Как правильно выполнить подготовку документов для участия в тендерах. Как собрать и правильно подготовить документы для тендера Тендерная документация используется

Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.

Понятие тендера

Тендер – это конкурс на предоставление услуг, товаров или выполнение каких-либо работ. Правила проведения таких отборов указываются в тендерной документации, в соответствии с которой участники, желающие принять участие в борьбе, должны предоставить комиссии наиболее выгодные условия, предлагаемые заказчику.

Контракт на тендер заключается с участником, который может предоставить самое выгодное для организатора предложение, последнее при этом должно полностью соответствовать выставленным указаниям.

Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта.

Она обязательно содержит в себе как техническую, так и коммерческую части.

Техническая часть состоит из сведений об условиях заключаемого контракта, характеристик и описания предмета или объекта торгов, инструкций, предназначенных для поставщиков, а также информационные карты, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах. Также в этой части располагаются требования к содержанию заказа на поставку: наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия.

В коммерческой части тендерной документации содержатся все цены и порядок их исчисления, условия, установленные графиком платежей, источники финансирования этого контракта. Также здесь указываются гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика, и требования, выставляемые по различным видам страхования.

Тендерная документация, образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.

Порядок составления

Подготовка тендерной документации – это отдельная, очень важная и неотъемлемая процедура проведения любого конкурсного торга. В ней оговорено в соответствии с действующим законодательством содержание личных данных, таких как:

• ФИО организатора.
• Его юридический адрес и номера телефонов.
• Номера факсов и адреса электронных почтовых ящиков.
• Цена, место и выставляемые условия получения пакета документации.

Проверяющие органы всегда выдвигают требования на наличие составленного проекта договора из списка выставляемых условий. Также в документации указывается метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.

Оформление

Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.

Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:

• Заявка на участие.
• Опись прикрепляемых документов.
• Справка из банка об отсутствии каких-либо просроченных долгов.
• Требуемые технические, эксплуатационные и качественные сведения, а также детальное описание закупаемых материалов и товаров.
• Проект договора на планируемые закупки.
• Методические указания на произведение расчетов по тендерной заявке, включая ее составляющие, такие как расходная часть на уплату страховых и таможенных платежей, транспортных услуг, различных налогов и пошлин, помимо стоимости поставляемого товара, а также подробную таблицу цен.
• Указывается валюта, с помощью которой выражаются цены в тендерной заявке.
• Требования, выставляемые для оформления тендерных заявок.
• Оговаривается возможность изменения или отзыва данных заявок в течение и до окончания срока объявления результатов тендера.
• Конечные сроки, место предоставления заявок.
• Место, дата и время открытия конвертов по тендерным заявкам.
• Сведения о возможности предоставления приоритетов для отечественных производителей.

Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.

Внесение изменений и дополнений

Дополнения или какие-либо изменения может вносить специалист по подготовке тендерной документации по требованию организатора тендера. Такие действия не являются противозаконными или противоправными. В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер.

После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.

Требования к тендерной документации определяют ее состав:

• Заявка на участие в тендере и список подаваемых документов, прикрепленных к ней.
• Документы, являющиеся подтверждением соответствия требованиям, выдвигаемым к потенциальному поставщику.
• Таблицу цен, которая в полной мере должна отражать все фактически полученные затраты, принимающие участие в составлении конечной цены.
• Если в качестве тендера выступает поставка каких-либо товаров или технических устройств, то обязательно прилагать технические характеристики предлагаемых моделей.
• Прайс на предлагаемый перечень сопутствующих услуг, если таковые имеются.
• Оригинал документа, который является фактическим подтверждением гарантийного обеспечения тендерной заявки.

Документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика выдвигаемым квалификационным требованиям

Каждый потенциальный поставщик, который решил принять участие в тендере, обязан предоставлять такие документы:

• Копии лицензий, которые являются подтверждением права потенциального поставщика или изготовителя на осуществление своей деятельности.
• Копию документа, предоставляющего право на занятие предпринимательской деятельностью, заверенную нотариальным органом.
• Оригинал аудита за последний отчетный год или его нотариально заверенную копию.
• Свидетельство о госрегистрации организации или предприятия и его копию.
• В случае c ИП – копию удостоверения его личности или гражданского паспорта.
• Устав организации с указанием состава ее учредителей, акционеров, а также всех держателей акций в виде заверенной нотариусом копии.
• Оригинал справки, выданной налоговыми органами о том, что за поставщиком не числятся задолженности по уплате налогов.
• Справка из учреждения банка об отсутствии просроченных долгов за последние 3 месяца деятельности.

Таблица цен

Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.

Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.

Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:

• Расходы, полученные после сертификации, процедуры страхования и транспортировки товара к указанному месту назначения.
• Все налоговые выплаты, пошлины и другие виды обязательных платежей и сборов, которые предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации.
• Другие составляющие цены, которые потенциальный поставщик считает нужным включить в итоговую цену товара.

Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.

Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.

Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.

Обеспечение заявки

В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.

Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.

В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.

Подача тендерных заявок

Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.

Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.

Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.

Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи "не вскрывать до...".

Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.

Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.

После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.

Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.

Честная конкурентная борьба на рынках государственных, а также коммерческих закупок продукции основной и естественный выбор для большинства предпринимателей не зависимо от их организационно-правовой собственности. В современных экономических отношениях просто невозможно получить солидный заказ без участия в так называемых тендерах. Существует ряд условий для участия в тендерах, в частности сама заявка на конкурс и необходимые документы, подаваемые на участия в конкретном конкуре.

Следовательно, тендеры — это официально объявленные заказчиком конкурсы для участников, с целью выявления самого выгодного исполнителя на поставку продукции для различных сфер экономической деятельности. А для подачи заявки будущему участнику, как правило, необходимо пройти процедуру регистрации. Для небольших молодых компаний очень важно заявить о себе как о надежном деловом партнере.

За последние двадцать лет сложилась устойчивая практика информирования потенциальных участников о текущих тендерах. Существует два вида таких конкурсов: государственный и коммерческий. По типу проведения они могут быть открытыми и закрытыми, в том числе единичными, а также в виде запросов котировок. Для тендера предусмотрена двухступенчатая процедура, то есть он состоит из двух частей. Вся информация для тендера публикуется на официальных сайтах и в особых случаях в СМИ.

Способы проведения тендера уже не удивляют своей открытостью, так как в большинстве случаев это электронные торги (аукционы). Считается, что именно таким образом можно свести к минимуму коррупционную составляющую всего процесса проведения тендера. Все должно быть предельно понятно всем участникам, к которым выдвигают четкие требования об объеме и качестве заказываемых товаров и услуг, что всегда заранее прописано в тендерной документации.

Тендер предполагает значительный и ответственный документооборот, порядок движения которого регламентируется двумя Федеральными законами: ФЗ-223 и ФЗ-44. Первый затрагивает закупки с частичным государственным участием, статьи второго закона полностью регулирует деятельность государственных торгов. Так согласно имеющейся нормативной законодательной базе претенденту на получение заказа необходимо соблюсти шесть условий и требований:

1. Оформить письменную на участие;
2. Подать заявление о согласии с условием конкурса;
3. Не пропустить срок подачи заявок, объявленный заказчиком;
4. Претендент имеет право на участие, если его компания является производителем либо официальным дилером поставщика, а также не находится в стадии ликвидации;
5. Решение о победителе оглашается публично при вскрытии конверта выбранного победителя;
6. Обязательно указать срок действия предложения на конкурсе в пределах от месяца до трех.

Срок подачи заявок всегда ограничен и для заказчика это обстоятельство очень важно, так как за этот период может произойти их отзыв либо возможная корректировка. Примерный либо точный образец договора на подготовку к тендеру всегда имеется на сайте заказчика.

Внимание! Присутствие на процедуре вскрытия конверта с информацией о победителе не является обязательным условием, но все же рекомендовано. Условия закупок ежегодно меняются, и предприимчивые бизнесмены могут извлечь для себя максимум полезной информации, в частности о цене на товары (услуги) и сроках поставки (предоставления). Это позволит гибко реагировать на предложения конкурентов.

Еще раз обращаем ваше внимание на основной принцип проведения конкурсного аукциона. Тендер имеет многоступенчатую систему отбора, обычно это два и чуть реже три этапа. Юридическое лицо либо ИП, заявившие о себе на первом этапе, проходят так называемый квалификационный отбор, соответственно их пакет документации обычно включает общий и в большинстве случаев стандартный набор. Второй этап подразумевает уточнение данных. Третий этап допускает предложение условий на перспективу, например, постепенное снижения цен на продукцию либо улучшения ее качеств.

Точный перечень документов известен только в случае объявления конкурса с государственным участием. Заказчик, объявляя тендер, может по своему усмотрению выставлять собственные условия к количеству документации и любые не противоречившие законам страны требования. Такие перечни не подлежат строгой законодательной регламентации. Однако есть обобщенный список первичных документов, о чем писалось выше, опираясь на который новичок может выстраивать линию коммерческой презентации своих услуг. Таким образом, для участия в тендере его заказчику обязательно предоставляются:

1. о регистрации госорганами компании (ИП);
2. Копию с указание номера налогоплательщика;
3. Копию первой страницы устава;
4. Справка из банка о финансовой состоятельности;
5. , что претендент не имеет задолженности перед ФНС;
6. Банковскую гарантию в качестве обеспечения заявки;
7. Сведения о бухгалтерском балансе предприятия или частного предпринимателя;
8. Сертификаты и свидетельства официальных дилеров;
9. Опись предоставленной документации за подписью руководителя с печатью.

Как можно было убедиться, практически все необходимые первичные документы предоставляются в оригиналах и заверенных печатью справках. Уточним, для отчета по бухгалтерскому балансу нужно предоставить сведения о двух состояниях. Первый на период за предыдущий год, а второй на дату перед подачей заявки. Не редко, заказчик тендера просит обеспечить заявку банковской гарантией в процентах, обычно не превышающие 5% от суммы объявленного контракта.

Важно! Если в поставке предполагается использовать не свой товар, то здесь необходимы веские гарантии качества продукции. Дилер или официальный представитель обязан предоставить соответствующее свидетельство. Похожие требования распространяются на товар подлежащий сертификации.

Пройдя отбор претендент, как правило, получает запрос от заказчика с уточнением деталей его коммерческой деятельности. Тендер завершается подписанием контракта (договора) на поставку между заказчиком и выигравшим конкурс предпринимателем либо его представителем.

Конкретный порядок, состав и другие условия подготовки тендерной документации определяет тендерный комитет в соответствии с поручением заказчика либо организатора торгов.

Тендерная документация передается в комплекте по официальному запросу претендента за плату. Порядок и условия выкупа тендерной документации определяются тендерным комитетом.

Тендерная документация состоит из следующих основных разделов:

Общие сведения об объекте и предмете торгов:

наименование, адрес, описание размещения объекта торгов; общее описание предмета торгов с указанием главных количественных параметров; даты и сроки выполнения работ; наименование заказчика, организатора торгов; условия и порядок посещения строительной площадки и другие общие сведения.

Проектная документация:

чертежи, схемы, графики, расчеты, ведомости объемов работ, спецификации, особые технические условия, а также информация о системах измерения, стандартов, испытаний, сертификации.

Требования по составу документации оферты:

Заявку на участие в подрядных торгах;

Временное поручительство в форме гарантии банка;

Копию платежного документа, подтверждающего внесение первого задатка;

Расчет цены предмета торгов с указанием порядка ее исчисления и распределения по основным видам работ;

Пояснительную записку с приложением необходимой экономической, технической и технологической документации. В отдельных случаях состав представляемых документов по решению заказчика может быть изменен.

Инструкция оферентам - информация и требования по условиям разработки, порядку оформления и представления оферты.

Условия и порядок проведения торгов:

Дата вскрытия конвертов с обязательным условием публичности (открытости) этого процесса и сведения о том, будет ли этот процесс открытым;

Основные критерии оценки оферт, причины отказа от их рассмотрения;

Порядок выбора победителя, порядок утверждения результатов торгов;

Условия и порядок внесения второго задатка;

Уведомление о том, какой документ подписывается победителем торгов;

Предупреждение о непринятии на себя обязательства мотивировать или иным способом объяснять причины отклонения оферт;

Порядок извещения оферентов о результатах торгов;

Порядок проведения переговоров с победителем торгов.

Проект контракта;

Форма заявки об участии в торгах.

Тендерная документация включает техническую и коммерческую части.

Техническая часть тендерной документации представляет собой:

Описание и общую информацию о предмете и объекте торгов, в которой указываются месторасположение и назначение объекта, его основные технико-экономические данные, наличие внешней инфраструктуры, местных строительных материалов, подъездных дорог, а также сроки строительства;

Информацию о проведении и результатах инженерных изысканий на строительной площадке объекта;

Технические данные объекта, общие положения, генеральный план, архитектурно-строительная часть, включая чертежи с объемно-планировочными решениями, водоснабжение и канализация, отопление и вентиляция, электротехнические работы, газоснабжение, слаботочные системы, описание и основные характеристики технологического оборудования, а также требования экологической безопасности. Подрядчик имеет право использовать другое оборудование с лучшими показателями, но не приводящее к ухудшению экологических показателей проекта в целом;

Организацию строительства;

Описание работ (по видам и группам работ).

Коммерческая часть тендерной документации включает требования в отношении:

Цены и порядка ее определения;

Условий и сроков поставки;

Условий платежа и графика платежа;

Источника финансирования контракта;

Банковской гарантии на выполнение инофирмой или российской строительной организацией работ в соответствии с представляемой офертой в случае выигрыша ею торгов.

По усмотрению тендерного комитета в коммерческую часть тендерной документации может быть включено требование, касающееся отдельных видов страхования ответственности подрядчика (иностранной фирмы или российской организации) за невыполнение своих обязательств, исходя из соображения экономической целесообразности.

При проведении международных подрядных торгов тендерная документация составляется на русском и английском языках.

Разработанная тендерным комитетом тендерная документация принимается тендерным комитетом и утверждается заказчиком.

Процедура торгов

Подрядные торги на объекты, расположенные на территории Российской Федерации, проводятся по месту нахождения организатора торгов.

Торги должны происходить в день, час и месте, официально объявленных организатором торгов.

В случае изменения порядка проведения торгов, все лица, которые должны быть извещены об этом, должны быть своевременно уведомлены тем же способом, каким происходило объявление о торгах.

Все зарегистрированные оферты должны быть доставлены своевременно на место торгов.

Перед вскрытием конвертов тендерный комитет удостоверяется в их сохранности.

Вскрытие конвертов производится тендерным комитетом при наличии полномочного состава тендерного комитета.

В торгах могут принимать участие по приглашению тендерного комитета эксперты и иные специалисты без права голоса.

В зависимости от сложности предмета торгов тендерный комитет устанавливает срок рассмотрения оферт, который не может быть более 6 месяцев с момента вскрытия конвертов.

Срок рассмотрения объявляется на первом заседании по торгам тендерного комитета.

Тендерный комитет в процессе торгов имеет право вызывать оферентов для дачи разъяснений, запрашивать у них и из других источников дополнительные сведения, подтверждения, документы.

Тендерный комитет проверяет соответствие представленных оферт требованиям, содержащимся в тендерной документации. В случае, если представленная оферта не соответствует требованиям, содержащимся в тендерной документации, и исправление недостатков меняет предложение оферента, указанная оферта не подлежит рассмотрению, что фиксируется в протоколе заседания тендерного комитета.

В случае обнаружения тендерным комитетом недостатков в представленной документации, не меняющих предложение оферента, тендерный комитет вправе требовать от оферентов приведения представленной документации в соответствие с требованиями, предусмотренными в тендерной документации.

Оференты или их представители не вправе присутствовать при оценке оферт.

Оценку оферт осуществляет оценочная комиссия, формируемая тендерным комитетом в составе заказчика (организатора торгов), проектных и других организаций.

При оценке оферт отдельно оцениваются техническая и коммерческая части оферт.

Оценка оферт осуществляется на основе балльной системы, разрабатываемой тендерным комитетом.

Критерии оценки каждого раздела технической части оферты определяются тендерным комитетом.

В технической части оцениваются разделы:

Сроки и реализация проекта;

Качество планирования и работ (техническая документация, строительно-монтажные, электротехнические, отделочные работы, технологическое оборудование и др.).

Если оферент представил альтернативное предложение, улучшающее проект, оферта оценивается дополнительными баллами в порядке, установленном тендерным комитетом.

Оценка коммерческой части оферты проводится исходя из сопоставимости цен по коммерческим условиям. При этом в коммерческой части отражаются разделы: общая стоимость строительства с разбивкой по видам работ и удельные стоимостные показатели по всем видам работ и оборудованию. Критерии оценки коммерческой части оферты определяются тендерным комитетом.

В результате рассмотрения предложений оферентов по каждой оферте составляется отчет, в который, помимо таблиц балльной оценки, входит текстовое заключение по технической части оферты, а также рекомендации тендерному комитету. Заключение подписывается всеми участниками оценочной комиссии и предусматривает выбор двух - трех оферентов, оферты которых являются наиболее приемлемыми для более тщательного анализа их предложений и выбора из них победителя.

Информация об итогах оценки оферт не сообщается лицам, официально не имеющим отношения к процедуре оценки. Члены тендерного комитета, оценочной комиссии и привлеченные эксперты несут ответственность за разглашение данной информации в порядке, установленном законодательством.

Оферта победителя торгов подлежит в обязательном порядке экспертизе в Главгосэкспертизе при Минстрое России.

До подписания контракта рассматриваются все замечания экспертов по технической части оферты и принимаются решения исходя из требований тендерной документации.

Оференты не вправе самостоятельно вносить любые изменения в свои оферты в процессе торгов.

Оферент имеет право в любой момент отозвать свою оферту. При этом внесенный задаток ему не возвращается .

Тендерный комитет выбирает победителем торгов оферента, предложение которого наиболее полно отвечает всем требованиям, содержащимся в тендерной документации.

Выбор победителя определяется критериями, содержащимися в тендерной документации.

Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов принимается простым большинством голосов от числа членов, присутствующих на заседании тендерного комитета полномочного состава. В случае равенства голосов принимается решение, за которое проголосовал председатель тендерного комитета.

Тендерный комитет извещает участников о результате торгов.

В течение трех дней после принятия решения тендерный комитет обязан направить официальное извещение оференту, выигравшему торги.

Решение тендерного комитета оформляется протоколом, в котором содержится наименование победителя торгов, состав тендерного комитета, результаты голосования, сводная таблица оферт, сроки подписания контракта с победителем торгов.

Тендерный комитет не обязан мотивировать свой выбор перед претендентами.

Протоколы заседаний тендерного комитета подписывают председатель и секретарь тендерного комитета.

Тендерный комитет может принять решение о закрытии торгов без объявления победителя.

Подрядные торги могут быть объявлены тендерным комитетом не состоявшимися, если:

До момента окончания срока закрытия торгов не поступило ни одной оферты;

Все представленные оферты не содержат банковских гарантий или документов, подтверждающих внесение задатка;

Представленные оферты не отвечают требованиям экономической

эффективности.

В случае, если представленные оферты не соответствуют условиям тендерной документации, торги считаются состоявшимися, но имеющими отрицательный результат.

Тендерный комитет не принимает претензий оферентов и не несет имущественной или иной юридической ответственности перед ними при объявлении торгов несостоявшимися или имеющими отрицательный результат. В этих случаях задаток подлежит возврату оферентам.

В случае, если самая низкая цена, предложенная оферентами, значительно превышает расчетную цену, определенную экспертами с учетом статистических и прогнозируемых индексов цен в строительстве, тендерный комитет может отклонить все предложения и провести повторные торги.

Участвовать в тендере не так просто, как казалось на первый взгляд. Для успешного исхода следует , выполнить ряд обозначенных заказчиком условий и пересмотреть огромное количество информации.

В первую очередь заказчик должен получить полную информацию о том предприятии, которое участвует в тендере. Для этого он выставляет перечень необходимых документов, по которым и проводится сбор информации. Одним из главных условий успешного участия в является правильная подготовка документов, которые должны быть выполнены строго по всем нормам и правилам.

Качество бумаг для тендера регулируют несколько законодательных актов, среди которых Федеральные законы №44 и №223. В них прописаны условия подготовки документов в случае государственных торгов и закупок предприятиями, у которых есть государственный капитал. Для частных компаний такого регламента не существует, поэтому они могут выставлять свои требования к количеству и качеству необходимой документации.

Найти информацию о проведении тендеров довольно просто – она должна размещаться на общедоступных ресурсах (в СМИ, в интернете и т. д.). Начинать подготавливать бумаги стоит с написания и . Оформлять ее нужно в соответствии с требованиями конкурсной комиссии, которая и должна предоставить бланк.

Подавая заявку на участие в конкурсе, предприятие этим дает полное согласие на все условия и требования, которые предложены заказчиком.

Основными претендентами на участие в основном становятся те предприятия и организации, которые производят те или иные товары и услуги, а также официальные представители компаний или дилеры. Одним из очень важных требований — чтобы компания участник конкурса не была на пороге ликвидации.

Все документы, необходимые для участия в тендере, нужно успеть подготовить до указанного заказчиком срока. В этот период конкурсная принимает предложения от претендентов на участие. В случае, если фирма приняла решение отказаться от участия в тендере, ее представители могут отозвать свою заявку, но сделать это нужно до окончания приема документов.

Завершающий этап тендера включает в себя открытие конвертов с предложениями участников. Для них участие в этом процессе необязательно, но есть несколько факторов, которые склоняют все же присутствовать на вскрытии конвертов:

• претендент напрямую узнает о тех условиях, которые были предложены заказчику его конкурентами
• появляется возможность гибко реагировать на предлагаемые условия в плане ценовой политики или того спектра услуг, которые необходимо предложить для получения большего успеха
• часто заказчик проводит , целью которых становится снижение цены предложения, где должны участвовать представители компаний-претендентов

Исходя из этого, можно сделать вывод, что присутствие представителей предприятия желательно и даже необходимо.

Документы для участия в открытом конкурсе

В Федеральном законе №44 ст. 51 прописана процедура оформления заявок. Основным залогом успеха при подаче заявки на конкурс становится правильное оформление документов, которые должны соответствовать всем стандартам. Не менее важно следить за требованиями заказчиков, особенно если это негосударственные предприятия, а частные, так как их требования могут сильно отличаться.

Для ознакомления со всеми стоит внимательно ознакомиться с конкурсной документацией. В ней можно найти всю необходимую информацию о сроках проведения тендера и месторасположения конкурсной комиссии.

В заявке на участие в конкурсе должно быть приведено описание документов. Если в статье 51 вышеприведенного закона в списке нет данной бумаги, то заказчик не имеет права ее требовать.

Для получения заказчиком исчерпывающей информации о претенденте на тендер, необходимо представить такие документы:

1. Если претендентами являются юридические лица, в заявке нужно указывать название фирмы, адреса – фактический и юридический, фамилию, имя, отчество главного руководителя предприятия.
2. Если участниками конкурса выступают физические лица, то необходимо указывать паспортные данные, полное имя, адрес фактического проживания, номер контактного телефона.
3. Для ИП необходимо сделать выписку из ЕГРИП или же сделать копию и заверить ее у нотариуса.
4. Для физических лиц нужно представить бумаги, которые подтверждают личность гражданина.
5. Доверенность или другой документ, который может подтвердить полномочия представителя участника тендера.
6. Сертификаты, лицензии на деятельность и другие бумаги, которые подтверждают соответствие претендента установленным требованиям.
7. Учредительные бумаги (их копии).
8. Решение о подписании большой сделки.
9. Если в стране введен специальный национальный режим, то предприятие должно представить документы, которые подтверждают соответствие такому режиму.
10. Если заказчик указывает в списке требований отдельный вид организаций, то участникам нужно подготовить документы, которые подтвердят их принадлежность к этому типу предприятий.

Кроме того, претендент должен указывать такую информацию:

• , который предлагается заказчику, его предполагаемые объемы, страна-производитель
• если комиссия требует, то еще нужно сделать копии бумаг, которые подтверждают соответствие товаров всем нормам и стандартам Российской Федерации
• если цена на контракт по тендеру установлена участником на четверть ниже той, которая изначально предполагалась заказчиком, то участнику конкурса необходимо предоставить бумаги, которые подтвердят добросовестность его намерений, а именно уже исполненные по такой цене контракты
• тендерное обеспечение, а именно документ, который подтвердит перевод необходимой для выполнения всех условий суммы или же банковской гарантии на нее

Должна быть выполнена нумерация всех документов. Их нужно скрепить, прошить. На каждом необходимо проставить печать организации и подпись руководителя или другого лица, у которого есть на это полномочия. Такой шаг необходим для того, чтобы заверить достоверность всех предоставляемых документов.

Документы для участия в электронном аукционе

Для проведения аукциона такого типа прописаны в Федеральном законе №44, а именно статье 66. Основное отличие заключается в том, что весь документооборот происходит на электронных площадках для торговли. Именно поэтому стать претендентом на тендер могут только те предприятия, которые прошли аккредитацию. Процесс подачи заявки включает в себя два этапа:

1. В первой части заявки нужно указывать данные, которые зависят от типа закупок (товары или услуги нужны заказчику). Если в списке требований приведено условие насчет качества товаров или услуг, то нужно давать согласие на поставку именно таких продуктов, которые будут отвечать всем критериям.
2. Во второй части предоставляется вся необходимая информация о фирме-претенденте. Именно здесь участнику необходимо доказывать свое соответствие с требованиями заказчика (для этого приводятся соответствующие документы).

Одним из важнейших условий является то, что вся документация электронной подписью руководителя или другого представителя фирмы-участника, которому были предоставлены такие полномочия.

Особенности участия субъектов ИП в аукционах

Законодательство Российской Федерации предусматривает право заказчика на выбор преимущественных предприятий. Чаще всего преимущество предоставляется малому бизнесу. Но Федеральное законодательство предусматривает такие случаи:

• может оказываться тем организациям и учреждениям, которые являются частью уголовно-исполнительной системы
• если участники тендера – организации инвалидов
• некоммерческие организации, которые имеют социальную ориентацию

Но чаще всего преимущества предоставляются именно ИП, как самому распространенному виду малого бизнеса.

Для ИП не установлены специальные правила участия в тендерах. Требования к ним почти ничем не отличаются от требований к юридическим лицам. Главным отличием является то, что нужно делать из ЕГРИП, а не ЕГРЮЛ.

На самом деле прибыльным предприятие может стать только тогда, когда будет принимать участие в тендерных торгах. Такие аукционы могут стать полезными не только для больших предприятий, но и для индивидуальных предпринимателей, которым очень выгодно участвовать в тендерных закупках.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Оформление тендерной документации для госзаказов вызывает сложности даже у опытных поставщиков, начинающей же компании-участнику без помощи и консультации квалифицированных специалистов не обойтись. Между тем, правильно подготовленная документация является немаловажной составляющей успеха при участии в тендере. Даже самые выгодные предложения могут быть отклонены по формальным признакам - особенно это касается , проводимых в рамках № 44-ФЗ.

Перечень необходимых документов указан в Законе № 44-ФЗ для каждого типа закупок и, в частности, для самых распространенных: открытого конкурса (ст. 51) и электронного аукциона (ст. 66).

Список документов для участия в тендерах

При организации торгов заказчик составляет и предоставляет конкурсную документацию заинтересованным в участии лицам - в ней обязательно приведен перечень бумаг, который должен предоставить участник. Как правило, от потенциального поставщика требуется:

• заявка на участие с подтверждением согласия на условия конкурса. Обратите внимание на рекомендации, указанные в конкурсной документации: как правило, заказчик предлагает определенную форму составления заявки. Соблюдение формы не является обязательным, однако специалисты рекомендуют ее придерживаться;
• сведения о компании-поставщике: наименование, юридический и фактический адрес, контактные телефоны, паспортные данные и ИНН учредителей или физического лица;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (допускается заверенная копия), давностью не более полугода;
• доверенность (на имя сотрудника) на совершение действий от имени организации, либо документ, подтверждающий полномочия лица действовать без доверенности;
• подтверждение соответствия участника требованиям конкурсной документации и законодательства. В эту группу входит большой пакет бумаг, включающий всевозможные лицензии и допуски, сведения о квалификации. Обязательны также доказательства соответствия ч. 1 ст. 31 № 44-ФЗ (в отношении поставщика не начата процедура ликвидации, его деятельность не приостановлена, у компании отсутствуют долги по налогам, а также судимости у руководства за экономические преступления, компания не является офшорной и т.п.);
• копии учредительных документов потенциального исполнителя;
• бумаги, подтверждающие внесение обеспечения. Для открытых конкурсов возможно внесение денежных средств, либо предоставления . Для электронных аукционов - только внесение денег;
• если по условиям конкурса участнику предоставляются преимущества (индивидуальные предприниматели, предприятия уголовно-исполнительной системы, организации инвалидов, социально-ориентированные некоммерческие организации) - документы, подтверждающие право на получение этих преимуществ. Это правило актуально и для ситуаций, когда к торгам допущены отдельные виды организаций: необходимо предоставить доказательства того, что компания-участник относится к разрешенному типу;
• коммерческое предложение с данными о товаре, ценой и условиями поставок. Для электронных аукционов поставщик обязан дать согласие на поставку именно того товара, который предусмотрен конкурсной документацией, а решающее значение для победы имеет цена. Для открытых конкурсов в коммерческом предложении может быть указан товар с лучшими потребительскими свойствами, а победитель определяется комиссией по совокупности преимуществ в условиях поставок;
• при необходимости к заявке можно приложить чертежи и схемы, эскизы и фотографии.

Следует помнить, что для участия в электронных аукционах все перечисленные документы необходимо отправить онлайн, обязательно заверив электронной цифровой подписью. Для открытых конкурсов к заявлению также прилагается опись всех переданных бумаг, а сама заявка подается в запечатанном конверте.

Куда обратиться для оформления тендерной документации

Закон запрещает организатору конкурса или аукциона требовать от участников документы, не предусмотренные № 44-ФЗ. Однако на практике все гораздо сложнее: статьи содержат множество размытых неоднозначных формулировок - например, исполнитель в некоторых случаях должен предоставить «доказательства добросовестности». Заказчик оценивает их самостоятельно, а в результате, при малейших ошибках или не достаточной полноте предоставленной информации, компания-поставщик может столкнуться с отказом в участии, повышением суммы обеспечения. Чтобы этого не случилось, целесообразно обратиться к профессионалам, знакомым со всеми особенностями участия в торгах, «подводными камнями» этой сферы.

Компания «Тендер-Гарант» предоставляет консультации по всем вопросам, связанным с подготовкой тендерной документации, вне зависимости от особенностей конкурса и сферы деятельности поставщика.