Информационные системы электронного документооборота. Электронный документооборот, что это и для чего нужен эдо. Внедрение ECM системы

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные понятия электронного документооборота

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Российские системы электронного документооборота

Проприетарные СЭД

СЭД оплачиваемые из бюджета

СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство

Платные СЭД

См. также

ECM (бизнес) - Системы управления информационными ресурсами предприятия

Ссылки

Просто об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. Блоги. Обсуждения.
Выбор систем автоматизации управления предприятием по критериям

Wikimedia Foundation . 2010 .

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Кроме того, 90% этих документов перетасовываются, что приводит к потере времени. Интересно, что профессионалы тратят 50% своего времени на поиск файлов, но только от 5% до 15% своего времени, просматривая необходимую информацию. Этот сценарий не включает 5% документов, которые никогда не будут найдены снова. Типы программного обеспечения для управления документами.

Вот типичный пример того, как интранет может помочь. Джон заказывает новую визитную карточку, заполняя бумажную форму и отправляет ее во внутреннюю почту. Он обращается к своему менеджеру, который его одобряет, и она отправляет форму в команду централизованных служб. Там Мари копирует содержимое формы в электронное письмо и отправляет его поставщику визитных карточек. Она копирует в своем коллеге, который добавляет детали в электронную таблицу, чтобы ее можно было вернуть в отдел Джона.

Смотреть что такое "СЭД" в других словарях:

СЭД - СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …

Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Есть вопросы по электронному документообороту?

Дублированное усилие, риск ошибок, способность потерять форму, недостаток скорости, отброс бумаги и невозможность получить данные из процесса делают это крайне неэффективным. Интранет выходит за рамки стандартной системы управления документами, не только заменяя неэффективность и затраченные усилия простым пользовательским документом онлайн-формы, но и позволяет администраторам создавать связанные потоки для автоматизации процесса. Это означает, что формы обращаются к нужным людям на основе информации, которая была введена, и указанных бизнес-правил.

СЭД УД - система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum … Словарь сокращений и аббревиатур

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы, а что-то совсем сходит на нет. Так, постепенно различные компании, в том числе и государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному. Понятие “электронного документооборота”, основных форм систематизации и внедрения мы рассмотрим в данной статье. Оставайтесь с нами. Надеюсь, что представленная информация позволит значительно сократить временные, трудовые и финансовые затраты вашего бизнеса или, в случае если вы только планируете стать предпринимателем, предотвратить допуск ошибок в этом направлении.

Также могут быть выведены данные для управления и отчетности, которые могут помочь улучшить видимость там, где это необходимо. Теперь каждый может заняться более интересными аспектами своих ролей. Для получения дополнительной информации о том, как вы можете улучшить бизнес-процессы с помощью интрасети и создать высокую производительность.

Со времени разработки систем управления документами эксперты согласны с тем, что правила управления этими системами остались прежними. Удивительно, но лучшие практики для реализации управления документами в 80-е годы по-прежнему актуальны даже после быстрого развития технологий.

1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Эффект от внедрения

Вот некоторые из наиболее важных моментов, которые следует помнить при внедрении систем управления документами. Хорошая система управления документами позволяет захватывать различные типы файлов. Перед реализацией лица, принимающие решения, должны понимать, что их система способна распознавать изображения из отсканированных документов и инструментов для многофункциональной печати. Кроме того, они должны проверить, не предоставляет ли их поставщик оптические возможности распознавания символов, которые могут идентифицировать текст в документах.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

В настоящее время поставщики могут также предлагать распознавание оптических меток для захвата значений в флажках. Тем не менее, руководители должны избегать решений по управлению документами, которые поддерживают ограниченные типы файлов. Для компаний быстро стало неприятно, что их последнее программное обеспечение внезапно стало ограниченным.

Рассмотрите потенциальные правовые вопросы

Поэтому лица, принимающие решения, должны всегда доверять поставщикам, которые могут поставлять новейшие технологии, когда они становятся доступными. Хотя руководители не могут делать акцент на законности документов, которые фиксируются их системами, но такие правовые вопросы могут играть важную роль в будущем споре. В отличие от сети, где решения часто основаны на международных законах, что делает юридические решения сложным делом, споры, возникающие из-за использования документов системой управления документами, регулируются и могут приводить к строгим санкциям.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Австралийские компании также могут получить бесплатную юридическую помощь от Национального архива Австралии. Хотя руководителям может быть сложно проанализировать весь набор решений, поэтому целью таких организаций является предоставление юридической поддержки там, где это возможно. Соответственно, руководители должны быть в безопасности, просматривая правила в конфликтных ситуациях.

Всякий раз, когда решение по управлению документами захватывает файл, оно должно обнаруживать и хранить метаданные этого конкретного документа. Метаданные - это тип заголовка или заголовка, который содержит краткое описание захваченного документа. Это позволяет сотрудникам впоследствии легко получить документы, выполнив поиск ключевых слов, указанных в метаданных. Современные системы оснащены оптическим распознаванием символов, которые могут автоматически идентифицировать метаданные на отсканированных изображениях.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

Кроме того, администраторы также могут предложить пользователю предоставить описательное ключевое слово, которое позволяет сотрудникам выполнять поиск требуемого документа. В связи с этим руководителям нескольких крупных организаций не хватает суждения, создавая единственный отказ от ответственности, который автоматически открывается перед пользователем перед открытием системы управления документами. Такие отказы предоставляют информацию о законности использования личной информации. Такая практика может помочь в судебных разбирательствах, но она также создаст ненужные трудности для сотрудников в случае будущих судебных разбирательств.

Производственный документооборот;
Управленческий документооборот;
Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
Бухгалтерский документооборот;
Складской документооборот;
Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам и так далее.

Поэтому может быть лучше вставить две или три строки на простом английском языке, напоминающие сотрудникам, чтобы использовать здравый смысл при путанице. Такой текст может сопровождаться юридическими оговорками, чтобы помешать компании и ее сотрудникам в суде. Комбинация простой инструкции вместе с юридической оговоркой может помочь организациям выполнять свои обязанности.

Аналогичным образом, руководители должны поощрять сотрудников использовать свой инстинкт при принятии решений, в то время как сотрудники должны немедленно связаться с высшими органами власти, чтобы предотвратить злоупотребление. Из всех характеристик эффективного программного обеспечения для управления документами хорошие методы хранения являются ключевыми для успеха компании. Из-за огромного количества данных, которые может хранить система управления документами, необходимо периодически проверять емкость хранилища.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
производит протоколирование всех процессов;
оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Менеджеры должны принять решение о том, что важно хранить и какая информация должна быть заархивирована. В то же время может потребоваться уничтожение определенных документов. Периодический обзор позволит компании организовать свою базу данных. Современные системы управления документами позволяют пользователям создавать иерархию, назначая приоритетные параметры каждому документу. На самом деле иерархическое управление хранилищем используется многими компаниями для категоризации документов. Эти иерархические возможности управления хранилищами позволяют компаниям переносить документы с дорогостоящих жестких дисков на недорогие оптические диски.

2. Что такое автоматизация электронного документооборота. Электронный документооборот: плюсы и минусы

Электронный документооборот представляет собой информационную систему, позволяющую более рационально и легко пользоваться данными компании. Она включает в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, дающую возможность оперативной связи, интернет, локальную сеть и так далее. В различных организациях такого рода комплекс может состоять из разных компонентов.

Внедрение ECM системы

Этот иерархический процесс использует искусственный интеллект для передачи данных с жесткого диска на оптические диски и наоборот. Такой процесс гарантирует, что основные серверы системы управления документами хранят только соответствующие данные. Фактически, этот процесс очень похож на очистку реестра персональных компьютеров и удаление ненужных файлов из корзины.

Согласно закону, пользователи программного обеспечения для управления документами должны понимать, что распространение любого документа регулируется строгими законами. Например, исходный документ никогда не должен распространяться. Вместо этого для распространения любой копии оригинала следует использовать проверки и одобренные качества приложения. Это важно, потому что только исходные документы принимаются в качестве законного источника информации в суде. Заверенные копии обеспечивают только то, что копия документа является надежной альтернативой оригиналу, за пределами залов судебных заседаний.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:

возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;
полный учет производственной или какой-либо другой документации;
оперативное составление отчетов предприятия;
оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);
унифицированные шаблоны для создания документов;
наблюдение и контроль над персоналом;
распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;
сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);
возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.

Администраторы также могут предоставлять дополнительные меры безопасности, распространяя содержимое только для чтения, где это применимо. Формат переносимого документа является одним из наиболее распространенных методов распространения цифрового документа, который позволяет администраторам устанавливать параметры безопасности. Такие модули управления правами обеспечивают ограниченный доступ к другим пользователям.

Часто менеджеры игнорируют важность обучения своих работников использованию нескольких автоматизированных функций, встроенных в систему управления документами. Даже успешные компании иногда неохотно предоставляют необходимую подготовку своим работникам. Конечным результатом является наличие очень эффективной платформы, но никто не сможет ее использовать. Например, современные системы управления поставляются с различными расширенными функциями, такими как автоматизация рабочих процессов, что позволяет руководству создавать правило для автоматической доставки документа нескольким пользователям в иерархии.

3. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.

Связывание записей с бизнес-процессом

Эксперты считают, что отсутствие обучения является наиболее важным фактором в процессе внедрения широкомасштабных систем управления документами. Целью управления документами является оптимизация бизнес-процесса, создавая при необходимости доступ к требуемому документу. Перед внедрением такого решения менеджеры должны уметь связывать типы записей с конкретным бизнес-процессом. Без определения этих отношений различным пользователям будет сложно связать документ с определенной задачей. Просто никто больше не должен пытаться оценить конечный результат документов для новых заявителей.

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Внедрение системы электронного документооборота

Создание такого процесса упростит рабочий процесс. 39% описывают свое управление электронной почтой как «хаотическое», в том числе крупнейшие организации. 55% согласны с тем, что электронная почта является их большим непомеченным, неконтролируемым, с высоким уровнем риска. Плохая практика управления контентом приводит к слишком большому поиску контента, дублированию усилий и недостаточному повторному использованию. 49% также сообщают слишком много круговых писем, а 40% ссылаются на ненужную печать. Эти статистические данные могут быть истолкованы как предполагающие, что руководители крупных организаций все еще находят сложной задачу по внедрению передовой практики для программного обеспечения для управления документами.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых , наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых , все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;

В-третьих , между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

В-четвертых , необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в ).

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться .

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

4. Виды систем электронного документооборота

В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний

Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.

4. Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.

5. Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.

Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:

Во-первых , как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.

Во-вторых , многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

В-третьих , частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.

В-четвертых , так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.

6. Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

“В рамках отношений, указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, допускается обмен электронными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между участниками контрактной системы в сфере закупок, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений. При этом указанные заявки, окончательные предложения и документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и поданы с использованием ”.

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и , также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма 1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.

На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.