Хранение информационных объектов различных видов на различных цифровых носителях. Документы организации: собираем и храним Организация хранения документов в учреждении

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела .

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

Я работаю в финансовом холдинге, в состав которого входит банк, страховая компания и другие юридические лица. Нам поставлена задача организовать централизованное хранение бумажных документов. Подскажите, пожалуйста, с чего следует начать работу по организации централизованного хранения документов холдинга, на что следует обратить внимание при определении очередности проведения работ.

Ответ

Вне зависимости от уровня автоматизации процессов любой компании вопрос организации хранения бумажных документов стоит довольно остро. Правильно организованное хранение документов позволяет решать руководству компании много сложных задач, в т. ч. задачи по организации быстрого поиска документов и информации, распределению доступа к документам, снижению рисков в случае утечки информации и др.

Прежде чем приступать к самому вопросу организации хранения, необходимо определить, какие документы и сколько должны храниться, сколько документов вы хотите разместить на хранение, сколько для этого необходимо оборудования и персонала и т.д.

Также прочитайте о архивном хранении дел более подробно.

1. Проведение работ по систематизации документов.

Необходимо провести работу по составлению номенклатуры дел каждого из юридических лиц финансовой организации.

Поскольку вы работаете в финансовой холдинговой компании, то при составлении номенклатуры дел вам следует руководствоваться новым «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, так как нормативно-методический документ, на основании которого определяются сроки хранения документов финансовых компаний, находится в разработке и до текущего момента не утвержден.

Работа по систематизации и описанию документного состава компаний финансового холдинга является обязательной предварительной работой, поскольку без понимания состава документов, правильного определения сроков хранения невозможно двигаться дальше. После проведения работы по составлению номенклатуры дел вы сможете определить примерные объемы хранимых документов, в т. ч. на перспективу (это важно для расчета площади хранилища, необходимого оборудования и количества персонала).

Поскольку работодатель вряд ли пожелает держать большой штат сотрудников, занятых исключительно систематизацией документов, рекомендую организовать работу по составлению номенклатуры дел следующим образом:

часть ключевых функций возложить на подразделение документационного обеспечения управления (например, методологию выполнения работ и организационные моменты), а непосредственно работу по составлению номенклатур дел в подразделениях и юридических лицах холдинга - на специально обученных специалистов подразделений.

Результатом проведенной работы по систематизации и описанию документов должны стать составленные и согласованные в соответствии с установленным локальными нормативными актами вашего холдинга порядком сводные номенклатуры дел каждого из юридических лиц холдинга.

Когда номенклатура дел юридических лиц холдинга составлена, можно проводить анализ состава документов, выделять документы, подлежащие архивному хранению (срок хранения 10 лет и более), оперативному хранению (срок хранения менее 10 лет).

Кроме того, централизованное хранение, как правило, не подразумевает того, что хранение будет организовано только в одной точке (некое большое хранилище), документы могут храниться в разных точках по нескольким городам. Когда говорят о централизации хранения, чаще всего понимают под этим закрепление функций по хранению за конкретным функциональным подразделением, которое будет устанавливать правила приема документов на хранение, контролировать процесс их размещения в местах хранения, выдачу и возврат, сроки хранения и процесс уничтожения. Такой функционал вполне может быть возложен на подразделение документационного обеспечения управления, если в его состав входит архивное подразделение.

1. Изучение законодательной и методической базы.

Одномоментно с работой по систематизации документов необходимо провести изучение требований законодательства и нормативно-методической базы в области организации хранения документов.

Если акционерное общество (юридическое лицо финансового холдинга) является кредитной организацией, то оно подпадает под действие нормативных документов Центрального Банка России, например Положения от 26.03.2007 № 302-П ЦБ РФ, в котором прямо указывается на организацию архивного хранения некоторых бухгалтерских документов:

«Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним».

Кроме того, рекомендую рассмотреть возможность организации хранения некоторых документов в электронном виде, т.к. есть соответствующее Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», и проведение такой работы в значительной мере снизит объемы хранимой на бумажном носителе документации.

Дополнительно следует внимательно изучить положения Федеральных законов «Об акционерных обществах» (от 26.12.1995 № 208-ФЗ), «О банках и банковской деятельности» (от 02.12.1990 № 395-1), «Об инвестиционных фондах» (от 29.11.2011 № 156-ФЗ), а также Гражданского Кодекса РФ.

1. Изучение уровня автоматизации работы с документами.

При выработке решений также стоит учитывать уровень автоматизации работы с каждой группой документов, т.к. в случае принятия решения о перемещении значительных объемов документов к месту хранения необходимо максимально исключить риски, связанные с невозможностью предоставления информации по запросам проверяющим и контролирующим организациям, а также клиентам в связи с недоступностью документов, что может впоследствии обернуться негативной информацией о деятельности компаний холдинга либо предписаниями и штрафами.

Автоматизация учета документов при организации хранения положительно скажется не только на частоте обращений к оригиналам документов, но в дальнейшем также минимизирует риск утраты подлинников документов, находящихся на хранении.

Отсутствие автоматизации учета документов может сказаться на принятии решения об организации хранения документов в точках их создания.

1. Правовое обеспечение проекта по организации хранения документов холдинга.

В случае если было принято решение об организации хранения документов в едином хранилище, следует не только заранее определить площади, на которых будут размещаться документы каждого из юридических лиц, но и:

• позаботиться о том, чтобы был разграничен доступ к документам разных юридических лиц;
• заключить договоры аренды/субаренды площадей;
• заключить договоры оказания услуг (если это возможно);
• решить кадровые вопросы (сформировать структуру подразделения (или подразделений), обеспечивающего хранение документов, чтобы к документам юридических лиц имели доступ только сотрудники, в них работающие либо оказывающие на договорной основе услуги по хранению документов) и т.д.

Такие действия необходимо предпринять для выполнения требований законодательной базы, исключения претензий со стороны проверяющих и контролирующих организаций, а также минимизации рисков по утере документов и утечке информации.

Для решения указанных выше вопросов в проекте обязательно должны принимать участие специалисты правового подразделения и подразделения по управлению персоналом.

1. Очередность проведения работ по организации хранения документов.

Предлагаю следующую очередность проведения работ по организации централизованного хранения документов холдинга.

1. Предварительное обследование.

1. Составление номенклатуры дел, определение состава документов, сроков их хранения и объемов.
2. Изучение законодательной и нормативно-методической базы.
3. Изучение степени автоматизации работы с разными группами документов.
4. Изучение возможных вариантов организации хранения документов (создание архива в каждом юридическом лице или централизованного, привлечение сервисных компаний, организация хранения части документов силами подразделений и проч.).
5. Разработка типовых форм договоров аренды / оказания услуг (при необходимости).

1. Принятие решения. Создание рабочей группы или комиссии и коллегиальное определение места хранения каждой группы документов каждого юридического лица холдинга с учетом действующей законодательной базы, требований по внутренней безопасности и действующих бизнес-процессов. Расчет необходимых площадей, определение требований к оборудованию и его количества, количества персонала.
2. Работы по организации хранения:

1. Выбор помещений для организации мест хранения.
2. Оформление необходимых договоров и прочих документов для начала работ по организации хранения документов.
3. Оборудование мест хранения (противопожарное оборудование (сигнализация и система пожаротушения), специализированное оборудование (стеллажи), климатическое оборудование, охранное оборудование, оборудование рабочих мест персонала и др.).
4. Подбор и обучение персонала.
5. Разработка и внедрение нормативных актов, регламентирующих порядок организации хранения, выдачи и уничтожения документов.
6. Составление графика и организация перемещения документов в места хранения.

1. Проведение контрольных мероприятий по организации хранения документов.

Некоторые из указанных этапов можно менять местами, также возможно добавление иных этапов в зависимости от поставленных задач, уровня зрелости процессов, уровня автоматизации работы с документами, требований по информационной безопасности внутри холдинга.

СЛОВАРЬ

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел // Росархив, ВНИИДАД. - М., 2008.

1. Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
2. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде)
• наименование структурного подразделения (в полном виде)
• номер дела (в соответствии с номенклатурой)
• заголовок дела
• срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
• изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения	Наименование
	данные лиц, не принятых на работу
	учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
	записи о трудовой дисциплине
	акты, предписания, отчеты по технике безопасности
	выписки по улучшению условий и охраны труда
	документы по технике безопасности и ее соблюдению
50 лет (до востребования владельцем)	личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
Постоянно	коллективные договоры
	личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации

Постоянный срок хранения
Приказы по основной деятельности
Длительное хранение
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Трудовые договора, соглашения к ним
		до замены новыми
Перечни профессий		до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. , предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Краснодарский государственный университет культуры и искусств»

кафедра «Документоведения и информационной культуры»

курсовая работа

тема: Хранение документов

Выполнила студентка 2 курса

ОЗО, ДОК-08

Стрюкова Н.В.

факультет: «Информационно-

библиотечный»

специальность: «Документоведение»

Проверил:

Зиновьева Нона Борисовна

Краснодар 2010

Введение

1 Оперативное хранение документов

1.1 Систематизация документов

1.2 Общие принципы формирования дел

1.2.1 Группировка документов в дела

1.2.2 Последовательность расположения документов в деле

1.2.3 Распорядительные документы и приложение к ним

1.2.4 Планы и отчеты

1.2.5 Документы социального характера

1.2.6 Составление заголовков дел

1.3 Номенклатура дел организации

1.3.1 Цели создания

1.3.2 Типовые и примерные номенклатуры дел

1.3.3 Оформление и ведение номенклатуры дел

1.3.4 Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

2 Оценка значимости документов и сроков их хранения

2.1 Значение и ценность документов

2.2 Критерии оценки информационного содержания документов

2.3 Критерии оценки информационного содержания документов

2.4 Типовые и ведомственные перечни документов и их значение

2.5 Перечень типовых документов и его структура

3 Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение

3.1 Описи дел

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета

3.3 Оформление дел

3.3.1 Оформление дел для оперативного хранения

3.3.2 Дополнительная подготовка дел для длительного хранения

3.3.3 Внутренние описи

3.3.4 Нумерация листов в деле

3.3.5 Заверительная запись

3.3.6 Оформление обложки дела

4 Архивное хранение документов

4.1 Развитие архивного дела в России

4.2 Обеспечение сохранности документов

4.2.1 Электронные документы в архивах

4.2.2 Размещение документов в хранилищах

4.2.3 Проверка наличия и состояния документов

4.3 Формы использования документов из архивного фонда организации

4.3.1 Архивные справки

4.3.2 Архивные выписки и копии

4.3.3 Порядок выдачи архивных справок и других документов

4.3.4 Выдача из хранилищ архивных дел на руки

4.3.5 Другие виды использования архивных фондов организаций

В ведение

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов.

Для четкой организации документационного обеспечения управления, документы организации -- как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой -- что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Хранение перечисленных документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы документационного обеспечения управления, где постоянно поддерживается необходимый температурно - влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала соответствующего подразделения службы ДОУ. Доступ к местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п. Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени -- сдаваться дежурному под роспись.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации: документы текущего управления; документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд; собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Цель курсовой работы показать многогранность работы с документами, начиная с движения документов в текущей деятельности организации и заканчивая хранением документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

В связи с поставленной целью в курсовой работе решены следующие конкретные задачи:

ь оперативное хранение документов;

ь оценка значимости документов и сроков их значения;

ь оформление документов и дел к уничтожению и на длительное хранение;

ь архивное хранение документов.

Объектом исследования является - архив ФГОУ СПО «Брюховецкий аграрный колледж».

Основными источниками информации и структурой при написании курсовой работы явились: Практическое пособие - Документационное обеспечение документов, учебное пособие - современное делопроизводство, документационное обеспечение управления, учебники по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатура дел.

1 Оперативное хранение документов

1.1 Систематизация документов

Подавляющее большинство документов, как приходящих в организацию извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняется на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и для своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признака добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

1.2 Общие принципы формирования дела

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

ь распределение исполненных документов по делам;

ь расположение документов внутри дела;

ь оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

1.2.1 Группировка документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Информационные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

1.2.2 Последовательность расположения документов в деле

Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, пошивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их месторасположении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документов, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.

1.2.3 Распорядительные документы и приложения к ним

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами как их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

1.2.4 Планы и отчеты

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например, «Отчет за 2007 г.», составленный в 2008 г., должен включаться в дела 2007 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2002 г. будут прилагаться формы статистической отчетности по основной деятельности данной организации.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и др. - группируются как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года

1.2.5 Документы социального характера

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации, в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

1.2.6 Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

ь название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

ь корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

ь вопрос или краткое содержание документов дела;

ь название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ь даты (период), к которым относятся документы дела;

ь указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

Журнал учета выдачи дипломов

Протоколы собраний акционеров предприятия

Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)

Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел содержащих приложения к какому-либо документу:

Документы к протоколам научно-технической комиссии

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формируются с использованием термина «дело»:

Личные дела административно-управленческого персонала

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

Протоколы заседания Совета учредителей

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

Переписка с Росархивом

Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

Переписка по научно-организационным вопросам

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2008 г.

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:

Сводный баланс доходов и расходов за I--II кв. 2008 г.

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.

1.3 Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

1.3.1 Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

ь закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

ь закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

ь служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

ь является единственным средством учета переходящих дел, т. е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

ь становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

1.3.2 Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечении их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

1.3.3 Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работников ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Образец номенклатуры дел

В качестве первой графы номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб -01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

ь организационно-распорядительная документация;

ь плановая документация;

ь отчетная документация;

ь документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

ь документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

ь документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой граве номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

отметки о заведении дел - «заведено»;

о переходящих делах - «переходящее с 2001 г.» или «переходящее на 2003 г.»;

о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от __________ №»;

о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;

о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2002» и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

1.3.4 Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобтает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Пречня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

ь дела со сроками хранения до 10 лет;

ь дела со сроками хранения свыше 10 лет;

ь дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, принимает документы данной организации на хранение.

2 . Оценка значимости документов и сроков их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

2.1 Значение и ценность документов

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускника учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или по архивной терминологии, постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

2.2 Экспертные комиссии организаций

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота - центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службы РФ (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

ь сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

ь сотрудника, ответственного за архив;

ь специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

ь специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

ь пересоставляемая номенклатура дел;

ь описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

ь акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел от вида носителя;

ь комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

ь предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ

2.3 Критерии оценки информационного содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождение, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, пронзая новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложена проблемы и др.

2.4 Типовые и ведомственные перечни документов и их значение

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархив разработал также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценки информационной ценности и определения сроков хранения различных функциональных групп документов:

ь изобретений и открытий;

ь документов с повторяющейся информацией;

ь научно-технической документации;

ь производственны автоматизированных систем управления;

ь редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой РФ этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ Архивной службы РФ министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли; все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе РФ. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.).

2.5 Перечень типовых документов и его структура

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

ь организация системы управления;

ь планирование деятельности;

ь финансирование деятельности;

ь учет и отчетность;

ь экономические, научные, культурные связи;

ь информационное обслуживание;

ь трудовые отношения;

ь кадровое обеспечение;

ь материально-техническое обеспечение деятельности;

ь административно -хозяйственные вопросы;

ь социально-бытовые вопросы;

ь деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «a)» до «п)»:

а) ценных бумаг - постоянно;

б) договоров, контрактов, соглашений - 5 л. ЭПК;

в) основных средств - 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др.

3 Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение

3.1 Описи дел

Для учета дела длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел - и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи.

Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по установленной Архивной службой РФ форме. Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено проставление в графе «Срок хранения» ссылок на статьи перечня, так как они уже были в номенклатурах дел. Но в настоящее время, когда номенклатуры дел в организации может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев не ухудшит качества описи.

Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. В случае если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систематизации, они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой РФ систематизацией. Так, заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

ь приказы (распоряжения) по личному составу;

ь списки личного состава;

ь карточки по учету личного состава;

ь личные дела уволившихся сотрудников;

ь лицевые счета сотрудников;

ь невостребованные трудовые книжки;

ь акты о несчастных случаях.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписываются составителями. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государственный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно-проверочной кош архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до утверждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отдавая дань архивным традициям, в грифе согласования с архивным органом используют устаревший термин «одобрено».

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

ь о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ь об аннулировании машиночитаемого документа;

ь о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

ь о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и но личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

3.3 Оформление дел

3.3.1 Оформление дел для оперативного хранения

Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение можно в свою очередь, разделить на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в тчение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик -шкаф или сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику. Но законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемым для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в кнце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дырокол через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано Архивной службой РФ в Основных правилах работы ведомственных архивов и действует без изменений с 1988 г.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

ь название организации;

ь название структурного подразделения, где сформировалось дело;

ь индекс дела;

ь количество листов в деле;

ь даты первого и последнего документов;

ь срок хранения дела;

ь шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

3.3.2 Дополнительная подготовка дел для длительного хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного - свыше 10 лет - хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дела временного - до 10 лет включительно - срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Подобные документы

Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009


Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012


Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

курсовая работа , добавлен 02.03.2014


Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.

дипломная работа , добавлен 13.03.2019


Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.

дипломная работа , добавлен 10.05.2015


Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.

контрольная работа , добавлен 07.08.2010


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Понятие архивов, их основные задачи и функции. Анализ комплектования архива и требования к оформлению принимаемых дел. Методы совершенствования составления и оформления описей. Организация документов в пределах архивного фонда, схемы их систематизации.

дипломная работа , добавлен 11.03.2011


Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.