Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии. Распоряжение

Хочется понять, в каких случаях издается приказ, в каких - распоряжение, и чем отличается стандарт от инструкции. Где можно взять точные определения таких понятий? У нас при оформлении документов почти все названия документов взаимозаменяемы, а хочется, чтобы сотрудники понимали, что и в каких случаях необходимо писать.

Ответ

Приказ и распоряжение - это распорядительные документы, издаваемые руководителем органа власти или организации (далее - организации), действующим единолично в рамках предоставленной ему компетенции. С помощью этих документов осуществляется регулирование деятельности организации. Определения этих видов документов даются в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) (М.,1974 г.) и в Кратком словаре видов и разновидностей документов (М.: ВНИИДАД, 1974), но оба документа в настоящее время практически не доступны для широкого круга специалистов. В частности, в ЕГСД даются следующие определения этих видов документов (с. 76-77):

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга организаций, должностных лиц и граждан.

Читайте о распорядительных документах еще больше по ссылке.

Из этих определений следует, что приказ и распоряжение как виды документов различаются двумя признаками:

• характер вопросов, по которым издается документ (приказ - для разрешения основных и оперативных задач, распоряжение - разрешения оперативных вопросов);
• статусом руководителей, издающих документ (приказ издается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции на основе единоначалия, распоряжение - руководителем коллегиального органа, но имеющим право действовать единолично в рамках данных ему полномочий).

Со времени издания ЕГСД прошло почти сорок лет, за это время произошли серьезные изменения в системе управления, появились организации новых организационно-правовых форм, соответственно изменились отношения между видами распорядительных документов, в результате чего на практике мы можем столкнуться с самыми разными ситуациями.

В частности, наиболее типичной является ситуация, при которой руководитель одной организации (как государственной, так и негосударственной) издает приказы и распоряжения, а руководитель другой организации, имеющей такую же организационно-правовую форму, издает только приказы или только распоряжения.

Дело в том, что в законодательстве нет общих норм, определяющих, какие виды распорядительных документов издают руководители организаций той или иной организационно-правовой формы. Можно привести совсем немного примеров, когда федеральным законом устанавливается норма в отношении того, какой распорядительный документ издает руководитель организации. Приведем один пример: ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ определяет:

«Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания , обязательные для исполнения всеми работниками общества».

В данном случае закон четко определяет состав распорядительных документов акционерного общества, а именно: приказы и указания.

Поскольку организации действуют на основании уставов, которые разрабатываются на основании действующего законодательства, работники организаций должны руководствоваться именно уставом. В уставе организации может быть сказано, что руководитель организации в целях осуществления исполнительно-распорядительной деятельности издает приказы. В этом случае руководитель должен издавать только приказы, издавать распоряжения он не имеет права, но он вправе предоставить такую возможность своим заместителям, наделив их полномочиями издавать распоряжения по вопросам оперативного характера и в рамках их компетенции, то есть по тем направлениям, которое каждый из них курирует.

В уставе организации может говориться о том, что руководитель организации издает приказы и распоряжения, но устав организации, как правило, не определяет, по каким вопросам издаются приказы, по каким - распоряжения; значит, это нужно сделать другим документом. Например, руководитель может издать приказ и определить в нем, какие вопросы деятельности организации регулируются приказами, а какие - распоряжениями. Сфера действия приказов и распоряжений может быть определена в инструкции по ДОУ (делопроизводству) или определена в ином нормативном документе. Но разграничить сферы действия этих документов нужно обязательно, потому что иначе исполнителям в подразделениях будет непонятно, по каким вопросам готовить проект приказа, а по каким - проект распоряжения. Приведу в качестве примера Регламент Правительства Москвы (утв. постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП), который (п. 6.1 и 6.5) устанавливает, что:

«в целях осуществления исполнительно-распорядительной, контрольной и координирующей деятельности функциональные, отраслевые и территориальные органы исполнительной власти города Москвы, подведомственные Правительству Москвы, в пределах своей компетенции издают распорядительные документы: распоряжения и (или) приказы» . Далее регламент определяет, что при издании двух видов распорядительных документов (приказ и распоряжение) руководитель органа исполнительной власти города Москвы определяет перечень вопросов, решение которых требует издания распоряжений, и перечень вопросов, решаемых путем издания приказов.

Как правило, приказы издаются руководителем организации по вопросам основной (производственной) деятельности, по вопросам административно-хозяйственной деятельности (транспорт, связь, эксплуатация зданий и помещений, охрана), а также по личному составу (прием, перевод, увольнение и другие кадровые действия с персоналом). Распоряжения издаются по вопросам оперативного характера, информационно-методического характера и др. частным вопросам.

Вторая часть вашего вопроса - чем отличается стандарт от инструкции? Отметим, что понятие «стандарт» - это собирательное понятие. Существует несколько типов стандартов: международные, межгосударственные, национальные, региональные, отраслевые, стандарты организаций. По-видимому, вас интересуют стандарты организации. Приведу определения этих видов документов:

Инструкция - нормативный документ, регулирующий организационные, технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы/услуги).

Стандарт организации - нормативный документ, устанавливающий для длительного использования правила, характеристики или общие принципы, затрагивающие разные виды деятельности организации или их результат в целях совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ/услуг.

Следует также отметить, что стандарт организации - документ, являющийся частью системы стандартизации; стандарт разрабатывается на унифицированные, приведенные к единообразию работы, процессы, услуги и др., включая терминологию, используемую в той или иной сфере деятельности.

Таким образом, общим для инструкции и стандарта организации является то, что это нормативные документы, а также то, что технология выполнения какой-либо работы, установленная инструкцией, может стать объектом стандартизации и получить закрепление в стандарте организации.

Как известно, руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать организационно-распорядительные документы независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются : приказ, указание, распоряжение, постановление, решение.

Приказ, указание, распоряжение, как документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

Приказ, указание, распоряжение - организационно-распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания.

Назовем основные виды приказов :

• приказы по общим вопросам , которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
• приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др.).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приказы выполняются на бланках организации .

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по кадрам и личному составу хранятся в отделе кадров, остальные приказы хранятся в канцелярии.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (ключевые слова: «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Указание и Распоряжение во многом выполняются и оформляются по аналогии с приказами.

Постановление и решение, как документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения

Постановления и решения издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Считается, что коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (ключевые глаголы «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»).

Решение оформляется на бланке организации . Обязательными реквизитами Решения являются : наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в ключевых глаголах, отделяющих распорядительную часть от констатирующей: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ».

ЛЕКЦИЯ №5

«Документация по персоналу в организациях»

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.

Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.

1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.

4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.

Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».

Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:

Ø наименование вышестоящей организации (если имеется);

Ø наименование предприятия;

Ø название вида документа;

Ø дата приказа;

Ø номер приказа (внутри своей группы);

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту;

Ø подпись;

Ø визы.

Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа - «Проект ».

Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:

О создании филиала в г.В ыборге

Об увеличении уставного капитала общества.

Текст пр иказа состоит, как правило, из двух частей:

Ø вступительной, или констатирующей (преамбулы) и

Ø распорядительной.

Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:

В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г.Т вери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ...

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.

Например:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ , печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:

Ø наименование исполнителя или исполнителей (кому);

Ø предписываемое действие (что сделать);

Ø конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

Ø во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;

Ø давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;

Ø намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;

Ø обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;

Ø указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

Ø указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Текст пр оекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»

До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1 ); (приложение 2 ).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,

например:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/с и к .

Образец приказа по основной деятельности:

Открытое акционерное общество

«Связьинвест»

ПРИКАЗ

_______№__________

Москва

Об увеличении уставного

капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,

ПРИКАЗЫВАЮ.:

1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3.Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть
ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ , в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа - приказа.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач.

В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.

Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.

Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление - установленным правилам.

Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.

Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Атьбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации .

С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.

В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.

Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.

Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.

В составе приказов по основной деятельности предприятия выделяют как разновидность приказы по административно- хозяйственным (административно-организационным) вопросам. Эти приказы регулируют вспомогательную работу по организационному и материально-техническому обеспечению деятельности предприятия (нормы расхода материалов, инвентаризация, режим доступа в здания и помещения, утверждение внутренних типовых форм документов и т.п.). Срок хранения приказов по административно-организационным вопросам - 5 лет.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

• наименование предприятия (полное наименование с указанием организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а также наименование вышестоящей организации - при ее наличии);
• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата;
• индекс (номер);
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• идентификатор электронной копии документа;
• визы согласования (гриф согласования).

Пример оформления приказа по основной деятельности приведен далее (прил. 8).

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать его содержание, а также быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О» («Об»), отвечает на вопрос «О чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о создании...», «об утверждении...»). Заголовок к тексту вносят в регистрационно-учетную форму (журнал регистрации или регистрационную карточку) и в дальнейшем могут использовать для поиска документа в информационном массиве организации. Кроме того, заголовок облегчает восприятие текста приказа, «настраивая» на его исполнение.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ, в тексте приводят его полные данные, то есть указывают вид документа, автора, дату, номер и заголовок.

Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ», который оформляют на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивают двоеточием.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительную часть текста приказа составляют по пунктам, каждый из которых нумеруют арабскими цифрами и начинают с красной строки.

Если пункт приказа устанавливает правовые нормы, рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то его обычно формулируют по речевой модели:

что (с)делать - с какого срока (или на какой срок).

1. Утвердить «Инструкцию по делопроизводству в ОАО ТП «Союз» и ввести ее действие с 01 декабря 2006 г.

Если в приказе дают поручения конкретным должностным лицам, то необходимо указать должности и фамилии, инициалы исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В этом случае используют речевую модель:

кому - что сделать - когда (к какому сроку).

2. Начальнику отдела делопроизводства Киреевой Т.А. раздать инструкцию по делопроизводству в структурные подразделения предприятия до 15 ноября 2006 г.

Очень важно четко сформулировать поручаемое задание. Иначе исполнитель не сможет его хорошо исполнить, или возникнет необходимость консультаций или издания дополнительных документов, что замедлит сроки выполнения решения и приведет к дополнительным и неоправданным трудозатратам.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из последних пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта начинают словами:

«Признать утратившим силу...»

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то их оформляют в виде приложения к приказу. При этом в приказе реквизит «отметка о наличии приложения» не проставляют. Страницы приказа и приложения нумеруют как единый документ.

Пункт о контроле исполнения приказа оформляют в распорядительной части текста последним:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела делопроизводства Кирееву Т.А.

Согласование проекта приказа осуществляется путем его визирования должностными лицами организации и (или) проставления грифа согласования (при внешнем согласовании). Проект приказа визируют:

• должностные лица, которым поручена подготовка приказа (они несут ответственность за качество документа);
• руководитель структурного подразделения, вносящего проект, если проект разработан в инициативном порядке;
• руководители всех заинтересованных подразделений, включая тех, кому даются конкретные поручения (их визы означают реальность выполнения ими предписываемых приказом действий или отражают их возражения);
• представитель юридической службы организации (несет ответственность за соответствие действующему законодательству, т.е. будущую юридическую силу документа);
• главный бухгалтер (для проектов приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения);
• начальник отдела делопроизводства (проверяет правильность оформления приказа как документа).

Руководитель организации подписывает первый экземпляр,

затем приказ регистрируют. Дата приказа - день его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан иной срок. Подпись и регистрация придают приказу юридическую силу как правовому акту.

Обычно приказ, как внутренний документ, не заверяют печатью, хотя по требованию налоговых органов или банка это может быть сделано.

Помимо приказа к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия, относят распоряжения и указания.

Распоряжения издают руководитель организации или его заместитель для решения производственных, хозяйственных или административных вопросов, а также для организации исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Распоряжение может издавать руководитель коллегиального органа управления (совета директоров, собрания акционеров и т.д.) для единоличного решения оперативных вопросов.

Указания издают руководитель и заместители организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также при организации исполнения приказов и других актов данной организации или указаний вышестоящих организаций.

Распоряжения и указания составляют и оформляют аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте этих документов могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания документа.

Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными органами управления (постановления, решения), оформляют аналогичным образом.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения имеет следующие этапы:

• – инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
• – сбор и анализ информации по вопросу;
• – подготовка проекта распорядительного документа;
• – согласование проекта документа;
• – вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
• – принятие решения (подписание документа);
• – доведение распорядительного документа до исполнителя.

В условиях единоличного принятия решения власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий всех форм собственности (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и т.п.).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации, т.е. ее кадрового состава, материального и иного обеспечения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (предприятия, организации) с целью разрешения управленческих вопросов и задач но основной деятельности, по организационным вопросам (по административно-хозяйственной деятельности), по кадровым вопросам (по личному составу). Компетенция издания распорядительных документов тем или иным органом или должностным лицом должна быть закреплена в учредительных документах компании или в ином нормативно-правовом документе.

История вопроса

Приказ в XVI–XVII вв. – центральное государственное учреждение. Приказ как документ появился в государственном делопроизводстве России в XX в.

Приказ оформляется на общем бланке учреждения или бланке приказа и может иметь следующие реквизиты (в зависимости от вида юридического лица, издающего документ):

• – Государственный герб РФ;
• – герб субъекта РФ;
• – наименование организации;
• – дату создания документа;
• – номер документа;
• – заголовок к тексту;
• – текст документа;
• – отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если к приказу составлены приложения);
• – подпись;
• – гриф согласования документа;
• – визы согласования документа;
• – отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

Дата приказа может быть оформлена цифровым или буквенно-цифровым способами. Регистрационный номер должен состоять из знака "№" и порядкового номера документа.

Заголовок должен лаконично, но при этом точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок следует печатать полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Поскольку приказ, как правило, издается на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок, соответственно должен выравниваться по центру.

Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала от левого поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

По характеру содержания и методам оформления приказы дифференцируются на приказы по основной деятельности учреждения и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из следующих частей: констатирующей и собственно распорядительной. Приказы по личному составу издаются службой кадров.

Приказы издаются в двух основных ситуациях:

• – по инициативе руководителя, с целью разрешения определенных управленческих ситуаций;
• – с целью исполнения распорядительных и нормативных правовых актов вышестоящих учреждений.

Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2014 г. № 569 "Об установлении соответствия научных специальностей, указанных в документах об ученых степенях, полученных на территории Украины, научным специальностям, указанным в номенклатуре научных специальностей, утвержденной Министерством образования и науки Российской Федерации" (зарегистрирован в Минюсте РФ 17 июня 2014 г.; регистрационный № 32707), был издан во исполнение ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 84-ФЗ "Об особенностях правового регулирования отношений в сфере образования в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя и о внесении изменений в Федеральный закон “Об образовании в Российской Федерации”".

В инициативных приказах в констатирующей части формулируются цели и ставятся задачи, которые следует решить для совершения определенных управленческих действий. В приказах, издаваемых во второй ситуации, в констатирующей части, как правило, указывают вид документа, его дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если в приказе содержится действие, которое пет необходимости разъяснять, то констатирующая часть может не составляться.

Вторая часть приказа – распорядительная, должна начинаться с глагола в повелительном наклонении "Приказываю", которое рекомендуется писать прописными буквами с новой строки .

Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые необходимо нумеровать арабскими цифрами. Каждый отдельный пункт подразумевает различные по своему характеру управленческие действия и поручения, что вызывает необходимость в начале каждого из них обозначать исполнителя (организация в целом, структурное подразделение, отдельное должностное лицо). Пример:

При формулировании поручения или управленческого действия необходимо применять глагол в неопределенной форме (подготовить, отгрузить, обеспечить, осуществить, создать и т.д.). Срок исполнения указывается (в зависимости от текста) в каждом пункте приказа или выделяется в один обобщенный пункт для всех действий. В отдельном пункте приказа могут быть названы должностные лица, на которых будет возложен контроль за его исполнением: "Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается должность и ФИО)".

В ситуации, когда издаваемый документ отменяет ранее изданный распорядительный документ, в последнем пункте формулируется: "Приказ от... № ... считать недействительным". Если приказ отменяет один или несколько пунктов, то указываются только соответствующие пункты.

В большинстве случаев проект приказа должен проходить процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями, например, с юридической службой, которая проверяет его соответствие действующим нормативным правовым актам и локальным актам данного юридического лица.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения или должностные лица, до сведения которых должен быть доведен приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Приказы подписывает первое лицо учреждения, а в случае его отсутствия – лицо, временно исполняющее его обязанности (на основании приказа).

Служба ДОУ организации должна обеспечить правильность оформления приказа.

В случае, когда к приказу имеются приложения справочного характера, в тексте, в соответствующих пунктах следует делать ссылки на него, например, "Согласно приложению" или "Смотреть приложение 1" и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово "Приложение", наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – визы согласования;
• – идентификатор электронной копии.

Приложения распорядительного характера, как правило, являются копиями распорядительного документа вышестоящей организации или органа управления.

Приложения к приказу составляют на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги. Листы приложения нумеруют самостоятельно, начиная со второго листа. Возможна и нумерация самих приложений, например, "Приложение № 1".

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект данного документа.

В целом, в зависимости от конкретного приложения к приказу, его формуляр (приложения) может содержать следующие реквизиты:

• – Государственный герб РФ;
• – герб субъекта РФ;
• – эмблему организации или товарный знак;
• – наименование организации;
• – наименование вида прилагаемого документа;
• – дату подписания прилагаемого документа;
• – номер прилагаемого документа;
• – место составления прилагаемого документа;
• – заголовок к тексту прилагаемого документа;
• – текст прилагаемого документа;
• – подпись;
• – идентификатор электронной копии прилагаемого документа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Регистрация приказов должна проводиться отдельно от других документов. Регистрационный индекс присваивается приказу в пределах календарного года, и, как правило, состоит из порядковых номеров. Иногда в регистрационный индекс дополнительно включают буквенные обозначения, что является индивидуальным отличием для каждого учреждения и отражает его специфику с точки зрения структуры, сферы деятельности, компетенции и статуса службы документационного обеспечения управления в иерархии конкретного юридического лица.

Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.

Сотрудников, указанных в тексте приказа, как исполнителей, следует ознакомить с ним под личную роспись. Для этого оформляется ознакомительная виза:

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении совместного приказа наименования учреждений располагаются на одном уровне. Наименование вида документа – приказ – центрируется. Дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец приказа представлен в приложении 9.

Выписка из приказа – это организационно-правовой документ, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие. Выписка включает часть пунктов (или один пункт) приказа и создается руководителем учреждения с целью информирования сотрудников о принятых управленческих решениях, касающихся конкретного структурного подразделения или конкретного сотрудника.

Выписка из приказа оформляется на общем бланке учреждения. Допускается создание выписки на простом листе, но при условии оформления всех необходимых реквизитов для обеспечения юридической силы данного документа. В данном случае требуется обязательное заверение печатью учреждения.

Формуляр выписки из приказа может содержать следующие реквизиты:

• – Государственный герб РФ;
• – герб субъекта РФ;
• – эмблему организации или товарный знак;
• – наименование организации;
• – наименование вида документа;
• – дату документа;
• – номер документа;
• – место составления документа;
• – заголовок к тексту документа;
• – текст документа;
• – отметку о наличии приложения;
• – подпись;
• – оттиск печати, при направлении выписки в другие организации;
• – отметку о заверении копии;
• – идентификатор электронной копии документа.

В случае наличия приложения к выписке из приказа под текстом оформляется соответствующий реквизит – "Отметка о наличии приложения".

При справочном характере приложения на первом листе в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", указывается его порядковый номер, который должен совпадать с номерами приложений к приказу, из которого делается выписка. Если к приказу прилагались подлинники, то с них, с целью приложения к выписке, изготавливаются копии. Если к приказу были приложены копии, то для выписки, соответственно, делаются копии с копии.

Приложение к выписке, имеющее распорядительный характер, оформляется аналогично, как и приложение к выписке из приказа справочного характера.

Образец выписки из приказа представлен в приложении 10.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных группы распоряжений:

• – правовые акты, издаваемые единолично руководителями законодательных и исполнительных органов власти, судебных органов, органов местного самоуправления в пределах их компетенции, которая установлена законами и нормативно-правовыми актами. В таких распоряжениях фиксируется подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и влекущее определенные юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, подпадающими под их действие. Распоряжения, регламентирующие законные интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Они вступают в силу со дня их опубликования;
• – распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа или единоначально (например, руководителем структурного подразделения учреждения) для оперативного решения определенных управленческих вопросов. Распоряжения первой и второй групп являются основными распорядительными документами соответствующих учреждений, организаций и предприятий, их коллегиальных органов или определенных должностных лиц и имеют постоянный срок хранения;
• – документы, издаваемые органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других локальных нормативных актов или актов вышестоящего органа управления. Распоряжения этой группы могут также издаваться с целью решения производственных, хозяйственных и административных вопросов. Такие распоряжения являются вспомогательными распорядительными документами, имеют, как правило, ограниченный срок действия, распространяются на узкий круг исполнителей (должностных лиц или структурных подразделений). Эти факторы определяют срок их хранения – обычно пять лет.

Вопросы практики

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Порядок оформления распоряжения в целом не отличается от приказа и имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Распоряжение издается на общем бланке учреждения или конкретного вида документа и имеет реквизиты те же, что и приказ. Исключение составляет реквизит "заголовок к тексту", которого распоряжения, как правило, не имеют.

Текст распоряжения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

При издании распоряжения с целью реализации или исполнения нормативных правовых актов органов власти и управления, решений вышестоящих организаций, локальных нормативных актов, то в констатирующей части текста распоряжения приводится соответствующая ссылка на эти документы. В ней необходимо указать дату, номер и наименование документа, во исполнение которого издается настоящее распоряжение.

В случае, если распоряжение издается как инициативный документ, то в констатирующей части текста распоряжения формулируется обоснование, во-первых, целей и задач, зафиксированных в распоряжении, во-вторых, управленческих решений и действий.

Из опыта

На практике допускается издание распоряжений без констатирующей части. В данной ситуации текст распоряжения должен начинаться непосредственно с пунктов, содержащих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части должен начинаться после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которые печатаются прописными буквами.

Каждое поручение, зафиксированное в распоряжении, оформляется в виде отдельного пункта, нумеруемого арабскими цифрами с точкой в конце. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, имеющие порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты также нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце.

Пункт, содержащий конкретное поручение, должен включать ФИО исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения. При дифференциации одного сложного поручения на отдельные задания они должны оформляться как отдельные подпункты. Каждый пункт или подпункт распорядительной части распоряжения должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Последний пункт текста распоряжения, как правило, должен содержать указание по контролю за выполнением данного распорядительного документа, например, ФИО и должность или наименование структурного подразделения, компетентного выполнять названную функцию.

При наличии приложения справочного характера к распоряжению, в соответствующих пунктах текста должны делаться ссылки на него, например, "Согласно приложению" или "Смотреть приложение 1" и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово "Приложение", наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к распоряжению, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

• – текст приложения;
• – подписи (в зависимости от характера приложения);

Приложения к распоряжению составляются отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Распоряжение и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотных сторонах их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в распоряжение в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

Образец распоряжения представлен в приложении 11.

Указание – распорядительный документ, издаваемый должностными лицами учреждений (организаций, предприятий) с целью реализации законодательных и иных нормативно-правовых актов, а также внесения изменений в действующие нормативные документы. Указание может носить инструктивно-методический характер, быть издано по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание оформляется на бланках формата Л4 и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

• – Государственный герб Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);
• – герб субъекта Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);
• – эмблему организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);
• – наименование организации;
• – наименование вида документа;
• – дату создания документа;
• – номер документа;
• – место составления или издания документа;
• – текст документа;
• – отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если к распоряжению составлены приложения);
• – подпись;
• – гриф согласования документа; визы согласования документа;
• – идентификатор электронной копии документа.

Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию документа присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как содержит краткий, лаконичный ответ на вопрос о чем документ, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Указание Банка России от 21 января 2014 г. № 3179-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 19 августа 2004 года № 262- П “Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма”".

Текст указания носит распорядительный характер и разделяется на пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст, как правило, не содержит преамбулы, за исключением случаев, когда данный документ издается во исполнение какого-либо закона или подзаконного акта, где делается ссылка на название конкретного документа, его дату и номер.

В случае наличия приложения к указанию, в тексте, в соответствующих пунктах, должны быть сделаны ссылки на него, например, "Согласно приложению" или "Смотреть приложение 1" и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово "Приложение", наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к указанию, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

• – заголовок к тексту приложения;
• – текст приложения;
• – подписи (в зависимости от характера приложения);
• – визы согласования приложения;
• – идентификатор электронной копии приложения.

Если приложение к указанию представляют собой собственно текст документа, то оно составляется отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Указание и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотной стороне их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в указание в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003.