси, для грузовых авто, для автобусов, для автобусов необщего пользования. Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме N 8.
Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином и Минавтотрансом от 30 ноября 1983 г. N 156/30/354/7/10/998/.
Однако Минфин России в Письме от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.
Таким образом, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.
Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. В небольших организациях это может сделать сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток.
При этом нужно исходить из следующего: если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.
В этом случае организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот момент в учетной политике. Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.
Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.
В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.
Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ должны содержать первичные документы, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
- для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
- для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В зависимости от вида транспортного средства выделяются следующие типы путевых листов:
- путевой лист легкового автомобиля - типовая межотраслевая форма N 3;
- путевой лист специального автомобиля - типовая межотраслевая форма N 3 спец;
- путевой лист легкового такси - типовая межотраслевая форма N 4;
- путевой лист грузового автомобиля - типовые межотраслевые формы N N 4-С и 4-П;
- путевой лист автобуса - типовая межотраслевая форма N 6;
- путевой лист автобуса необщего пользования - типовая межотраслевая форма N 6 спец;
Путевой лист легкового автомобиля по форме N 3 применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.
На основании данной формы учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на ГСМ списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. При этом норма расхода горючего утверждается приказом как на летний, так и на зимний периоды. По сравнению с этой нормой указываются фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, необходимо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода ГСМ за текущий день к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Данные показатели необходимы для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают цель использования машины.
Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.
Показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанных на оборотной стороне.
Вторыми по популярности являются путевые листы грузовых автомобилей (формы N N 4-С и 4-П). На основании данных путевых листов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов, т.е. выставления счетов клиентам.
Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу. Форма N 4-П рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае когда при повременной плате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в "путевку" вписываются номера ТТН, один экземпляр которой прилагается. На основании товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т в путевом листе указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
В разд. I "Задание водителю" указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
В разд. II "Работа водителя и автомобиля" диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.
По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Обозначения

• Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно , то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
• Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".

Сообщения о важном выборе

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей .

Фиктивные водитель и/или транспортное средство

• Фиктивное транспортное средство используется для указания того факта, что по путевому листу нет реального транспортного средства. Например, при отражении резерва водителя без машины.
• Фиктивный водитель используется для указания того факта, что по путевому листу нет водителя. Например, при отражении ремонта без участия водителя.

Верификация ПЛ

Выполняется при перепечатке ПЛ, если в диспетчерской используется сканер ШКИ. Заключается в прикладывании сканера ко вновь отпечатанному ПЛ. Служит для подтверждения факта наличия отпечатанной копии. Без верификации ПЛ недействителен. С другой стороны, регистрация факта верификации - свидетельство того, что копия была и диспетчер уже не может (не должен) говорить, что "принтер не сработал". Соответственно, если данный ПЛ имеет не первую верную копию, то должны быть представлены все предыдущие копии, если они были верифицированы.

Печать управляющих ШКИ

"Отказ от верификации". Для отмены обязательной верификации ПЛ, который не напечатался на бумагу (сбой принтера и т.п.).

Подготовка наряда

При модификации разнаряженных ПЛ учитываются стандартные ограничения 2, 5, 6, 8, 9, 10.

Работа вне регулярных выходов

Работа на заказе

• В дополнительной информации по путевому листу указывается список нарядов на заказные перевозки либо (для регулярных заказов) НЗП могут быть созданы и привязаны к ПЛ автоматически.

Выдача путевых листов

Особые случаи

Особенности выдачи первого путевого листа для ТС

Не считывается ШКИ

Для разрешения ситуаций, связанных с невозможностью считывания штрих-кода (нераспознавание штрих-кода из-за загрязнения путевого листа и т.п.) разработан механизм временного отключения сканера штрих-кода. Отключение производится путем выбора "F8 - Решение проблем со считыванием ШКИ ПЛ - ШКИ не считывается - Изменение режима работы сканера". При выборе этого пункта сканер будет отключен для выполнения какой-либо операции с ПЛ без чтения ШКИ. При отключенном сканере вместо требования считать штрих-код для однозначной идентификации путевого листа в диалоге необходимо указать номер путевого листа, его верную копию, гаражный номер и табельный номер водителя. Сканер отключается для выполнения только одной операции, после чего автоматически включается нормальный режим работы сканера.

Внимание! Отключение/включение сканера фиксируется в системном журнале (процесс - ImAction, объект - BCS_Reg, комментарий - "Отключение/Включение"). Это позволяет вести статистику изменений режима работы сканера. Принудительное включение нормального режима работы сканера - повторный выбор этого пункта меню. Наиболее часто встречающиеся проблемы выделены в отдельные пункты меню:

• перепечатка ПЛ в случае его утраты до выезда из парка ("Утрата ПЛ - До выезда из парка") - временное отключение сканера и перепечатка ПЛ, по которому не было работы (ТС не выезжало за ворота),
• принудительный прием ПЛ при потере бумажной копии на линии ("Утрата ПЛ - После выезда из парка") - временное отключение сканера и прием ПЛ вне зависимости от текущего состояния ПЛ. Если планируется восстановление ПЛ, то необходимо оформить новый ПЛ.

ПЛ не напечатался, а АвтоПарк требует верификацию

• Отсканировать напечатанный заранее специальный управляющий ШКИ "Отказ от верификации".
• Устранить проблемы с печатью, перепечатать ПЛ и верифицировать его.

Работа второй смены начинается вне предприятия

В случаях, когда передача смены у водителей на 2-х сменных выходах происходит вне предприятия (например, на автостанции), в расписании стандартного выхода второй смены нужно указать "На а/с" в поле "Получение ПЛ" . Это позволяет выдать п/л водителям второй смены до того, как будет сдан ПЛ первой смены. В этом случае остатки при выезде в ПЛ второй смены останутся незаполненными. Водитель должен их заполнить сам, в момент приема транспортного средства от водителя первой смены.

Имеется возможность потоковой выдачи всех ПЛ второй смены для выходов, для которых предусмотрено получение ПЛ на автостанции.

Прием таких ПЛ нужно производить последовательно - сначала первую смену, потом вторую.

Особенности выписки многодневных ПЛ и ПЛ с несколькими водителями

• Если поездка занимает два и более дней, то, как правило, автобус обслуживает экипаж из двух водителей. Возможны различные варианты выписки путевой документации.
  • Выписывается многодневный п/л на одного из водителей, а второй водитель указывается в дополнительном персонале этого п/л тоже в качестве водителя. Оплата второму водителю, будет производиться по тем же правилам, как и основному водителю. Следует использовать, когда обоим водителям оплачивается одинаковое время.
  • На каждого водителя выписывают отдельный п/л. В этом случае нужно ввести в справочник выходов два одинаковых выхода: например, заказ - 1-й водитель и заказ - 2-й водитель. В выходах следует указать 1 и 2 смену соответственно, а в поле "Получение ПЛ" во втором выходе указать - "На линии". Это позволит выдать одновременно два п/л на один автомобиль. Такой вариант можно использовать, когда время работы, пробег и топливо учитывается отдельно для каждого из водителей, а перевозки нерегулярные.

Оформлением последней заправки по многодневному ПЛ

• Если поездка по многодневному ПЛ попадает на границу месяца (начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем), для оформления заправки на АЗС по окончании работы необходимо сдать ПЛ (при приеме остатки в баке указываются либо приблизительные, либо после замеров), выдать новый ПЛ только для заправки, по которому водитель заправит ТС. Если выявится ошибка при указании остатков в баке в первом ПЛ, ее необходимо устранить стандартным образом через "Корректировку цепочки".

"Отрицательный расход ГСМ" при приеме ПЛ

Предупреждение об отрицательном расходе ГСМ при приеме возможно при условии функционирования рабочего места оператора АЗС или в условиях, когда функция оформления величины заправки возложена на диспетчера. Это предупреждение означает, что остатки в баке при приеме больше чем остатки в баке при выезде + количество выданного топлива - количество сданного топлива по ПЛ. Возможные причины:

Ошибка ввода (диспетчера) при приеме ПЛ - указан неправильный остаток при возврате Следует указать правильный остаток при возврате. В ПЛ указан неверный остаток на выезде - не был измерен, был измерен с ошибкой, был измерен правильно, но записан в ПЛ с ошибкой В этом случае ПЛ следует принять, указав остаток при возврате меньше, чем написано в ПЛ. ПЛ для таксировки обязательно передать с пометками о необходимости исправления остатков (корректировки цепочки). Нарушение порядка отражения заправок

• При условии функционирования АЗС :
  1. Заправка за наличный расчет: водитель после окончания смены ДО сдачи ПЛ в диспетчерскую должен обратиться на АЗС или в бухгалтерию (место оформления заправки за наличный расчет зависит от существующих бизнес-правил).
  2. На АЗС нарушен порядок отпуска топлива в баке: водитель должен вернуться на АЗС для оформления заправки по ПЛ.
• При вводе заправки диспетчером:
  1. Ошибка ввода
  2. В ПЛ указана неверная величина заправки

ПЛ на перегон нового ТС

Не было возможности работать в АвтоПарк

Если по каким-то причинам операции диспетчера не выполнялись своевременно (например, отключали электричество), необходимо как можно быстрее выполнить их. Если уже наступили следующие диспетчерские сутки, то выдать ПЛ за прошедшие даты разрешено только Администратору. Принять ПЛ может любой пользователь.

Требуется выдача ПЛ на заказ заранее для отметки в ГИБДД

Некоторые заказные перевозки требуют отметки ГИБДД на путевом листе. Перед выездом сотрудники ГИБДД осматривают ТС и ставят отметку в ПЛ. Однако, бывают случаи, когда сотрудники ГИБДД считают допустимым произвести осмотр накануне выезда. Но ПЛ заранее выдавать нельзя. В этом случае следует рассмотреть вопрос о том, чтобы составлялся отдельный документ (акт осмотра), либо отметку проставлять на наряде на заказные перевозки вместо ПЛ.

Ранний выезд до окончания диспетчерских суток

Обычно эти случаи касаются заказных перевозок. Например, диспетчерские сутки оканчиваются в 02:00, а в 01:00 уже необходимо выезжать на заказ по ПЛ занаряженному на следующие диспетчерские сутки. Достаточно указать время начала работы 01:00 в дополнительной информации по путевому листу. Такой "завтрашний" ПЛ разрешается выдать до окончания диспетчерских суток.

Работа на регулярных заказах

Для поддержки работы на регулярных заказах существует механизм автоматического изготовления НЗП и/или привязки НЗП к ПЛ .

Настройка оборудования

Необходимо произвести настройку АвтоПарк на рабочей станции

Принтеры

Настройка принтера - однократная установка параметров печати для конкретного принтера, на котором планируется печатать путевые листы и для каждого пользователя. Корректировка может понадобиться при замене принтера, компьютера или при изменении формы бланков путевых листов. Следует ввести в окне "Настройки принтера" следующие параметры (в миллиметрах), определяемые с помощью обычной линейки:

• Верхнее поле бланка - расстояние от верхнего края бланка путевого листа до нижнего края первой печатной строки.
• Левый край бланка - расстояние от левого края бланка путевого листа до начала печатной строки.
• Наименование и лоток принтера для печати ПЛ на бланк
• Наименование и лоток принтера для печати ПЛ вместе с бланком
• Наименование и лоток принтера для печати каких-либо дополнительных документов (например, наряд на заказные перевозки)

Сканер штрих-кода

инструкции .

Считыватель бесконтактных карт

Выполняется только Администратором по соответствующей

Что такое путевой лист?

В соответствии со Статьей 2. Федерального закона №259-ФЗ от 08.11.2007 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, «путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя».

С необходимостью оформления путевых листов сталкиваются не только автотранспортные предприятия и организации, но и любые другие организации, которые используют автомобили для осуществления своей предпринимательской деятельности. Здесь я расскажу о путевом листе, которым оформляется работа легкового автомобиля.

Пункт 2 Статьи 6. Федерального закона №259-ФЗ от 08.11.2007 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта гласит: «Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство». В принципе этим всё сказано и на этом можно и закончить своё повествование. Но в своей деятельности я часто сталкиваюсь с мнением что оформление путевого листа обязательно только для транспортных организаций, то есть организаций основным родом деятельности которых является перевозка пассажиров и грузов. Как правило так рассуждают те, кто не сталкивался с понятием «обеспечением безопасности дорожного движения». Но, обо всём по порядку.

Вообще путевой лист несет в себе двойную функцию.

1. Для сотрудника ГИБДД и представителя транспортной инспекции (УГАДН) - это документ подтверждает законность использования лицом транспортного средства, принадлежащего юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Пункт 2 Статьи 12.3. Кодекса РФ об административных правонарушениях гласит: «Управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов на право управления им, страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортного средства, за исключением случая, предусмотренного частью 2 Статьи 12.37. настоящего Кодекса, а в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа или товарно-транспортных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей». Так же я сталкивался со случаями, когда выписывался штраф на основании Пункта 1 Статьи 12.31.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях «Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением профессиональных и квалификационных требований, предъявляемых к работникам - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - ста тысяч рублей». К тому же если автомобиль эксплуатируется без путевого листа значит он не прошёл обязательный предрейсовый контроль технического состояния, а водитель не прошёл обязательный предрейсовый медицинский осмотр, что является нарушением Пункта 2 и 3 этой же Статьи «2. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей. 3. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей». Как видите штрафы существенные.

2. Для налогового органа путевой лист - это первичный документ, подтверждающий факт хозяйственных операций. Как мы уже знаем «путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства». Если более конкретно, то учитывается количество израсходованного топлива, а в некоторых случаях учитывается и работа водителя. Топливо учитывается для его списания и уменьшения налогооблагаемой базы.

Вернемся к пункту 1. Как мы уже знаем перед выездом автомобиль должен пройти предрейсовый контроль технического состояния, а водитель должен пройти предрейсовый медицинский осмотр. Результаты записываются в путевой лист и соответствующие журналы. То есть становится понятно, что перед выездом любого автомобиля на линию необходимо провести ряд мероприятий, направленных на обеспечение безопасной эксплуатации автомобиля. Эти мероприятия направлены на недопущение выпуска на линию юридическим лицом автомобилей, имеющих технические неисправности или водителей, находящихся в болезненном состоянии или состоянии опьянения. Ведь если водитель, находясь в состоянии опьянения управляет личным автомобилем то за все свои действия он отвечает сам. В нашем же случае ответственность как за техническое состояние автомобиля, так и за состояние здоровья водителя лежит на организации эксплуатирующей автомобиль. Ответственность за эти нарушения прописана в Пункте 2 Статьи 12.31. Кодекса РФ об административных правонарушениях «Выпуск на линию транспортного средства, имеющего неисправности, с которыми запрещена эксплуатация, или переоборудованного без соответствующего разрешения - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц, ответственных за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, в размере от пяти тысяч до восьми тысяч рублей». А согласно Статьи 12.32. Кодекса «Допуск к управлению транспортным средством водителя, находящегося в состоянии опьянения либо не имеющего права управления транспортным средством - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц, ответственных за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, в размере двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - ста тысяч рублей». Теперь, становится понятно, что требования безопасности одинаковы для всех юридических лиц, эксплуатирующих автомобильный транспорт, и нет никаких послаблений для не транспортных организаций. Ведь в погоне за прибылью бизнес может игнорировать какие-то элементы требований безопасности что может привести к фатальным последствиям на дороге. В свою очередь специалист, ответственный за эксплуатацию и отправляющий в рейс автомобиль, принадлежащий юридическому лицу, должен понимать и принимать всю полноту своей ответственности за техническое состояние автомобиля ставя свою подпись в путевом листе.

Безопасность! Вот первое и основное направление деятельности любого специалиста и руководителя связанного с обеспечением эксплуатации транспортных средств в любой организации, независимо от формы собственности и рода деятельности. Путевой лист является документом, подтверждающим факт технической исправности автомобиля, принадлежащего юридическому лицу, подтверждающим факт состояния здоровья водителя.

По сути вся работа специалистов и руководителей транспортного отдела построена вокруг этого документа - путевого листа. Правильно заполненный и выданный на руки водителю убывающему в рейс путевой лист это итог большой работы по проведению множества мероприятий. Это подбор кандидата на должность водителя, проведение всех видов инструктажей, приказы, стажировка, технический контроль автомобиля и его техническое обслуживание, медицинское обеспечение, ежегодное обучение водителей и периодическое медицинское обследование, предрейсовые мероприятия и т.д. И путевой лист является логическим завершением всех этих мероприятий и все они направлены на обеспечение безопасной и безаварийной эксплуатации автотранспорта. По этому его нельзя игнорировать. Он нужен в первую очередь Вам, специалистам и руководителям ответственным за эксплуатацию. Для того что бы в случае претензий к Вам со стороны надзорных органов, Вы могли подтвердить законность выпуска на линию автомобиля и таким образом снять с себя часть ответственности за происшествия на дороге.

Надеюсь я убедил Вас в необходимости заполнения путевого листа. Буду рад получить комментарии и ответить на вопросы по этому материалу.

Напоминаю что на сайте, в разделе , можно найти образцы документов необходимых для организации работы по безопасности дорожного движения.

Если у Вас нет времени или возможности самостоятельно заниматься разработкой документации то на сайте www.сайт можно приобрести для организации работы по безопасности дорожного движения. Стоимость пакета 2000 рублей.

Все документы представлены в формате Word и Excel. Для того чтобы получить все перечисленные документы достаточно написать на электронную почту, указанную в разделе , и с Вами свяжутся в течение дня. Документы в электронном виде будут направлены на указанный Вами адрес электронной почты после подтверждения оплаты.

Начальник Транспортного отдела Зуев Серафим