Общие нормы и правила оформления документов. Основные виды управленческих документов Начальник отдела по связямс общественностью
Документирование управленческой деятельности охватывает все вопросы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в общеобразовательной школе.
Среди всех видов документации главную роль в управлении играют организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:
Организационно-правовые;
Распорядительные;
Информационно-справочные.
Документы управленческой деятельности должны составляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Организационная деятельность учреждений, предприятий, организаций фиксируется в организационно-правовых документах. Они являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру. Штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности. Должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов, а именно: наименование организации(также указывается наименование подразделения. Если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Датой организационных документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
положение (о чем?) об отделе кадров;
структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
должностная инструкция (кого?) референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста.
Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76.
К наиболее распространенному виду распорядительных документов, издаваемых в общеобразовательной школе, относится приказ.
Можно выделить следующие стадии подготовки приказа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание..
Текст приказа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Подготовив текст приказа, приступают к его оформлению. Приказ оформляется на общем бланке, формат А4 или А5. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование организации, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок к тексту, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Итак, в распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.
Большинство документов, создаваемых в общеобразовательных школах, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно-справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.
Информационно-справочные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Часть из информационно-справочных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.
Таким образом, информационно-справочные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
В оформлении управленческих документов в МБОУ ООШ д. Ишимово имеются в наличии все реквизиты представленные в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Также были взяты во внимание Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 №477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009. (заголовок, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, отметки на документах и т.д.). Реквизит "адресат" состоит из следующих частей:
Наименование учреждения.
Указание должности получателя.
Инициалы и фамилия, кстати, инициалы пишут после фамилии, что не соответствует требованиям нормативно-методических документов.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки, расстояние между ними одинарный межстрочных интервал. Длина максимальной строки не превышает 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Эти нормы в данном учреждении учитываются не всегда и частично.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. В данном учреждении гриф согласования оформляется верно. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. В данном учреждении виза согласования оформляется верно.
Все этапы удостоверения документов соблюдаются. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Гербовую печать ставят в: договорах, трудовых книжках, аттестатах.
В МБОУ ООШ д. Ишимово наиболее чаще используются технический способ документирования. Но не забывается и рукописный способ. Протоколы оформляются исключительно от руки. Также используется фотографический способ и видеодокументирование. Документы изготавливает сам директор, или его заместитель по воспитательной работе. В организации имеются компьютеры. В основном используют программу Microsoft Word для создания бланка документов и оформления документов. Базу данных не используют.
Рассмотрим приказ по школе (см. Приложение 3). Замечания в оформлении приказа таковы: наименование вида документа, то есть "П Р И К А З" пишется через разрядку. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" пишется в констатирующей части последним и заглавными буквами. Инициалы пишутся перед фамилией. Исправленный вариант смотри в приложении.
В приложении указаны также титульные листы Положения о формах проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников 9 класса, Устава школы.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Среди управленческих документов выдедяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым из них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д. Далее мы расскажем только об основных из документов, с которыми так или иначе сталкивается любой работник предприятия или учреждения. Из подгруппы организационных остановимся только на должностной инструкции, из подгруппы распорядительных документов - главным образом на приказе, а из подгрупп информационно-справочных и по персоналу предприятия – на всех, указанных выше.
Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтныхситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.
Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятиях. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия. Приведем возможную форму должностной инструкции (рис. 8).
Приказ. Самый распространенный вид распорядительного документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий» направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.
Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначение, Об утверждении..
Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части констатирующую и распорядительную. Первая из них является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
В состав реквизитов приказа входит: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании. Образец приказа приведен на рис 9.
Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем. Образец распоряжения приводится на рис. 10.
Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полны протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме. СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и долями содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.
В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.
Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).
Образцы протоколов приведены на рис. 11 и 12.
Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.
Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии. Пример акта приведен на рис. 13.
Докладная записка. Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.
Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем. Образец внутренней докладной записки приведен на рис. 14.
Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.
Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:
место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);
– конкретная работа по определенной специальности или должности;
– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);
– условия оплаты труда;
– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.
Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.
Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.
реферат , добавлен 18.05.2011
Системы документации в организациях. Классификация распорядительных документов. Этапы подготовки, процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального или единоличного принятия решений. Правила оформления распорядительных документов.
контрольная работа , добавлен 09.01.2009
Правила оформления реквизитов текста. Правила написания порядковых числительных в документах. Правила подготовки организационно-распорядительных документов. Формулировка записи в трудовой книжке. Основные документы, включаемые в состав личного дела.
контрольная работа , добавлен 04.03.2012
Процедура составления распорядительных документов. Порядок оформления постановлений, приказов, решений, распоряжений. Регистрация и контроль за исполнением документов. Текущее хранение документов. Особенности и отличия стандарта - ГОСТ Р 6.30-2003.
контрольная работа , добавлен 29.06.2010
Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.
курсовая работа , добавлен 06.12.2010
Организация рабочего места секретаря. Особенности составления письма по вопросам страхования. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению. Правила оформления реквизитов. Информационно-справочные и распорядительные документы.
контрольная работа , добавлен 07.02.2010
Правила заполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке. Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов. Оформление информационно-справочных документов.
контрольная работа , добавлен 07.06.2010
Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.
дипломная работа , добавлен 05.03.2011