Справка сзв к. Образец заполнения форм сзв-к

Форма СЗВ-К 2017 - это сведения о трудовом стаже застрахованных лиц. Сдавать их надо по запросу ПФР. Бланк, образец и порядок заполнения отчета есть в статье.

Не удивляйтесь, когда получите из ПФР требование со списком сотрудников, на которых нужно сдать формы СЗВ-К. Это сведения о трудовом стаже до 2002 года. Работодатели должны были сдать эти формы еще до 1 июля 2004 г. Но это сделали не все. Поэтому периодически ПФР делает выборку сотрудников, у которых в лицевых счетах нет информации о старом стаже, и отправляет запросы их нынешнему работодателю.

Штрафа за несдачу СЗВ-К нет. Но лучше это сделать, ведь от вас зависит будущая пенсия сотрудников. Как заполнить СЗВ-К и другие формы персучета, которые сейчас ждет от компаний ПФР, читайте в статье.

СЗВ-К: что это такое

Форма СЗВ-К расшифровывается как сведения о трудовом стаже человека до 2002 года. Этот отчет входит в состав сведений персонифицированного учета. Бланк СЗВ-К утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 г. № 2н.

По сути, форма СЗВ-К - единственный источник данных о стаже работы или другой деятельности до 1 января 2002 года. Поэтому если у вашей организации запросили такие индивидуальные сведения, то представьте их в Пенсионный фонд РФ.

Кто и как сдает СЗВ-К в 2017 году

Индивидуальные сведения по форме СЗВ-К сдают все, кому пришел запрос из ПФР. Представьте отчет в территориальное управление Пенсионного фонда РФ по местонахождению организации (п. 31 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 г. № 2н).

СЗВ-К в любом случае нужно составлять как в электронном виде, так и на бумаге. Объясним, почему.

По закону сведения о трудовом стаже за периоды до 2002 года можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Если у вас:

• численность застрахованных лиц 25 и более человек, то сдавать отчетность нужно строго в электронном виде;
• меньше 25 человек, то сдать отчет можете как на бумаге, так и в электронном виде.

Однако на самом деле сотрудники фонда просят представить форму СЗВ-К в электронном виде в формате сформированных пачек индивидуальных сведений. То, что в организации числится меньше 25 человек, во внимание не принимают.

Электронные данные быстрее попадут в базу, а со стороны сотрудников фонда к вашей организации будет меньше вопросов. Поэтому независимо от численности сдайте форму СЗВ-К в электронном виде.

• Выдайте СЗВ-К сотрудникам
• Для сотрудника форму СЗВ-К надо распечатать, чтобы он поставил в ней свою личную подпись. Один экземпляр такой формы обязательно выдайте застрахованному, то есть тому же сотруднику. Второй оставьте у себя, сдавать его в Пенсионный фонд РФ не надо.

Если у компании нет таких данных сотрудника, направьте в ПФР письмо с причиной отказа.

Как заполнить СЗВ-К

СЗВ-К заполняйте на основании трудовой книжки и других документов, которые подтверждают страховой стаж сотрудника до 2002 года. Например, это трудовые договоры, справки с прошлых мест работы, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты, справки из администрации исправительно-трудового учреждения, военный билет, свидетельство о рождении ребенка и прочие. Смотрите .

В верхней части формы СЗВ-К (справа) вам нужно указать тип корректировки. Поставьте «Х» в поле:

• «Исходная», если сведения о стаже подаете на сотрудника впервые. Такую же отметку надо сделать, если сдаете исправленную форму СЗВ-К после того, как проверяющие вам вернули первичную из-за ошибок.
• «Корректирующая», если вы сами нашли ошибку в ранее сданной форме СЗВ-К, а теперь хотите уточнить или исправить эти сведения.
• «Отменяющая», если хотите полностью отменить ранее поданные сведения о застрахованном сотруднике.

Остановимся подробнее на разделе «Трудовая деятельность».

Место и период работы в форме СЗВ-К

В страховой стаж для назначения трудовой пенсии входят периоды:

• работы и (или) другой деятельности, в течение которой за сотрудника платили пенсионные взносы;
• жизни, которые засчитываются в страховой стаж по статье 11 Закона от 17 декабря 2001 № 173-ФЗ.

Все сведения вносите в отчет в хронологическом порядке. Приводите информацию только о периодах до 1 января 2002 года.

например, человек уволен с 20 декабря 1983 года, а принят в следующую организацию с 18 декабря 1983 года, то поступите следующим образом. Предыдущий период укажите по 20 декабря 1983 года включительно, а следующий период - со следующего дня, то есть с 21 декабря 1983 года.

Наименования организаций, где человек работал, служил указывайте в СЗВ-К так же, как написано в его трудовой книжке (военном билете).

Другие периоды, засчитываемые в страховой стаж

К периодам, которые засчитываются в страховой стаж, относится время:

• прохождения военной или другой службы, приравненной к военной в соответствии с Законом от 12 февраля 1993 № 4468-1. При этом время обучения в военных образовательных учреждениях профессионального образования тоже считается периодом прохождения военной службы (п. 2 ст. 35 Закона от 28 марта 1998 № 53-ФЗ);
• получения больничного пособия по временной нетрудоспособности;
• ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (но не более 4,5 лет в общей сложности);
• получения пособия по безработице;
• участия в оплачиваемых общественных работах;
• переезда (переселения) по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства
• другие периоды (ст. 10, 11 Федерального закона от 17 декабря 2001 № 173-ФЗ).

Профессия и должность

Графу «Профессия или должность» заполните в соответствии с документом, подтверждающим период деятельности. Например, на основании трудовой книжки. При этом если стаж работы не льготный, то есть человек не был занят на вредных работах, то достаточно вписать первую должность, на которую он был зачислен. Когда же в послужном списке гражданина были виды работ, дающие право на досрочную пенсию, придется отразить все переводы по должностям и структурам.

Общий трудовой стаж

Заполняя сведения по состоянию на 1 января 2002 года, для оценки пенсионных прав застрахованного лица (конвертации) учтите следующее.

Показатели «Общий трудовой стаж» и «Стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии» подсчитайте с учетом требований постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2н. При этом стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, необходимо показать в форме СЗВ-К в разрезе соответствующих условий труда:

• территориальных;
• особых;
• определяющих право на пенсию за выслугу лет.

В соответствующих графах укажите суммарный стаж в отработанных условиях (лет, месяцев, дней).

В какой срок сдать СЗВ-К о трудовом стаже

Отдельно для СЗВ-К не установлены ни сроки, когда сдавать форму, ни периоды. Поэтому составляйте отчет только по запросу территориального отделения Пенсионного фонда РФ.

Более точные сроки сдачи сведений о стаже по форме СЗВ-К устанавливает территориальное управление Пенсионного фонда и указывает в письменном запросе. Как правило, это четыре недели с той даты, когда вы фактически получили письменое обращение от ПФР. Но ревизоры могут установить и другие сроки. Их нужно соблюдать, иначе возможны неприятности. Об этом читайте в следующем разделе.

Какие действуют штрафы за СЗВ-К в 2017 году

ПФР предупреждает об ответственности за:

• непредставление отчета;
• искажение сведений по форме СЗВ-К.

Об этом сотрудники фонда пишут в обращениях. Такая ответственность действительно есть (ст. 25 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Только это не штраф и не пени, а возмещение материального ущерба Пенсионному фонду РФ. Компенсировать урон будут виновными лица.

Читайте также:

Материальный ущерб может возникнуть, если организация не сдаст или исказит сведения о стаже работника. В таком случае гражданину могут начислить завышенную пенсию. Это приведет к тому, что средства Пенсионного фонда РФ израсходуются зря. Если ревизоры обнаружат такой перерасход, они вправе потребовать от организации возместить ущерб через суд.

Однако в действительности такое вряд ли возможно. Ведь доказать связь между искажением данных и завышением размера пенсии крайне проблематично.

Шпаргалка по заполнению СЗВ-К

Реквизит	Правила заполнения	Обязательность заполнения
Отчество	Реквизиты указываются в именительном падеже	Фамилию и (или) имя заполнять обязательно
	Указывается буква "М" или "Ж", соответственно	Заполнять обязательно
Дата рождения	Указывается следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ. В случае если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения, например, 31 июня, то эта дата переносится в анкету застрахованного лица без изменений и в той же строке указывается слово "особое". В случае если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует месяц и/или день месяца рождения (например, "май 1940 года" или "1940 год"), то эта дата переносится в анкету застрахованного лица без изменений и в той же строке указывается слово "особое"	Заполнять обязательно
Место рождения город (село, деревня,..) район область (край, республика,...) страна	Все составляющие реквизита "Место рождения" указываются в именительном падеже. При указании данных о месте рождения следует строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты). Правила заполнения каждой составляющей приведены в примечаниях к правилам заполнения формы "Анкета застрахованного лица"	Допускается не заполнять в случае если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных о месте рождения застрахованного лица
Гражданство	Указывается страна, гражданином которой является застрахованное лицо. Наименование страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ)	Заполнять обязательно. Граждане Российской Федерации указывают "РОССИЯ", для граждан, не имеющих гражданства Российской Федерации, - "Лицо без гражданства"
Адрес постоянного места жительства. Адрес регистрации	Указывается полный почтовый адрес. Названия населенных пунктов, улиц и другие сведения заполняются на основании данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность. Правила заполнения каждой составляющей приведены в примечаниях к правилам заполнения формы "Анкета застрахованного лица"	Не заполнять в случае если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных об адресе регистрации застрахованного лица
Адрес места жительства фактический	Указывается только в случае отличия его от адреса регистрации, а также при отсутствии адреса регистрации
Телефоны	Указывается домашний и/или рабочий телефон(ы), по которому можно связаться с застрахованным лицом, в рабочем порядке	Допускается отсутствие данного реквизита
Документ, удостоверяющий личность. Вид документа	Указывается название документа, удостоверяющего личность, на основании которого заполнена "Анкета застрахованного лица", в соответствии со Справочником видов документов, удостоверяющих личность, приведенным в приложении 1 к настоящей Инструкции	Заполнять обязательно
Серия, номер	Указывается серия и номер документа, удостоверяющего личность	Заполнять обязательно. Для документов с типом "ПРОЧЕЕ" заполнять при наличии
Дата выдачи	Указывается дата выдачи документа, удостоверяющего личность застрахованного лица. Заполняется следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ	Заполнять обязательно
Кем выдан	При заполнении реквизита следует строго придерживаться названий районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты). Допускается использование всех общепринятых сокращений	Заполнять обязательно.
Дата заполнения	Указывается дата заполнения анкеты застрахованного лица следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ	Заполнять обязательно

Отдельные организации и ИП в 2017 году должны представить в ПФР сведения по форме СЗВ-К. Она содержит сведения о трудовом стаже работников за период до 2002 года. Форма СЗВ-К 2017 - что это и кто сдает в ПФР, образец и инструкция по заполнению - в этой статье.

СЗВ-К: что это и кто сдает в 2017 году

СЗВ-К - форма отчетности в Пенсионный фонд о трудовом стаже застрахованных лиц. Форма не новая - страхователи уже отчитывались по ней более 10 лет назад (2003-2004 гг.). Введена она была для сбора сведений о трудовом стаже до 2002 года.

В 2017 году форма СЗВ-К вновь стала вновь актуальной в связи с тем, что фонду необходимы сведения о стаже для расчета размера страховой части трудовой пенсии. Базой для такого расчета служит расчетный пенсионный капитал. Он отражает общую сумму взносов и других поступлений в фонд, внесенных за застрахованное лицо, и пенсионные права приобретенные до 1 января 2002 года.

В связи с пенсионными расчетами фонд стал направлять страхователям-работодателям требования о представлении формы СЗВ-К 2017. Поэтому если вы получили такой запрос, смотрите ниже образец заполнения формы СЗВ-К.

Обратите внимание, что форма СЗВ-К отличается от новых форм отчетности СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ:

• СЗВ-М - сведения о застрахованных лицах;
• СЗВ-СТАЖ - сведения о страховом стаже работников;
• СЗВ-К - сведения о трудовом стаже.

По форме СЗВ-К 2017 отчитываются о стаже сотрудников до 1 января 2002 года. Другие периоды в отчет не включают.

Возникает вопрос: кто обязан сдавать сведения СЗВ-К и каких именно сотрудников включать в данный отчет?

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо разобраться в отличиях между СЗВ-СТАЖ и СЗВ-К 2017. Главное отличие состоит в том, что первый отчет сдают абсолютно все работодатели (и компании и предприниматели) по всем сотрудникам, а второй отчет сдают отдельные страхователи со сведениями о сотрудниках по состоянию на 31.12.2001 г.

Форма СЗВ-К в 2017 году

Если ПФР запросил сведения о трудовом стаже, используйте форму СЗВ-К, утвержденную постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п. Это новый бланк.

Некоторые страхователи используют бланк из постановления Правления ПФР от 01.07.2016 № 473п. Но в январе этого года фонд внес изменения. Новая форма, а также инструкция по ее заполнению, утверждены постановлением № 2п. Напомним, первый бланк был введен постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 № 122п, а порядок - постановлением от 01.10.2003 № 139п. Эти документы утратили силу. Если вы сдадите отчет на старом бланке, фонд не примет его.

Как заполнить СЗВ-К

Порядок заполнения формы утвержден постановлением ПФР от 11.01.2017 № 2п.

Правила аналогичны правилам заполнения формы СЗВ-1. С той лишь разницей, что сведения о стаже в СЗВ-К вносятся в отношении периодов работы до 1 января 2002 года.

Заполнять форму надо на основании трудовой книжки и других документов, представленных работником для подтверждения трудового стажа. При этом первой записью о периодах трудовой или иной общественно полезной деятельности является запись о первом периоде, второй записью является запись о втором периоде и т. д.

В СЗВ-К включают следующую информацию :

• Ф.И.О сотрудника, его дату рождения, СНИЛС и место проживания по состоянию на 31.12.2001;
• Место работы (в хронологическом порядке), профессию и должность;
• Сведения об отпусках, включаемых в стаж;
• Сведения о трудовом стаже;
• Сведения о выслуге лет;
• Особенности работы, которые позволяют досрочно уйти на пенсию.

Сведения заполняют по каждому из сотрудников, по которым ПФР запросил информацию. Всех прочих работников в отчет не включают. При этом если работник трудится на основании договора подряда, но ПФР запросил по нему сведения, вы все равно обязаны будете их направить.

Что касается уволенных сотрудников, то лучше всего уточнить в вашем отделении ПФР, должны ли вы отчитываться по сотрудникам, которые у вас уже не работают.

Теперь расскажем, как заполнить СЗВ-К построчно.

Страховой номер. Укажите номер индивидуального лицевого счета, содержащийся в страховом свидетельстве работника.

Ф. И. О., дата рождения работника. Укажите фамилию, имя и отчество (при наличии) работника в именительном падеже.

Тип формы. Символом "X" отметьте тип:

• Исходная - если сдаете форму в первый раз за данный отчетный период. Если исходная форма была возвращена из-за содержащихся в ней ошибок, взамен нее представляется также исходная форма.
• Корректирующая - если хотите изменить ранее поданные сведения за этот отчетный период. Если в исходной форме были указаны сведения, не соответствующие действительности, то в корректирующей форме указываются сведения в полном объеме за весь отчетный период, а не только исправляемые.
• Отменяющая - если отменяете ранее поданные сведения. Заполните реквизиты от "Страховой номер" до "Категория плательщика страховых взносов" включительно и при необходимости - реквизиты договора ГПХ или авторского договора.
• Назначение пенсии - подается при выходе работника на пенсию.

Территориальные условия проживания на 31.12.2001. Заполняется в соответствии с одноименным классификатором параметров (приложение 1 к Инструкции заполнения СЗВ-К). Можно указать только значения пустое, РКС, МКС.

Для застрахованных лиц, проживавших в районах Крайнего Севера, местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, указывается размер районного коэффициента. Коэффициент указывается в виде числа с дробной частью через запятую после значения РКС или МКС. Например, указывается РКС 1,7.

Наименование организации. Поле надо обязательно заполнять для отдельных видов деятельности: "РАБОТА", "СЛУЖБА", "ДВСТО", "РАБЗАГР", "СЛПРИЗ", "РАБСВПК". Запишите название компании, где работник трудился или служил. Указывается в соответствии с документом, подтверждающим данный период деятельности.

Вид деятельности. Указывается в соответствии с классификатором (приложение 1 к инструкции по заполнению формы).

Начало и конец периода. Даты указываются следующим образом: ДД.ММ.ГГГГ. Даты колонок "Начало периода" и "Конец периода" должны находиться в пределах отчетного периода. В случае представления сведений по окончании договора гражданско-правового характера (либо этапа этого договора) или авторского договора дата "Начало периода" может быть более ранней, чем дата начала отчетного периода, но не ранее даты заключения договора. Порядковый номер присваивается только строкам, содержащим даты "Начало периода" и "Конец периода".

Территориальные условия (код). Заполняется, если организация имеет рабочие места, которые находятся в районе, входящем в перечень районов Крайнего Севера, местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, зоны отчуждения, зоны отселения, зоны проживания с правом на отселение, зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом.

Заполните поле в соответствии с классификатором параметров (приложение 1 к инструкции). Для застрахованных лиц, работающих в районах Крайнего Севера, местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в следующей строке, начиная с колонки "Территориальные условия (код)", указывается размер районного коэффициента. Строка, содержащая коэффициент, не нумеруется. Коэффициент указывается в виде числа с дробной частью. Например, 1,7.

Особые условия труда (код). Не заполнять данный реквизит, если особые условия труда не подтверждены документально, либо когда занятость работника в этих условиях не соответствует требованиям действующих нормативных правовых актов. Заполните только для особых условий труда.

Исчисляемый трудовой стаж: основание (код), дополнительные сведения. Заполните аналогично реквизитам формы СЗВ-1. При значениях ВОДОЛАЗ и СЕЗОН в реквизите Исчисляемый трудовой стаж. Основание заполняется с разбивкой по календарным годам. Фактически отработанное время указывается в годах, месяцах и днях; например 4 года 8 мес. 12 дн. или 11 мес. 3 дн.

Выслуга лет: основание (код), дополнительные сведения. Заполните в соответствии с классификатором для отдельных категорий работников. Сделайте разбивку по календарным годам, если нормативными правовыми документами определены условия, при выполнении которых указанный период включается в выслугу лет.

Профессия или должность. Указывается в соответствии с документом, подтверждающим данный период деятельности. Заполнять обязательно, если данные сведения содержатся в подтверждающем документе.

Сведения по состоянию на 1 января 2002 года для оценки пенсионных прав застрахованного лица (конвертации).

Общий трудовой стаж. Указывается общий трудовой стаж застрахованного лица, подсчитанный в соответствии с требованиями пункта 33 настоящей Инструкции/

Стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии. Заполнять обязательно в случае наличия данного вида стажа.

Территориальные условия, особые условия труда, выслуга лет. Заполните поля в соответствии с классификатором параметров из приложения 1 к инструкции заполнения формы. Укажитесуммарный стаж, отработанный в указанных условиях.

Образец заполнения формы СЗВ-К

Сроки сдачи СЗВ-К 2017

Законодательство не содержит никаких установленных сроков для сдачи СЗВ-К. Сроки устанавливает сам ПФР в направляемых работодателям письмах. Сроки сдачи сведений - от нескольких недель до месяца с момента получения уведомления.

Суммы штрафов за непредставление сведений в указанный срок тоже не определены. Однако безопаснее своевременно подготовить сведения и сдать территориальное отделение ПФР.

Если этого не сделать, ПФР может ошибиться в расчете пенсий. Тогда компании могут предъявить иск о взыскании убытков в связи с неверным исчислением и выплатой пенсии.

Материал подготовлен нашими коллегами из газеты "Учет. Налоги. Право".

Все нововведения в законодательстве приживаются со значительными трудностями. Схожая ситуация наблюдается и со сдачей такого документа, как форма СЗВ-К. О ней уже ходят легенды у кадровиков. Кто-то упоминает об огромных очередях и непреклонных инспекторах ПФ, иные же эти ужасы опровергают и заявляют, что отчитываться по предложенному порядку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Постараемся определиться, как же обстоят дела на самом деле, и зачем сейчас потребовалась документация СЗВ-К. Форма 2014 года призвана уточнить дополнительные данные о работников, который не отражён в архивах Пенсионного фонда Российской Федерации по ряду причин. Все страхователи могут оформить необходимые бланки в бесплатном веб-приложении «Контур.Отчет ПФ».

Введение

Потребовал от организаций всех форм собственности предоставить до 1 июля 2014 года такую документацию, как форма СЗВ-К. Необходимые уточнения касаются лишь работников, относительно которых у государственного регулятора нет сведений о трудовой деятельности до 1 января 2012 года. Соответствующие предписания стали приходить в компании с середины мая и вызвали значительные волнения у кадровиков. Рассмотрим причины, которые побудили требовать предоставления такого отчёта, как форма СЗВ-К, и еще ряда уточнений от работодателей.

Для чего ПФР необходимы сведения?

В соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях», который вступает в силу с января 2015 года, скорректирован порядок начисления гражданам выплат по потере кормильца, инвалидности или старости. Их размеры будут определяться с учётом множества характеристик, но ключевое значение в численном формировании отводится ИПК. Индивидуальный пенсионный коэффициент - это параметр, в котором при помощи относительных единиц (баллов) отображены пенсионные права, на которые может претендовать работник или застрахованное лицо. Его итоговое значение определяется по сложной формуле, которая учитывает продолжительность стажа, сумму уплаченных взносов и иные специфические характеристики. Кроме всего прочего, для уточнения и корректного отображения физического лица важно знать точную продолжительность периодов иной деятельности или работы, в течение которых удерживались вклады в Пенсионный фонд. После прояснения особенностей становится понятно, что есть форма СЗВ-К, что это такое, и какое у документа назначение. Однако важно уточнить, кому необходимо заниматься оформлением данных материалов, и на какую категорию граждан они распространяются.

Условия

В архиве Пенсионного фонда Российской Федерации были обнаружены данные о физических лицах, которые производили выплаты страховых взносов на регулярной основе, но не имели сведений об особенностях своего трудового стажа до 2002 года. Если эти работники числились в организациях на 31.12.2013, то компании получили извещения с требованием о предоставлении актуального отчёта с таким наименованием, как форма СЗВ-К. Если же сотрудник не работал до 2002 года вообще, то оформлять документацию на него не требуется, достаточно лишь сообщить эти данные в компетентную организацию. Тогда как при расторжении трудового договора между работодателем и штатной единицей после 31 декабря 2013 страхователь обязан отправить необходимую информацию в уполномоченный орган ПФР своего региона.

Методы подготовки отчёта

Если необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К, то в этом помогут специальные программы, которые рекомендуются для актуализации данных физического лица. В соответствии с требованиями Пенсионного фонда Российской Федерации, ими могут быть «Контур.Отчет ПФ» или «1С». Для предоставления сведений о трудовом стаже до конца декабря 2001 года необходимы документы работника, которые его подтверждают.

Состав отчёта

Заполнение формы СЗВ-К производится всеми работодателями на своих сотрудников, которые обладают страховыми свидетельствами и не были уволены на момент формирования отчётной документации. По требованиям ПФР, организации должны группировать необходимые для территориального органа материалы в пачки. На них налагаются следующие ограничения:

• Общий размер прилагаемых документов не должен превышать 200 единиц.
• Различные классы, на которые делится форма СЗВ-К, бланк со списком сотрудников и прочие сопроводительные материалы, должны формироваться в отдельные пачки.
• Бумаги, которые передаются в Пенсионный фонд, должны сопровождаться описью по утверждённой форме.
• Заполнение формы СЗВ-К завершается после её пронумеровывания и скрепления нитью, которая выводится сзади пачки и заклеивается бумажным листком с печатью организации и указанием количества страниц.

Кроме всего прочего, к пачке добавляется брошюра со списком застрахованных лиц и предоставлением сведений о них в произвольной форме. Эти бумаги заверяются подписью руководителя и печатью организации, что гарантирует корректность отображённой в них информации. В некоторых случаях документация может сопровождаться носителем информации, однако все файлы, которые будут на нем представлены, должны соответствовать «Правилам подготовки персонифицированного учёта», утверждённым территориальным органом ПФР. Отклонение от рекомендованных стандартов не допускается. Если же форма СЗВ-К, бланк с пояснениями составляются в нескольких экземплярах, то каждой такой пачке присваивается порядковый номер. Его указание производится на описи отчётов, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд Российской Федерации.

В дальнейшем эти сведения будут занесены на индивидуальные лицевые счета граждан и станут применяться для подсчёта трудового стажа и определения размеров пенсионных выплат по новой методике. Однако накопительная система взносов в Пенсионный фонд коснётся лишь людей, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2012 года. При этом права прочих лиц с достаточным количеством стажа не будут ущемлены, их взносы будут конвертированы согласно новым требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации. Ведь было бы, по меньшей мере, несправедливым сбрасывать со счетов период многолетней трудовой деятельности, когда работник день за днём подтверждал свои права на пенсию.

Основания

Главными доказательствами, которые подтверждают стаж работника, могут быть различные документы. Проще всего его отследить по трудовой книжке, однако если записи в ней не велись или существуют неточности, то используют трудовой договор, выписки из ведомостей на получение заработной платы и так далее. В том случае, когда деятельность работника осуществлялась в виде гражданско-правовых отношений (возмездное оказание услуг), подтверждением являются письменные соглашения между работодателем и сотрудником. Период ухода за детьми до определённого законодательством возраста также требует предоставления доказательств в виде свидетельства о рождении малыша. Однако этот стаж может засчитываться кому-то одному из родителей. Авторская деятельность подтверждается договорами, которые оформлены в письменном виде и не нарушают требований законодательства. Время получения пособия по безработице определяется соответствующей справкой из службы занятости Российской Федерации. Деятельность в сфере индивидуального предпринимательства также заносится в такую документацию, как форма СЗВ-К. ПФР требует руководствоваться при её заполнении «Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии». А также рекомендациями органов об уплате обязательных платежей.

Порядок заполнения

Чтобы подать корректные отчёты в Пенсионный фонд Российской Федерации, необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К. Это непростой процесс, который требует не только внимания, но и последовательности действий. Однако для её составления существуют инструкции которые призваны помочь в разрешении данной проблемы. Они содержат в себе конкретные рекомендации для каждого случая. Поэтому, если сравнить образец заполнения формы СЗВ-К, который предложен в типовом положении, с реальными примерами трудового стажа, то на их совместной основе можно подготовить корректную документацию, не вызывающую вопросов в ПФ.

Заполнение данного отчёта следует начинать с указания страхового номера работника и его персональных данных. Имя, фамилия, отчество и дата рождения указываются на основании удостоверения личности, гражданского или заграничного паспорта и иных устанавливающих документов. Номер пенсионного страхования определяется из соответствующего свидетельства. Также правила заполнения формы СЗВ-К предусматривают указание территориальных условий проживания работника в конкретный период времени. Однако вносится, если физическое лицо осуществляло трудовую деятельность в районах Крайнего Севера, местностях за Полярным кругом или на территориях, приравненных к ним. В случае если работник не проживал в указанных условиях, то раздел не заполняется.

Если документация (форма СЗВ-К), образец которой определяется индивидуально, заполняется впервые, то необходимо внести правку, что это исходный отчёт. Если же после сдачи данного материала в нем обнаружатся неточности, то составляется корректирующий лист, который подшивается ко всей пачке. В том случае, когда предоставленные данные в отчёте не соответствуют действительности, необходимо его полностью переделать, но уже указать значение «Отменяющий».

В графе «Наименование организации» отображают название и форму собственности компании или учреждения, где работник осуществляет трудовую деятельность на данный момент. Тогда как раздел «Периоды общественной, трудовой или иной деятельности» включает в себя всех работодателей до 31 декабря 2001 года. Код вида трудовых отношений указывается в графе с соответствующим названием, написание данных производится по рекомендациям «Инструкции по заполнению форм персонифицированного учёта». Если работник претендует на льготную пенсию в связи с особыми условиями (труд на высоте, подземная деятельность, вредное производство и так далее), то указывается шифр его профессии. Важно помнить, что такой образец заполнения формы СЗВ-К подаётся в ПФ отдельно от всей документации или в сшитой пачке с отчётами этого же типа. Дальнейшие пункты материалов для Пенсионного фонда заполняются идентично и уже не вызовут затруднений. Необходимо лишь руководствоваться рекомендациями соответствующих инструкций.

Образец составления

Рассмотрим вышеуказанный пример заполнения формы СЗВ-К на конкретных данных:

• Иванович - ФИО работника;
• 14 июля 1985 года - дата рождения;
• г. Москва, ул. Васильевская, 12, кв. 6 - место проживания по состоянию на момент составления отчёта;
• 009-480-671-93 - № страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• записи трудовой книжки содержат следующие данные:
  - с 3 марта 1999 по 20 декабря 2002 работал в ОАО «Пульс» инженером-технологом инструментальной оснастки;
  - с 21 декабря 2002 по настоящее время работает в ОАО «Пульс» инспектором по снабжению.
• подписи и печати ответственных лиц:
  - директор ОАО «Пульс» Аторов Дмитрий Васильевич;
  - ответственное лицо за составление формы СЗВ-К - менеджер по персоналу Васенькова Тая Митрофановна.

Распространённые проблемы

При заполнении документации для Пенсионного фонда нередко возникают вопросы о необходимости включения периода дневного обучения в общее количество стажа. Специалисты рекомендуют делать это лишь в том случае, когда приобретение образования проходило в сертифицированном заведении, его ординатуре, аспирантуре и так далее. При этом в графе «Наименование организации» отображается полное название университета или колледжа, прошедшего государственную аккредитацию и обладающего правом осуществления своей деятельности. Если работник обучался в военном учебном заведении, то этот период приравнивается к службе в Вооружённых Силах РФ. Однако если трудовая книжка не содержит данных об образовании, то сотрудник может подтвердить его получение справкой из соответствующего вуза.

Штрафные санкции

Какие последствия будут ожидать организацию, которая опоздает со сдачей такой документации, как форма СЗВ-К, что это будет значить на практике для работодателя? Пенсионный фонд предлагает следующую трактовку закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», который определят штраф в размере 10 процентов от всей суммы взносов, проведенных за отчётный срок времени. Однако важно знать, что выполнять взыскания этих средств может лишь суд. А он, в свою очередь, будет применять законы, которые более правомерны в данной ситуации. Если говорить конкретнее, то нормативно-правовой акт «Об обязательном пенсионном страховании в РФ». Он содержит в себе положения, которые предполагают выплату лишь 1000 рублей за нарушение определённого термина для передачи отчётности. Поэтому следовать трактовке законодательной базы от ПФ нерационально, в этом случае большинство правовых рычагов на стороне работодателя.

Несмотря на все сложности, которые могут возникнуть при составлении и передаче формы СЗВ-К в Пенсионный фонд, этот документ имеет очень важное значение, и пренебрегать его своевременной отправкой не стоит. Для автоматизации подготовки этого отчета существуют специальные программы, которые облегчают обработку анкетных данных сотрудников предприятия. Необходимо лишь убедиться, что эти приложения соответствуют актуальным требованиям оформления ПФ.

Пенсионный фонд еще в 2017 году утвердил новую форму отчетности о стаже сотрудников — СЗВ-К. Отчетность предоставляется не всеми страхователями, а только теми, кто получил индивидуальный запрос от представителей ПФР. Информация, которую следует включить в форму, касается стажа физических лиц за периоды до 31.12.2001 включительно.

Унифицированная форма документа СЗВ-К, инструкция по заполнению установлена Постановлением Правления ПФ РФ № 2п от 11.01.2017. Код по ОКУД не установлен.

Форма СЗВ-К в 2019 году

Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.

СЗВ-К: сроки сдачи 2019

Действующего регламента, который бы устанавливал сроки предоставления отчета, не существует. В запросе территориального отделения Фонда будет указан последний срок предоставления данных. Обычно на формирование и предоставление сведений дается один месяц. Но бывают срочные запросы, когда на сбор и отправку информации дается несколько дней.

Отчетность по форме следует предоставить на бумажном носителе, если в организации трудятся не более 24 человек. Если штат сотрудников — 25 и более человек, можно отчитаться только в электронном виде.

Образец заполнения формы СЗВ-К

Бланк документа состоит из четырех разделов:

1. Сведения о застрахованном лице. Включает: СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и место проживания. Эта информация заполняется на основании паспорта и страхового свидетельства. Для показателя «территориальные условия проживания» допустимо пустое значение при отсутствии подтверждающих документов.
2. Тип формы отчетности. Следует выбрать из предложенных типов и отметить галочкой. Исходная — при подаче сведений впервые, корректирующая — при изменении информации исходной СЗВ-К о трудовом стаже или других сведений о застрахованном лице, отменяющая — для отмены предоставленных ранее сведений.
3. Периоды деятельности. В раздел включается информация о периодах трудового стажа застрахованного лица до 31.12.2001 на основании трудовой книжки. Заполняем наименование организации, код вида деятельности (обязательно), чтобы определить его, используем приложение № 1 Постановления ПФР № 2п.
4. Сведения для оценки пенсионных прав застрахованного лица на 01.01.2002. Указывается общий стаж работника до 2002 года, в том числе стаж, который дает право претендовать на досрочное назначение пенсии. Заполняется в соответствии с п. 33 инструкции Постановления ПФР № 2п.

К подготовленному отчету прикладывается опись документов по форме АДВ-6-1. Иначе Пенсионный фонд не примет отчет.

Пример заполнения АДВ-6-1

Пример заполнения СЗВ-К

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений по форме СЗВ-К на сотрудников:

1. Сергеева Сергея Сергеевича.
2. Митина Дмитрия Дмитриевича.

Согласно записям трудовой книжки, имеется следующая информация.

Сергеев С.С. в настоящее время работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»

• трудовой договор заключен 21.08.2014;
• с 01.01.1971 по 31.12.1975 работал водителем в районной больнице города Сургута;
• с 01.01.1976 по 31.12.1977 был призван на военную службу в город Самара;
• с 01.01.1978 по 01.09.2001 работал механиком в районной больнице города Сургута.

Город Сургут приравнен к районам Крайнего Севера, устанавливаем территориальные условия в соответствии с Постановлением ПФР № 2п.

Митин Д.Д. работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «сторож».

• трудовой договор заключен 21.01.2017;
• с 01.01.1996 по 21.12.1997 работал санитаром в ожоговом отделении Оренбургской областной больницы;
• с 22.12.1997 по 31.12.1999 переведен на должность медбрата операционной части ожогового отделения Оренбургской областной больницы;
• с 01.01.2000 по 21.12.2001 переведен на должность врача-хирурга операционной части ожогового отделения Оренбургской областной больницы.

Работа по должностям «врачи, средний и младший персонал ожоговых отделений» признана работой с вредными условиями, поэтому устанавливаем код особых условий труда в соответствии с Постановлением ПФР № 2п.

Образец заполнения СЗВ-К

Как заполнить СЗВ-К, если нет стажа

Если от территориального отделения ПФР пришел запрос на уволенного сотрудника либо на работника, у которого отсутствуют записи в трудовой книжке за требуемый период, то сведения заполнять не нужно. В таком случае подготовьте письмо с отказом, в котором подробно опишите причину, почему нет возможности предоставить сведения. Рассмотрим ситуацию на примере.

Официальный запрос от ПФР на Пегову Ирину Юрьевну.

Пегова И.Ю. работала в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «гардеробщик» в период с 15.07.2013 по 22.06.2017. Уволена по собственному желанию приказом директора № 102 от 22.06.2017 по заявлению б/н от 07.06.2017.

Сроки хранения СЗВ-К и ответственность

Документы, содержащие индивидуальные сведения о стаже, должны храниться не менее 75 лет (ст. 22.1 125-ФЗ и ст. 905 Приказа Минкультуры № 558). Если отчетные формы подготовлены и сданы в электронной форме, можно организовать хранение документации в электронном формате. Порядок отразите в учетной политике, ознакомьте ответственных лиц под подпись.

В официальном запросе ТОПФР указываются не только последние сроки предоставления информации, но и ответственность, предусмотренная за непредоставление сведений или за указание ошибочных данных. Конкретных сумм штрафов и пени законодательством не установлено.

В то же время на основании предоставленных сведений формы СЗВ-К определяется размер пенсии. Если предоставить некорректные данные, которые приведут к назначению завышенной пенсии, ПФР вправе подать в суд на возмещение материального ущерба (ст. 25 173-ФЗ), поэтому важно предоставить достоверную информацию.

Форма СЗВ-СТАЖ - представляется из себя отчет о стаже, который нужно сдавать ежегодно в Пенсионный фонд (за 2018 год отчет нужно предоставить до 1 марта 2019 года).

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06 декабря 2018 № 507П «Об утверждении формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 №3П» .

Предлагаем вашему вниманию основную информацию по форме, которую специалисты ПФР дают на семинарах.

Существует несколько разновидностей форм, в которых подаются сведения персонифицированного учета. Названия и случаи, в которых их следует подавать, представлены в таблице:

Таблица «Виды форм персучета»

Название формы	Описание формы отчетности	Тип формы
СЗВ-СТАЖ	Ежегодная отчетность о стаже работников	Исходная Дополняющая Назначение пенсии
	При необходимости корректировки данных, учтенных на ИЛС застрахованных лиц за периоды, начиная с 1996 года	Корректирующая Отменяющая Особая
	Впервые предоставляемые сведения в целом по плательщику за отчетные периоды до 01.01.2017
	Сопровождающий документ, подается вместе с формами СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ	Исходная Корректирующая Отменяющая
	Ежемесячная отчетность о факте работы	Исходная Дополняющая Отменяющая

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа , в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Изменения в СЗВ-СТАЖ с 2019 года

Изменения по сравнению с отчетность за 2017 год в формах внесенные Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П минимальны.

В форме СЗВ-СТАЖ в разделе 3 в графе 14 к прежнему названию добавилось «сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» и исчезло дублирование информации по страхователю.

В графе 1 раздела 3 формы нумерация сквозная, в порядке возрастания, без пропусков и повторений .

Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. В случае если данные о периоде работы застрахованного лица содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по застрахованному лицу (в этом случае «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз).

Фамилия и (или) Имя обязательны для заполнения. Отчество может отсутствовать, но обязательно для указания если оно есть.

При необходимости отражения нескольких периодов работы по одному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой.

Период работы — даты должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2 формы.

Для форм с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов:

• «ДОГОВОР» — если оплата по договору произведена в отчетном периоде;
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если оплата за работу по договору отсутствует.

Территориальные условия (код), Особые условия труда (код), Исчисление страхового стажа, Условия для досрочного назначения трудовой пенсии - Заполняется в соответствии с .

Одновременное указание в графах 9 и 12 по одной строке таблицы раздела 3 кода «ВРНЕТРУД», «ДЕКРЕТ», «ДЛОТПУСК», «ВАХТА», или сочетание кодов «27-1» и «27-11» или «27-14», «27-2» в сочетании с позицией списка 23307000-17541 допускается.

Не допускается по одной строке одновременного указания значений в графе 8 таблицы раздела 3 и значений в графе 11 «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФ», "ОБЩЕСТВ", «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ».

Одновременное сочетание по строке кодов «РКС», «МКС» в графе 8 и кодов «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ», «ДОГОВОР» в графе 11 допускается.

Сведения об увольнении застрахованного лица заполняется символом «X» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма.

Раздел 4 и 5 - заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «назначение пенсии ».

Если страхователь в течение 2017 года представлял форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии » на работников, выходящих на пенсию, то на работающего, как и прекратившего трудовую деятельность пенсионера, потребуется сдать ещё обычную форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » по итогам 2017 года.

Раздел 5 заполняется после принятия федерального законодательства о профессиональных пенсионных системах.

Если указан тип сведений «Назначение пенсии» обязательно заполнение абзаца первого раздела 4. Допускается одновременное заполнение абзаца второго раздела 4 и раздела 5 формы

Форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая».

Как представить форму в ПФР

СЗВ-СТАЖ можно направить по ТКС либо представить на бумаге - лично, почтой или с представителем.

Страхователи, которые подают сведения на 25 человек и более , обязаны отчитываться только по ТКС. При этом считаются не только работники, но и лица, заключившее со страхователем гражданско-правовые договоры, выплаты по которым облагаются страховыми взносами.

Правила подачи по ТКС :

1. Документ подписывается усиленной КЭП.
2. Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.

Если форма подается на бумаге :

1. ИП ставят только подпись, организации - подпись и печать (при наличии).
2. К бумажной форме можно приложить сведения на магнитном носителе.
3. Если форма направляется почтой, то день сдачи - дата, указанная на почтовом штемпеле.

Санкции за непредставление

Если страхователь (организация или ИП) не представит форму СЗВ-СТАЖ в срок, либо в ней будут содержаться недостоверные сведения, на него будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо .

Если форма должна направляться по ТКС, но этот порядок нарушен (27-ФЗ), штраф составит 1000 рублей .

На должностных лиц накладывается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму . При подаче отчетности в электронном виде — формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Исправление ошибок СЗВ-СТАЖ

При необходимости , внести коррективы в отчетность представляются формы:

Уточнение сведений в форме СЗВ-СТАЖ	Форма / Тип формы
В форме СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу и сведения не учтены на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (ИЛС ЗЛ)	Форма СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая »
В форме СЗВ-СТАЖ выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу (например, в дате приема на работу) и сведения учтены на ИЛС ЗЛ	Форма с типом «КОРР »
Необходимо отменить сведения по застрахованному лицу, ранее представленные в форме СЗВ-СТАЖ	Форма с типом «ОТМН »
Необходимо представить сведения на застрахованное лицо, информация о котором отсутствовала в форме СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» (т.е. застрахованное лицо было «забыто»)	Форма с типом «ОСОБ »