Что нужно сделать чтобы отправить письмо. Как отправить важные документы по почте

Отправка письма почтой была когда-то самым обычным делом: уехавшие учиться студенты переписывались с родными, подруги парней, ушедших в армию, отправляли им ожидаемые письма, почтой пересылались документы и их копии, потому что не было такого способа связи, как электронные отправления. Но сегодня многие задаются вопросом, как отправить письмо по почте России. И мы попробуем в этом вас просветить.

К счастью, современная почта России не напоминает тех почтовых отделений, куда добираться приходилось на перекладных, а письма доставлялись через недели и месяцы.

Правила сегодняшних почтовых отправлений просты

1. Необходимо узнать точный адрес адресата (с указанием индекса).

2. Купить на почте конверт, и если вес в итоге не более двадцати грамм, то марок не нужно, если – более, а отправка предстоит не ближняя, докупаются и наклеиваются марки. Работники почты расскажут про детали подробнее.

3. Если вас интересует отправка заказного или ценного письма, следует покупать специальный конверт, взвешивать отправление, наклеивать требуемое число марок, возможно, заполнять опись, а придет такое письмо чуть позже, чем обычное. Таким письмом можно отправлять документы и то, что вам особенно дорого. Вес отправления не должен превышать ста граммов. Оплата данной услуги зависит от веса и дальности нахождения адресата.

4. Если письмо не «ценное» и не «заказное», его следует просто опустить в синий почтовый ящик с белой надписью «Почта России», а через несколько дней поинтересоваться, дошло оно или нет. Можно отправлять его с уведомлением о вручении.

В те времена, когда советская почта процветала, многочисленные коллекционеры успешно пополняли свои коллекции красивыми марками, аккуратно отклеенными с помощью пара с конвертов, собирали даже оттиски почтовых штемпелей и конверты!

Что указывать на конверте?

Сегодня писем меньше, а следовательно меньше возможностей и у коллекционеров. Заполнение адреса стало более шаблонным с появлением почтовых индексов. При заполнении конверта обычно указывают

• фамилию, имя отчество получателя
• названия улицы, номеров дома и квартиры
• название области, края
• город
• название страны (если речь идет о международной переписке)
• индекс

Заказное отправление

Для него заполняют бумаги и получают трек-номер для отслеживания. Такое отправление получают только с паспортом. На заказные отправления «навешиваются» дополнительные опции.

• Уведомление о вручении - это юридически значимое подтверждение того, что вы получили письмо. Его любят всякие государственные организации и частные компании. Какой-нибудь военкомат или суд пришлёт вам письмо с уведомлением о вручении.
• Опись вложения - это доказательство того, что в письме содержится именно
  то, что содержится. К примеру, отправляете вы претензию к договору. Составляете опись, и сотрудник почты штампует её - это означает, что он стал вашим свидетелем. Теперь получатель не соврёт, что получил поздравление с юбилеем.

• Объявленная ценность - это, по сути, страховка. Если почта потеряет посылку или повредит её, то вам вернётся стоимость объявленной ценности. Также часть стоимости вернут за нарушение сроков доставки. Чем выше объявленная ценность, тем дороже отправление.
• Наложенный платёж - это сумма, которую заплатит получатель посылки. Она вернётся к отправителю денежным переводом. С наложенными платежами часто работают старенькие интернет-магазины (нормальные принимают карточки на сайте или курьером отправляют). Наложенный платеж не может быть больше объявленной ценности.

Бандероль

Бандероль - это что-то среднее между письмом и посылкой, но только для печатной продукции. В бандеролях отправляют книги, газеты, журналы, пачки документов.
Стоит она дешевле, для неё не нужно заполнять бланки. Просто вкладываете книгу в пакет, пишете адрес и отдаёте оператору. Главное, чтобы весила ваша бандероль не больше двух килограммов (иначе только посылка).

Отправления 1 класса

Это любые регистрируемые письма, бандероли и посылки, которые стоят дороже, но доходят в два раза быстрее. Для отправлений 1 класса также не нужно заполнять бланков — достаточно написать адрес на конверте или пакете.

1. Купите конверты, марки и отправляйте документы сами, без почты.

2. Книги и журналы посылайте бандеролями.

3. Отправляйте посылки 1 классом, если хочется побыстрее и есть возможность заплатить лишние пару сотен.

4. Пользуйтесь новым сайтом Почты и мобильным приложением.

Эта статья о том, как самому отправить письмо по обычной почте (Почта России), максимально ускорив доставку письменной почтовой корреспонденции.

Итак, как быть уверенным, что письмо дойдет

При отправке бумажного письма в обычном почтовом конверте (в синий ящик Почты России) надо помнить, что в случае потери письма, ответственность за него почта нести не будет. Конечно, стоит отметить, что вероятность потери письма на автоматических сортировочных линиях близка к нулю. Но в случае неверного указания адреса или индекса адресата эта вероятность повышается. Чаще всего письма теряются вне зоны почтового ведомства, то есть в неисправных почтовых ящиках подъездов.
Для того, чтобы почтовое отправление гарантированно дошло Вашему получателю, существуют такие виды отправлений, как заказные и ценные письма. Стоимость отправки таких писем значительно выше. Но в этом случае каждому письму присваивается уникальный номер (РПО – Российское почтовое отправление), по которому можно отследить движение письма от отправителя до получателя по 14-значному коду на специальном сервисе Почты России. Это очень удобно и надежно.

Какие виды отправления бывают

Простым письмом называется почтовое отправление, принимаемое Почтой России к отправке без регистрации и без выдачи квитанции. В таких письмах обычно ведется частная переписка, отправляются фотографии, открытки, различного рода извещения и т.п. Обычное письмо должно весить не больше 20 г (вес 3-4 печатных листков А4 вместе с конвертом). Если письмо будет иметь больший вес, то его вернут отправителю. За каждые последующие 20 гр. веса, необходимо будет доплачивать. Если обратный адрес не будет указан, то письмо дойдет до адресата, но тот его получит только после доплаты.

Для отправки простых писем предусмотрены стандартные конверты формата С6 - 114 х 162 мм и формата евро - 110 х 220 мм. Толщина конверта - не более 5 мм. Согласно почтовым правилам, в конверте не должно быть денежных купюр, пластиковых карточек, ценных документов. Возможна пересылка нескольких фотографий.

Заказным письмом называется почтовое отправление, регистрируемое при отправке в отделениях Почты России с обязательной выдачей квитанции и присвоением уникального номера РПО. Так отправляются документы, требующие гарантированной доставки. Это бланки, квитанции, отчеты, счета.
Ценное письмо отличается от заказного тем, что отправляется с объявленной ценностью и с описью вложения в 2-х экземплярах. Одна копия вкладывается в конверт, а вторая остается на руках у отправителя. В описи вложения создается список отправляемых документов. Таким способом пересылаются дипломы, сертификаты, ценные бумаги и т.п.
Заказные и ценные письма вручается адресату с распиской о получении. Отправляются эти виды писем как в обычных конвертах, так и в больших под формат бумаги А5 и А4. Максимальный вес такой письменной корреспонденции должен быть не более 100 гр. В случае большего веса, почтовое отправление перейдет в класс бандеролей (заказных или с объявленной ценностью, соответственно).
Все регистрируемые почтовые отправления (заказные или ценные) могут пересылаться с уведомлением о вручении. В этом случае, после получения письма адресатом, Вы получите уведомление о том, что письмо было вручено. Уведомление о вручении также бывает простым или заказным.

Как ускорить доставку

Правило № 1 – обязательно указывайте почтовый индекс адресата. Все письма сортируются на автоматических линиях, где индекс считывается компьютером. При отсутствии индекса, письмо обрабатывается вручную, что занимает много времени.
Правило № 2 – простые письма желательно отправлять непосредственно в почтовом отделении, а не бросать в синий ящик на улице, где оно может пролежать до следующего дня.
Правило № 3 – отправлять письма лучше с главпочтамта (при наличии возможности), так как все отправления в любом случае сначала следуют на главный почтамт города, за исключением того, когда письмо идет внутри зоны обслуживания местного почтового отделения.
Правило № 4 – для ускорения доставки письма можно воспользоваться услугой отправления 1 класса. За счет специальной маркировки эти письма обслуживаются быстрее.
Правило № 5 – отправляйте письма через сервис Это избавит Вас от похода на почту, стояния в очередях и потери времени. Это особенно важно, учитывая, что тарифы на отправку практически такие же, как и на почте.

Как отслеживать отправления

При отправке регистрируемого письма (заказного или ценного) на руки выдается квитанция (в виде чека). В нем указан номер вида: 1626002201115 5 , где 162600 - индекс почтового отделения, 22 - служебный номер, 01115 - номер квитанции, 5 - контрольное число. На странице отслеживания отправлений на сайте Почты России нужно ввести весь код без пробела, т.е. в данном примере 16260022011155 .

Вопреки сложившемуся стереотипу, традиционная почта – это один из удобных способов взаимодействия с государственными инстанциями, например, судом или службой судебных приставов, а также ответчиками и другими участниками процесса. По почте можно отправлять претензии, дополнительные документы, исковые и иные заявления, исполнительные листы. Что важно знать?

Если необходимо соблюсти претензионный порядок, суд потребует подтвердить не только факт отправки претензии ответчику, но и факт получения им этих документов. Поэтому необходимо отправлять ценное письмо с описью и уведомлением о вручении . В описи должно быть описано, какие документы вы направляете и в каком количестве. Уведомление о вручении можно выбрать простое или заказное. Простое кинут в почтовый ящик, после того, как на нем будет поставлена отметка о вручении или не вручении, заказное же будет ждать вас на почте. Сохранить для суда обязательно нужно и чек, и опись.

Кстати, удобно пользоваться услугами Почты России и при регистрации ООО или ИП, чтобы не ходить в налоговую забирать документы о регистрации. Только подавая заявление, не забудьте указать, что получить пакет документов вы хотите именно по почте.

По статистике, документы о регистрации ООО или ИП идут из налоговой от 7 до 14 дней в крупные города и до 21 дня в отдаленные местности. Если эти сроки вас устраивают – просто дождитесь извещения с почты.

Отслеживать путешествие вашего письма можно на сайте почты России : или через официальное приложение , указав уникальный почтовый 14-значный идентификатор – специальный номер, который указан в квитанции.

К счастью, заказные и ценные письма теряются не так часто, но даже если это происходит – есть отлаженный алгоритм поиска.

Что если письмо не доставлено адресату?

Если прошло уже много времени, а письмо не доставлено адресату или не меняет свой статус на сайте почты России, тогда придется обратиться на почту с заявлением о розыске почтовых отправлений (форма 1, см. в конце текста). Сделать это можно в течение 6 месяцев со дня отправки письма. Для подачи заявления потребуется паспорт или доверенность, если за вас действует представитель.

И еще несколько важных моментов:

• бланк заявления заполняется разборчиво;
• к заявлению физических лицв обязательном порядке должна быть приложена квитанция или ее четкая ксерокопия;
• заявления с неполным адресом не принимаются;
• номер почтового отправления указывается в заявлении строго в соответствии с его штрих-кодовым идентификатором.

Ответственное лицо, принимающее заявление, проверяет правильность и полноту заполнения бланка заявления, сверяет данные с подлинной квитанцией и данные документа, удостоверяющего личность, о чем на бланке заявления проставляет отметки.

NB! Заявителю на руки выдается отрывной талон, подтверждающий, что заявление на розыск принято.

Заявление по розыску почтовых отправлений рассматриваются в срок до одного месяца с момента регистрации. Если рассмотрение заявления требует проведения специальной проверки или дополнительных материалов, сроки рассмотрения могут быть продлены, но не более, чем на один месяц с обязательным уведомлением о продлении сроков. Общий срок рассмотрения заявлений, то есть розыска почтовых отправлений, не должен превышать 2 месяца.

Важно! Если судом или законами установлены конкретные сроки, то лучше направить претензию ответчику заново отвезти лично или воспользоваться услугами курьерских служб, например, UPS или DHL, главное – не нарушить указанный срок.

Что если адресат отказался получать письмо?

В том случае, если ответчик отказался в получении претензии или во время вручения никого не было на месте, к исковому заявлению необходимо приложить квитанцию об отправлении, описи и уведомление о вручении с отметкой о неполучении письма адресатом. Далее на заседании, в исковом заявлении или заявлении о направлении запрашиваемых документов подробно описать ситуацию, указав на то, где были взяты данные об адресе ответчика и отметив, что иной информацией вы не обладаете. В большинстве случаев суд входит в положение и считает, что претензионный порядок соблюден.

Сервис ЮРБЮРО обязательно сообщит вам обо всех возможных способах подачи и получения документов, чтобы максимально упростить и автоматизировать все бюрократические процессы.

внутреннее почтовое отправление, почтовый перевод, телеграмма, пенсия

Причина заявления

Дата подачи ______________ регистрационный №_____________________ Вес__________

ОПС подачи
Фамилия и полный адрес отправителя

Фамилия и полный адрес адресата

Вид упаковки_________________________ __
Вложение

Подпись заявителя ________________________________ Дата

Квитанция (копия) прилагается

Подпись работника почтовой связи_____________________________________________

Оборотная сторона заявления

1. В соответствующих квадратах необходимо сделать отметку в виде х.

2. Заявление должно заполняться разборчивым почерком. Помарки и исправления не допускаются.

3. При неполном заполнении данного бланка розыск почтового отправления не производится.

4. К заявлению должна быть приложена квитанция (или ее четкая копия), выданная при приеме почтового отправления, а для юридических лиц и список ф. 103.

5. Заполнение бланка заявления должно полностью исключать необходимость наведения дополнительных справок при обработке и регистрации заявления.

6. Одного бланка достаточно для нескольких отправлений одной категории, поданных одновременно в одном и том же объекте почтовой связи, одним и тем же отправителем, в один и тот же адрес.