Составление и оформление распорядительных документов издаваемых в условиях единоличного решения. Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения действую¬щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных

ПРИКАЗ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных "во исполнение".

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

1 - изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2 - выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;

3 - составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий:

4 - оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-референтом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата;

рег. номер;

место составления или издания;

заголовок к тексту;

текст:

подпись;

визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее, типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается.через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (12 июня г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).

Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформятся на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25: № 30).

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографским способом, как правило, центрованно. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет “регистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.

Например:

г. Белев Тульской обл.

г. Рязань

с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.

При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение "г." ("город") неупотребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога "о", отвечает на вопрос "О чём?", формируется с помощью отглагольного существительного ("О создании...", "Об утверждении...") и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, "шлифуется" текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части держится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога "Для..." или со сложных отымённых предлогов "В связи... ", "С цепью...", которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

"Для организации подготовки к открытию филиала... ";

"С целью привлечения дополнительных средств... ";

"В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...".

Следует помнить, что предлог "В целях..." до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкция с теми же предлогами "Для... ", "В связи... ", "С целью... "и т.п.

Оборот "На основании вышеизложенного..." является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном "во исполнение", констатирующая часть начинается с предлогов "в соответствии...", "На основании...", "В связи...", "Во исполнение...", содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.96 № 870 "О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы... ";

"Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.06.96 л/о 838 "О дотации журналу "Моя Москва "... ".

Завершается констатирующая часть словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:

"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 1993 года",

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:

"Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 96.";

"Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 1996 г." или

"Управлению кадров (Тюмина И.В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 1996 г."

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К."

Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается, Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности.

Например:

Юрисконсульт

(личная подпись) И.П.Васильев (личная подпись) И.Г.Зверев

12.06.96 13.06.96

Грифы согласования оформляются по образцу:

Согласовано Согласовано

Заместителю Директора

Пример оформления инициативного приказа по основной деятепьности

Закрытое акционерное общество

"Технопромэкспорт"

ПРИКАЗ

27.06.96 № 131

Москва

О создании договорно-

правового управления

Для улучшения правового обеспечения деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать договорно-правовое управление акционерного общества "Технопромэкспорт".

2. Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 1996 г.

3. Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.

Председатель правления личная подпись Б.М. Петров

СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт

Протокол заседания (личная подпись) Т. С. Шохин

правления 23.06.96

22.06.96 № 3

Заместитель председателя Начальник Управления

правления по персоналу

(личная подпись) О.В. Степанов (личная подпись) В.Т. Акимов

23.06.96 24.06.96

ЗАО "АКРУС"

Об изменении графика работы

В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2000

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2000 по 10.02.2000.

2. Гл. бухгалтеру Словиму О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2000.

3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.

Генеральный директор Подпись Г.К. Литвинов

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.98 № 7".

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления.

При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

(наименование организации)

00.00.2000 № ______

_______________________________

(тема приказа)

В связи ___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(основание, причина составления)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.________________________________________________________________________

2.________________________________________________________________________

3.________________________________________________________________________

______________________ Подпись ______________________

(должность руководителя организации) (И.О.Фамилия руководителя)

______________________

(Визы согласования документов)

С приказом ознакомлен (а): _________________ /_______________ / _________________

(Личная подпись) (Фамилия И.О.) (Дата)

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

Приказ

Это правовой акт, издаваемый руководителем организа­ции, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному со­ставу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие докумен­тов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, матери­ально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление от­пусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными рекви­зитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заго­ловок к тексту, подпись, визы.

В настоящее время распространено применение унифицированных форм приказов по личному составу.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформ­ляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходи­мых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всесто­роннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реаль­ными, соответствовали действующему законодательству, обеспечи­вались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректиров­ки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основ­ное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распо­рядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ра­нее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «приказываю», которое печатается с новой строки строчными буквами вразрядку.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предпи­сываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной фор­ме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю­чает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписыва­емого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком испол­нения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не ука­зывается, если предписываемое действие или действия носят посто­янный характер.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором ука­зывается наименование должности лица, ответственного за испол­нение документа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

При составлении проекта приказа необходимо:

§ увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или проти­воречий;

§ излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская воз­можности его двоякого толкования;

§ намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполне­ния поручений;

§ обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

§ указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

§ указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в ка­кой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюде­нием всех грамматических правил. Следует избегать сложных прида­точных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах не­обходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наи­менования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно упо­треблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части послед­него листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тек­сте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части да­ются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)».

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на при­ложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­нителем, подготовившим их, руководителями структурных подраз­делений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заме­ститель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Это правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем коллегиального органа управления в пределах предостав­ленной ему компетенции, а также руководителями организаций, дей­ствующими на основе единоначалия, в целях разрешения оператив­ных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

К распорядительным документам относятся приказ по основной деятельности и приказ по личному составу

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы.

Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки. Процесс подготовки приказа можно разделить на несколько этапов.

Сначала необходимо изучить действующие законодательные, нормативные акты, в соответствии с которыми реализуется данное направление деятельности. На следующем этапе выявляются ранее изданные по этому вопросу приказы или другие документы, анализируются причины их выполнения или особенности невыполнения. Только после этого можно начинать составлять проект документа, точно определив цель его издания, и установить конкретные сроки исполнения и исполнителей, четко сформулировать распорядительные действия. Затем приказ оформляется, визируется юрисконсультом, указанными в документе исполнителями и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. В некоторых случаях его визирует финансовая служба. Согласование проекта приказа с другими организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке. В типовой формуляр входят следующие реквизиты:

• дата; индекс (номер);
• место составления/издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы согласования.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу на 2-3 интервала ниже реквизита «место составления/издания документа» от границы левого поля. Заголовок должен точно отражать содержание документа, быть кратким и емким. Он начинается с предлога «О» и отвечает на вопрос «О чем?» («О создании...», «Об утверждении...»). Печатается заголовок через один интервал, служит целям регистрации и поиска, облегчает восприятие текста приказа. Нужно помнить, что сначала составляется и редактируется текст документа, и лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей (вводной) и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «для...» или со сложных предлогов «в связи...», «с целью...», например, «Для организации подготовки. ..», «С целью привлечения дополнительных средств...», «В связи с реорганизацией...».

В тех случаях, когда распорядительные действия нуждаются в подробном объяснении, констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин, обстоятельств, а затем дается типовая конструкция с вышеуказанными предлогами.

Другая часть приказов по основной деятельности - так называемые приказы, изданные «во исполнение».

Констатирующая часть таких приказов начинается со слов «В соответствии...», «На основании...», «Во исполнение...» и затем печатаются наименование вида документа, наименование организации-автора, полный заголовок к тексту, дата и индекс того документа, во исполнение которого издается данный приказ. Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ:» - причем оно оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с отдельной строки с абзаца.

Если в приказе устанавливаются правила или нормы, регулирующие основную деятельность учреждения в течение длительного времени, то примерная модель формулировки выглядит так: «что (с)делать с какого срока (на какой срок)». Например: «Утвердить штатное расписание института социальной работы на 2-е полугодие текущего года».

Если в приказе даются поручения исполнителям, то в каждом пункте необходимо указать конкретные фамилии исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Поручительские пункты формулируются по такой модели: «кому сделать - что сделать - когда (к какому сроку) сделать». "Например: «Управлению кадров (Егорова Т.С.) разработать новое Положение о персонале к 01.09.99.».

Иногда руководитель делегирует свою контролирующую функцию какому-либо должностному лицу. В этом случае последним пунктом приказа будет специальный пункт о контроле исполнения.

После текста, не ниже, чем через 3 интервала, оформляется подпись от границы левого поля, включающая сокращенное наименование должности лица, подписывающего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи начинается от 6-го положения табулятора, строчными буквами, без скобок и пробелов между инициалами и фамилией, на уровне последней строки наименования должности. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа ниже подписи. Если виз несколько, то они располагаются двумя рядами - от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входят наименование должности визирующего, его личная подпись и ее расшифровка, а также дата.

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу - это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Прием на работу, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление и изменение размеров оплаты труда, предоставление отпусков, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами, - все это документально оформляется в приказах по личному составу. Данная разновидность приказов готовится службой управления персоналом (кадрами) на основе докладных записок руководителей структурных подразделений, личных заявлений, заключенных контрактов. Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с КЗоТ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

По структуре эти приказы могут быть простыми и сложными. В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, то приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на нескольких сотрудников, - сводным. Объединение нескольких распорядительных действий (пунктов) делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, нужно учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности поиска информации в процессе работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют внедрение автоматизированных систем обработки и подготовки кадровой документации.

Отличительной особенностью приказов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора (контракта), т.е. этот документ является распорядительным, с другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке учреждения. При подготовке приказов на компьютере можно разработать и ввести в базу данных трафареты, включающие не только реквизиты общего бланка, но и типовые элементы текста, характерные для каждой конкретной ситуации. Следует заметить, что приказы о поощрениях и взысканиях всегда издаются простыми (часто - индивидуальными) и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в констатирующей части текста.

В типовой формуляр приказа по личному составу входят следующие реквизиты:

• наименование министерства/ведомства (для организаций прямого подчинения);
• наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы);
• название вида документа - ПРИКАЗ;
• дата;
• индекс (номер);
• место составления/издания;
• заголовок к тексту; текст;
• подпись;
• визы.

Обязательными являются также отметки об ознакомлении с текстом приказа всех названных в нем лиц.

Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу. В сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные для каждого сотрудника сроки вступления в силу.

Индекс (номер) приказа по личному составу всегда смешанный, буквенно-цифровой. К порядковому номеру документа (обычно ведется валовая нумерация в пределах года) через тире или косую черту добавляются буквенные индексы, указывающие на конкретную их подгруппу (поощрения, увольнения, командировки и пр.). Иногда это еще и буквенные индексы, указывающие на срок хранения приказа - приказы долговременного (75 лет) срока хранения имеют буквенную часть индекса ЛС (по личному составу) и регистрируются отдельно, а приказам со сроком хранения 3 года дается буквенное обозначение К (кадровый).

Заголовок к тексту простого индивидуального приказа кратко формулирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога «о» (о чем?) и включает фамилию и инициалы сотрудника. Например: «О приеме Елисеева Г.Е.», «О предоставлении отпуска Орловой С.Ф.», «Об изменении фамилии Никитиной Е.М.». Заголовок к тексту сводных или сложных приказов формулируется обобщенно: «По личному составу».

Текст приказа по личному составу состоит из распорядительной части, которая формулируется по пунктам. Слово ПРИКАЗЫВАЮ здесь отсутствует. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.), оформляемого на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с новой строки указываются полностью фамилия, имя и отчество сотрудника, затем наименование его должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения, дата совершения распорядительного действия (юридического факта), его условия, мотивы или причины (в случае необходимости - со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ). Дата, указанная в тексте соответствующего пункта, является индивидуальной датой его вступления в силу.

Текст каждого пункта приказа по личному составу должен заканчиваться указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Основанием являются документы (их может быть несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение, расторжение трудовых правоотношений (например, заявление сотрудника с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя) либо содержится обоснование какой-то производственной необходимости (например, докладная записка руководителя структурного подразделения) или формулируются мотив и причина для совершения распорядительного действия (например, копия документов ЗАГС, представление и т.п.).

Основание оформляется после каждого пункта приказа от границы левого поля строчными буквами, после него ставится двоеточие и затем в именительном падеже указываются название вида документа (документов), дата его составления, номер, заголовок. Текст, относящийся к основанию, печатается через один интервал.

Следует помнить, что прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей структурных подразделений, лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается термином НАЗНАЧИТЬ на должность, прием рядовых рабочих и служащих ПРИНЯТЬ (кем?). Далее в модели указываются наименование должности, специальности или профессии (в точном соответствии со штатным расписанием), наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются при заключении трудового договора.

При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии, специальности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте указывают срок, мотив или причину перевода и дают ссылку на соответствующую статью КЗоТ. При переводе на срок более одного месяца необходимо личное заявление сотрудника (для перевода на срок до одного месяца согласие сотрудника не требуется).

При предоставлении отпуска в тексте указываются его вид, даты начала и окончания, продолжительность в рабочих или календарных днях.

При оформлении командировки указывают место командирования, цель командировки, дату ее начала и продолжительность.

Факты перемены фамилии, имени и отчества, зарегистрированные органами ЗАГС, оформляются в организациях в приказе с помощью распорядительного оборота: «СЧИТАТЬ (кого?) изменившей фамилию на (какую)».

Расторжение трудового договора оформляется с использованием терминов, противоположных тем, которые были использованы для его заключения с данным конкретным работником (НАЗНАЧИТЬ - ОСВОБОДИТЬ, ПРИНЯТЬ - УВОЛИТЬ).

Право подписания приказов по личному составу может быть делегировано первым руководителем одному из его заместителей или заместителю по персоналу, однако это должно быть зафиксировано в учредительных документах, или в протоколе о распределении обязанностей, или в их должностных инструкциях.

Визы на проекте приказа оформляются также обычным порядком. Обязательной является виза кадровой службы, подготовившей проект приказа.

С подписанными приказами по личному составу сотрудники, которых приказы касаются, должны быть ознакомлены под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом оформляется так же, как и визы, и чаще всего включает фразу «С приказом ознакомлен», которая печатается от границы левого поля.

Распорядительные документы могут готовиться и издаваться на основе протоколов.

Протоколы

Протоколом называется документ с записью всего происходящего на заседании или собрании. В нем фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами. Как правило, протокол ведется во время заседания, однако если заседание стенографируется или записывается на фонограмму, он может составляться после их расшифровки.

Ведет протокол секретарь заседания. От его умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Проведению заседания коллегиального органа предшествует подготовительная работа, в ходе которой формулируется повестка дня, составляются списки участников заседания и приглашенных, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по основным вопросам.

Протокол оформляется по форме общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят:

• наименование министерства/ ведомства (для организаций прямого подчинения);
• наименование организации/учреждения (с указанием организационно-правовой формы);
• наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата заседания;
• номер протокола;
• место заседания;
• гриф утверждения (когда протокол подлежит утверждению);
• заголовок;
• текст;
• подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжалось несколько дней, то указываются две даты - начала и окончания.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение срока его полномочий. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание, конференция и т.д.) и название коллегиального органа в родительном падеже (например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива», «совещания студсовета»).

После оформления бланковой части приступают к оформлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста начинается со слова «Председатель», оно пишется через 2 интервала после заголовка от левого поля с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя данного конкретного заседания (а не председателя коллегиального органа) и его инициалы. Аналогично оформляется слово «секретарь». Эта часть текста опускается при проведении оперативных совещаний. На следующей строке перечисляются присутствующие (после двоеточия), обычно это делается в алфавитном порядке. На больших заседаниях состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается запись в самом протоколе. Затем записываются фамилии приглашенных с указанием их должности, а иногда и с названием организации. Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о (об)». Если повестка дня занимает слишком много места, то она может прилагаться к протоколу, о чем в тексте протокола делается соответствующая запись.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, причем по каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст и облегчают его восприятие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, обозначающая порядковый номер вопроса в повестке дня. Если имеется текст доклада или выступления, то он не записывается в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается:
«Текст доклада (сообщения, выступления) прилагается».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Если решение содержит несколько вопросов, то они подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, подобно распорядительным документам, должна быть конкретной и состоять из следующих частей: кому, что сделать и к какому числу.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Не позднее чем в десятидневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограммам или фонозаписи, редактируется и оформляется. Подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

• нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
• конкретные поручения вышестоящих органов;
• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
• потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

• единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
• коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:

8.5. Генеральный директор Общества:

издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…

Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 69. Руководитель акционерного общества

2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 02.07.2010)

Статья 21. Руководитель унитарного предприятия

1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]

Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Когда издается приказ?

Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

Когда издается распоряжение?

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

Когда используется решение?

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

Обратите внимание

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.

Извлечение

из Регламента Правительства Москвы

3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы

Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]

В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.

Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.

Хочется понять, в каких случаях издается приказ, в каких - распоряжение, и чем отличается стандарт от инструкции. Где можно взять точные определения таких понятий? У нас при оформлении документов почти все названия документов взаимозаменяемы, а хочется, чтобы сотрудники понимали, что и в каких случаях необходимо писать.

Ответ

Приказ и распоряжение - это распорядительные документы, издаваемые руководителем органа власти или организации (далее - организации), действующим единолично в рамках предоставленной ему компетенции. С помощью этих документов осуществляется регулирование деятельности организации. Определения этих видов документов даются в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) (М.,1974 г.) и в Кратком словаре видов и разновидностей документов (М.: ВНИИДАД, 1974), но оба документа в настоящее время практически не доступны для широкого круга специалистов. В частности, в ЕГСД даются следующие определения этих видов документов (с. 76-77):

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга организаций, должностных лиц и граждан.

Читайте о распорядительных документах еще больше по ссылке.

Из этих определений следует, что приказ и распоряжение как виды документов различаются двумя признаками:

• характер вопросов, по которым издается документ (приказ - для разрешения основных и оперативных задач, распоряжение - разрешения оперативных вопросов);
• статусом руководителей, издающих документ (приказ издается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции на основе единоначалия, распоряжение - руководителем коллегиального органа, но имеющим право действовать единолично в рамках данных ему полномочий).

Со времени издания ЕГСД прошло почти сорок лет, за это время произошли серьезные изменения в системе управления, появились организации новых организационно-правовых форм, соответственно изменились отношения между видами распорядительных документов, в результате чего на практике мы можем столкнуться с самыми разными ситуациями.

В частности, наиболее типичной является ситуация, при которой руководитель одной организации (как государственной, так и негосударственной) издает приказы и распоряжения, а руководитель другой организации, имеющей такую же организационно-правовую форму, издает только приказы или только распоряжения.

Дело в том, что в законодательстве нет общих норм, определяющих, какие виды распорядительных документов издают руководители организаций той или иной организационно-правовой формы. Можно привести совсем немного примеров, когда федеральным законом устанавливается норма в отношении того, какой распорядительный документ издает руководитель организации. Приведем один пример: ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ определяет:

«Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания , обязательные для исполнения всеми работниками общества».

В данном случае закон четко определяет состав распорядительных документов акционерного общества, а именно: приказы и указания.

Поскольку организации действуют на основании уставов, которые разрабатываются на основании действующего законодательства, работники организаций должны руководствоваться именно уставом. В уставе организации может быть сказано, что руководитель организации в целях осуществления исполнительно-распорядительной деятельности издает приказы. В этом случае руководитель должен издавать только приказы, издавать распоряжения он не имеет права, но он вправе предоставить такую возможность своим заместителям, наделив их полномочиями издавать распоряжения по вопросам оперативного характера и в рамках их компетенции, то есть по тем направлениям, которое каждый из них курирует.

В уставе организации может говориться о том, что руководитель организации издает приказы и распоряжения, но устав организации, как правило, не определяет, по каким вопросам издаются приказы, по каким - распоряжения; значит, это нужно сделать другим документом. Например, руководитель может издать приказ и определить в нем, какие вопросы деятельности организации регулируются приказами, а какие - распоряжениями. Сфера действия приказов и распоряжений может быть определена в инструкции по ДОУ (делопроизводству) или определена в ином нормативном документе. Но разграничить сферы действия этих документов нужно обязательно, потому что иначе исполнителям в подразделениях будет непонятно, по каким вопросам готовить проект приказа, а по каким - проект распоряжения. Приведу в качестве примера Регламент Правительства Москвы (утв. постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП), который (п. 6.1 и 6.5) устанавливает, что:

«в целях осуществления исполнительно-распорядительной, контрольной и координирующей деятельности функциональные, отраслевые и территориальные органы исполнительной власти города Москвы, подведомственные Правительству Москвы, в пределах своей компетенции издают распорядительные документы: распоряжения и (или) приказы» . Далее регламент определяет, что при издании двух видов распорядительных документов (приказ и распоряжение) руководитель органа исполнительной власти города Москвы определяет перечень вопросов, решение которых требует издания распоряжений, и перечень вопросов, решаемых путем издания приказов.

Как правило, приказы издаются руководителем организации по вопросам основной (производственной) деятельности, по вопросам административно-хозяйственной деятельности (транспорт, связь, эксплуатация зданий и помещений, охрана), а также по личному составу (прием, перевод, увольнение и другие кадровые действия с персоналом). Распоряжения издаются по вопросам оперативного характера, информационно-методического характера и др. частным вопросам.

Вторая часть вашего вопроса - чем отличается стандарт от инструкции? Отметим, что понятие «стандарт» - это собирательное понятие. Существует несколько типов стандартов: международные, межгосударственные, национальные, региональные, отраслевые, стандарты организаций. По-видимому, вас интересуют стандарты организации. Приведу определения этих видов документов:

Инструкция - нормативный документ, регулирующий организационные, технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы/услуги).

Стандарт организации - нормативный документ, устанавливающий для длительного использования правила, характеристики или общие принципы, затрагивающие разные виды деятельности организации или их результат в целях совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ/услуг.

Следует также отметить, что стандарт организации - документ, являющийся частью системы стандартизации; стандарт разрабатывается на унифицированные, приведенные к единообразию работы, процессы, услуги и др., включая терминологию, используемую в той или иной сфере деятельности.

Таким образом, общим для инструкции и стандарта организации является то, что это нормативные документы, а также то, что технология выполнения какой-либо работы, установленная инструкцией, может стать объектом стандартизации и получить закрепление в стандарте организации.