Ведение кадрового делопроизводства в доу примеры документов. Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях

Наталья Коркина
Организация делопроизводства в ДО

Н. В. Коркина

г. Челябинск

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАК СТРУКТУРА ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ПОТРЕБНОСТЬ ДОШКОЛЬНОЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИИ

Аннотация : Статья посвящена проблеме организации делопроизводства как структуры , обеспечивающей потребность дошкольной образовательной организации в документировании информации. В данной статье рассмотрены задачи делопроизводства , особенности его организации и нормативные документы, которые используются в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения, проблемы документационного обеспечения управления и условия повышения его эффективности.

Ключевые слова : делопроизводство , дошкольная образовательная организация , документирование, электронная система документооборота.

Работа с документами представляет собой одну из составных частей в процессе управления и при принятии управленческих решений, она оказывает существенное влияние на оперативность и качество осуществления управления. Каждый этап в процессе принятия управленческого решения в рамках дошкольного образовательного учреждения имеет тесную взаимосвязь с документационным обеспечением процесса управления.

Сегодня для документационного обеспечения процесса управления в дошкольном образовательном учреждении требуется создание большого количества различных управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.

Основная задача делопроизводства в дошкольных учреждениях заключается в сокращении информационного потока до оптимального минимума и обеспечения упрощения процесса, связанного со сбором, обработкой и передачей информации посредством современных технологий, позволяющих автоматизировать данные процессы.

Можно выделить следующие задачи, которые решаются в процессе делопроизводства :

документирование, связанное с составлением, оформлением, согласованием и изготовлением документов;

организация работы с разными документами при осуществлении управления, что связано с обеспечением движения, контролем исполнения, хранением и использованием документов;

систематизация архива документов.

Документационное обеспечение процесса управления осуществляется специальной службой, действующей как самостоятельное структурное подразделение. Поскольку в штатах образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство – составление и организацию работы с документами – осуществляет руководитель учреждения или делопроизводитель .

Делопроизводитель – это служащий , который ведет канцелярские дела, занимается делопроизводством . На должность делопроизводителя обычно назначается лицо, которое обладает средним общим образованием и стажем работы в аналогичной должности.

К сожалению, на сегодняшний день нет конкретных стандартов по оформлению локальных актов в дошкольных учреждениях. Поэтому необходима разработка требований, определяющих общие принципы процесса управления документацией в рамках ДОУ.

К важнейшим нормативным документам, которые используются в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения, относятся : Закон Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации» , Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», и др.

К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т. д.

Важное условие, позволяющее повысить эффективность управленческой деятельности, состоит в использовании процесса управления информационных технологий, которые отличает высокая гибкость, мобильность и способность приспособиться к разным условиям работы. Эффективность такой составной части управленческого труда как делопроизводство , также существенно повысится при переходе на использование компьютерной обработки деловой документации :

1) Прежде всего, это касается процесса, связанного с созданием и оформлением деловых документов посредством текстового редактора. Текстовый редактор способствует повышению скорости при оформлении документов, но и существенному повышению его качества относительно «докомпьютерных» технологий;

2) Информационные технологии дают возможность удобного хранения документов, что может быть реализовано посредством использования папок, имеющих многоуровневую структуру на диске компьютера. В рамках операционной системы Windows данную задачу можно выполнить, к примеру, посредством программы Проводник;

3) Не менее важной задачей делопроизводства является организация регистрации (учет) документов, и организация контроля сроков по их исполнению. При этом учет и хранение всех документов нужно организовать так , чтобы можно было быстро и эффективно найти любой документ. Данную задачу могут решить табличные редакторы;

4) Уровень автоматизации при организации делопроизводства может быть существенно повышен, если осуществить установку компьютеров, связанных посредством локальной сети. Необходимое условие при функционировании данной системы – существование потока электронных документов, представляющих собой файлы, а не бумажные копии, что позволяет существенно повысить скорость при прохождении документов, осуществлять обработку поступающих документов. Этот способ организации делопроизводства и называется безбумажной технологией;

5) Документы, которые поступили в организацию через каналы электронной почты или которые созданы в данном «электронном офисе» , уже имеют форму, которая доступна для компьютерной обработки. Документы же, которые поступили в организацию как бумажные копии , можно отсканировать и обработать.

Конечно, в данный момент полный переход на использование электронной системы документооборота не возможен, поскольку еще многие учреждения используют бумажный способ организации и ведения делопроизводства . Но посредством развития современных технологий появляется уверенность, что данная проблема постепенно будет решена.

Таким образом, эффективность такой составной части управленческого труда как делопроизводство существенно повысится при переходе на использование компьютерной обработки деловой документации . Уровень автоматизации при организации делопроизводства может быть существенно повышен, если осуществить установку в каждом подразделении учреждения компьютеров, связанных посредством локальной сети.

Список литературы

1. Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство ) : Учебник / М. И. Басаков. - Рн/Д : Феникс, 2013. - 350 c.

2. Басовская, Е. Н. Делопроизводство : Учебное пособие / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева. - М.: Форум, 2012. - 256 c.

3. Газизова, М. Л. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении / М. Л. Газизова Электронный ресурс. URL: http://festival.1september.ru/articles/650271/ (Дата обращения : 18.01.2017) .

4. Организация делопроизводства как структура , обеспечивающая потребности предприятия в документированной информации Электронный ресурс. URL: http://www.vuzllib.su/books/4865 (Дата обращения : 18.01.2017) .

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

1. Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
2. Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
3. Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
4. Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
5. Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
6. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
7. Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
8. Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
9. Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
10. Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
11. 
    Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
12. Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
13. В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
14. С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
15. Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
16. 
    В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
17. Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
18. Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
19. Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
20. Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
21. Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
22. Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.

• Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

• Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

• Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)

Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

• По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

• По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

• По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

• По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

• По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

• По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

• По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

• По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Документы

• Уставы

• Положения

• Инструкции

• Правила

• Приказы

• Распоряжения

• Указания

• Решения

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

• установлению ответственности за документационное обеспечение;

• видовому составу управленческих документов;

• оформлению документов;

• организации документооборота;

• построению информационно-поисковых систем;

• организации пользования документами;

• правилам хранения документов.

Нормативные документы

Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций)

• штатное расписание (форма Т­3);

• графики работы;

• графики отпусков (форма Т­7);

• должностные инструкции;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение об оплате труда;

• положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании;

• положение о персональных данных работников;

• обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении;

• коллективный договор и приложения к нему;

• положение о структурном подразделении (консультативный пункт);

Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ

• положение об аттестации педагогических кадров;

• журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории;

• график проведения аттестации;

• протоколы заседаний аттестационной комиссии;

• журнал учета выдачи аттестационных листов;

• тарификационные списки педагогических работников;

• поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью;

• положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.);

• положение о психолого­медико­педагогическом консилиуме и др.

• положение о должностном контроле;

• положение о методическом объединении педагогических работников;

• положение о родительском комитете;

• положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии);

• перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр;

• перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.

Документы по организации кадрового делопроизводства

• инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

• правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников;

• журнал регистрации трудовых договоров;

• журнал регистрации приказов;

• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книга учета личного состава;

• журнал учета личных дел;

• приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам;

• личное дело.

Состав личного дела:

• Приказы по личному составу (унифицированные формы)

• Приказы по личному составу (произвольной формы)

• Уведомления (по личному составу произвольной формы)

• Документы по расследованию и учету несчастных случаев на производстве

Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия)

Распорядительные документы

• Приказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ)

• Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).

• Распоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ)

• Указание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ").

• Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти)

Информационно - справочные документы:

• Разделы: Работа с дошкольниками

  Работа с документами - это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

  Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

  Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников в них, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

  Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях. Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Существует система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Но, к сожалению, до сих пор нет конкретных стандартов оформления локальных актов для дошкольных учреждений. Поэтому необходимо разработать требования, определяющие общие принципы управления документацией в ДОУ.

  Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

  Дошкольное учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.

  Осуществление образовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии на образовательную деятельность.

  Учреждение подотчетно:

  • комитету по управлению и распоряжению муниципальной собственностью - по вопросам целевого использования и сохранности муниципального имущества;
  • муниципальному образованию - по вопросам деятельности учреждения;
  • иным органам власти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

  Руководитель Учреждения в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях местного самоуправления и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.

  Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководство Учреждением осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги на основании Положения о Совете педагогов (приложение 1).

  Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи Учреждения. Для более эффективной работы по вопросам воспитания и образования воспитанников действует Положение о контрольной деятельности (приложение 2) и другие Положения, регламентирующие деятельность педагогов.

  Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в три месяца, все вопросы отражаются в протоколах.

  Заведующий ДОУ несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов.

  С появлением управленческих технологий многократно возрастает роль делопроизводителя в ДОУ. Раскроем более полно деятельность делопроизводителя.

  Делопроизводитель действует в соответствии с должностной инструкцией, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия, предъявляемые к работнику, занимающему эту должность.

  Делопроизводитель - это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

  • законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
  • Уставом Учреждения;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • приказами и распоряжениями заведующего Учреждением.

  Делопроизводитель Учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства данного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

  Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

  • принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы;
  • осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности Учреждения;
  • организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности Учреждения;
  • осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения;
  • следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов;
  • подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку;
  • обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

  Таким образом, делопроизводитель отвечает за организацию делопроизводства в Учреждении. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.

  Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ "Об образовании" получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

  Принятые заведующим решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

  Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

  В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:

  • организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
  • распорядительные документы (приказы по личному составу и основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
  • документы по личному составу (личные дела);
  • предложения, заявления, жалобы граждан;
  • финансово-бухгалтерские документы;
  • технико-технологические документы;
  • контрольно-ревизионные документы.

  Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на группы:

  Организующие деятельность Учреждения (организационно-правовые документы) - договор между Учреждением и Учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции.

  Документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата.

  Технико-технологическая документация - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения.

  Документы, организующие медицинскую деятельность.

  Документы, организующие педагогическую деятельность Учреждения и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), распоряжения руководителя.

  Информационно-справочные документы - письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках.

  Документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

  Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.

  Устав - является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности Учреждения, вытекающие из Закона РФ "Об образовании", полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

  • общие положения;
  • цели и предмет деятельности;
  • организация образовательного процесса;
  • участники образовательного процесса;
  • управление учреждением;
  • финансовая и хозяйственная деятельность;
  • регламентация деятельности;
  • реорганизация и ликвидация.

  В уставе прописывается особенность функционирования Учреждения, права и обязанности участников образовательного процесса.

  Договор между Учредителем и Учреждением - определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ "Об образовании", в котором записано: "Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации".

  Договор между Учреждением и родителями (законными представителями) - включает в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

  Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим Учреждением, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем Управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.

  Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.

  Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

  Структура этого документа следующая:

  • общие положения;
  • порядок приема, перевода и увольнения работников;
  • основные обязанности работников;
  • рабочее время и его использование;
  • поощрения за успехи в работе;
  • взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
  • внутриобъектный режим;
  • организация работы.

  Согласно Уставу Учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим. При приеме на работу заведующий Учреждением обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

  Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом.

  В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

  Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

  Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).

  Все сотрудники Учреждения должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой - у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

  При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы.

  Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ "Об образовании", Трудовой кодекс РФ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

  • общие положения;
  • функции;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность;
  • взаимоотношения, связи по должности.

  Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

  Рассмотрим еще одну сторону делопроизводства в ДОУ - распорядительную. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего.

  Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.

  При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

  • достоверность и объективность описываемой ситуации;
  • полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
  • краткость и лаконичность;
  • соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;
  • следование нормам официально-делового стиля речи.

  Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:

  • наименование данного учреждения (организации, предприятия);
  • наименование вида документа (приказ);
  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подпись;
  • визы.

  Книга приказов - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

  В Учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: "В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ страниц", которая подписана заведующим Учреждением.

  Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны соответствовать статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

  Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

  Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

  В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

  • действующее законодательство;
  • подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
  • локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
  • акты проверок.

  Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

  Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

  В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

  Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

  Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола "Приказываю", а начинаются сразу с распорядительного действия: "Принять", "Назначить", "Перевести", "Уволить" и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

  Приказ может быть подписан руководителем Учреждения или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

  За подписью помещается: "С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О. работника".

  Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

  Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

  Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.

  Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

  Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

  Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

  Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

  Остановимся на кадровой документации.

  На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

  • внутренняя опись документов дела;
  • заявление о приеме на работу;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • листок по учету кадров;
  • копии документов об образовании;
  • выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
  • аттестационный лист (копия).

  Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

  Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим Учреждением), расшифровки подписи и даты составления описи.

  Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

  В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

  Делопроизводитель, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

  Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

  Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

  На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

  В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

  Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

  Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и делает соответствующую запись в трудовой книжке.

  Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

  Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

  Процесс делопроизводства несет в себе и планирующую функцию. В ДОУ в обязательном порядке планируется:

  • перспективное планирование воспитательно-образовательного процесса;
  • осуществляется оперативное планирование;
  • воспитатели и специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей, которые скоординированы по содержанию.

  Годовой план утверждается заведующим и принимается на педагогическом совете. В годовом плане обычно отражаются:

  • расстановка кадров на учебный год;
  • анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
  • формы работы по этим задачам;
  • методические разработки педагогов по выбранным направлениям;
  • анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;
  • участие в окружных и городских мероприятиях;
  • качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;
  • данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;
  • запланированные годовые задачи и мероприятия.

  В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для Учреждения, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений - контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются.

  Таким образом, основным нормативными документами деятельности Учреждения являются локальные акты: устав, приказы заведующего, договора, Положения и др. документы, не противоречащие законодательству РФ.

  Обязательно в ДОУ должна составляться номенклатура дел.

  Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

  • используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
  • определяет сроки хранения документов;
  • используется для построения информационно-поисковой системы;
  • имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

  Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.

  При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

  • в дело подшиваются только исполненные документы;
  • каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);
  • в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);
  • документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
  • как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;
  • документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
  • толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

  Хранение документов в Учреждении на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ - один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

  Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

  Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

  Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

  • дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;
  • дела располагаются последовательно (в соответствии с номенклатурой);
  • для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;
  • внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

  Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях.

  Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

  Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • оформление дел;
  • составление описей дел;
  • составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

  Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель ДОУ.

  Таким образом, можно сделать следующие выводы:

  1. Организация деятельности дошкольного учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

  2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

  Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольного учреждения важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.

  СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

  Председатель профкома Заведующий МКДОУ « Сказка»

  С.В.Алеева ____________В.Г.Ефимова

  Протокол № ____

  ПОЛОЖЕНИЕ

  ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЕННОМ ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ДЕТСКОМ САДУ

  « СКАЗКА» ПГТ РУДНИЧНЫЙ

  ВЕРХНЕКАМСКОГО РАЙОНА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  1.1. Данное положение разработано для муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения детский сад общеразвивающего вида « Сказка» пгт Рудничный Верхнекамского района Кировской области (МКДОУ « Сказка») в соответствии с Законом РФ "Об образовании», Государственным стандартом РФ ГОСТ 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28), Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65 - ст).

  1.2. Настоящий Порядок регламентирует организацию и ведение делопроизводства, хранение и использование печати и штампа МКДОУ « Сказка».

  1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Документационное оформление и обеспечение деятельности и развития детского сада;

  Отражение в документах его индивидуальности и самобытности;

  Обеспечение полного соответствия документального оформления действующему законодательству и организационно-правовым нормам на основе использования современной техники и автоматизации.

  2.2. Задачи:

  Создание базы для грамотного составления, оформления, хранения официальных документов;

  Обеспечение хранения и применения печати и штампа в соответствии с нормативными требованиями;

  Повышение уровня текстовой управленческой культуры членов администрации.

  1. ПРИНЦИПЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Доступность и сопоставимость учетных данных;

  Своевременность первичной обработки информации;

  Систематизация документов детского сада.

  1. ФУНКЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Документирование управленческой деятельности;

  Документирование трудовых правоотношений;

  Обработка и перемещение документов;

  Регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ документооборота;

  Контроль исполнения документов;

  Компьютерное изготовление, копирование и размножение документов.

  1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

  5.1 . Организационно-правовые документы (обеспечивают организационно-правовую деятельность МКДОУ « Сказка»:

  Договор с Учредителями;

  Свидетельство о государственной регистрации;

  Свидетельство о государственной аккредитации;

  Лицензия на образовательную деятельность;

  Технический паспорт;

  Коллективный договор /с приложениями/

  Трудовые договора;

  Правила внутреннего трудового распорядка;

  Положение об оплате труда работников /с приложениями/

  Положение о комиссии по регулированию споров между участниками образовательных отношений;

  Положение о психолого-медико-педагогическом консилиуме:

  Положение о родительском комитете;

  Положение о сайте;

  Положение о самообследовании;

  Положение о родительском собрании;

  Положение о порядке приема на обучение по образовательной программе дошкольного образования;

  Положение о Совете педагогов;

  Положение об организации и проведения аттестации педагогических работников;

  Положение о комиссии по противодействию коррупции;

  Положение о порядке привлечения и расходования внебюджетных средств;

  Положение об организации делопроизводства

  Положение об организации работы с персональными данными воспитанников и их родителями;

  Положение об организации работы с персональными данными работников;

  Положения по пожарной безопасности;

  Инструкции по охране труда;

  Инструкции по технике безопасности;

  Инструкции по гражданской обороне»

  Штатное расписание;

  Тарификационные списки;

  5.2. Документы оформляются печатью МКДОУ « Сказка», положения, инструкции согласуются с профсоюзным комитетом.

  5.3. Распорядительные документы:

  Приказы: по личному составу; по основной деятельности; по движению воспитанников;

  Распоряжения по различным направлениям деятельности коллектива.

  5.4. Информационно-справочные документы:

  Протоколы, акты: по фактам; событиям; разбору конфликтных ситуаций и др.

  Справки: удовлетворяющие юридические факты; по воспитанникам; для сотрудников; о фактах или событиях в жизнедеятельности МКДОУ « Сказка»;

  Докладные;

  Объяснительные записки;

  Служебные письма;

  Телефонограммы;

  Книги регистрации входящей и исходящей документации.

  5.5. Учебно-педагогические информационные документы:

  Книга движения воспитанников;

  Личные дела воспитанников;

  Личные дела сотрудников;

  Журналы учёта выполнения образовательной программы педагогами;

  Приказы по основной деятельности (папки, подшивки);

  Книги приказов по личному составу;

  Документы по аттестации сотрудников;

  Книги учета личного состава педагогических работников;

  Аналитические справки по результатам проверок образовательного процесса;

  Книга учёта;

  Книга протоколов педсоветов.

  5.6. Документы по трудовым правоотношениям:

  Приказы о приеме на работу и увольнении;

  Приказы об изменении учебной нагрузки, условий труда, объема работы и др.;

  Приказы на отпуск;

  Приказы на поощрение

  Приказы по аттестации педагогов;

  Приказы по тарификации;

  Ведение трудовых книжек, карточек Т-2.

  1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

  6.1 . К реквизитам документов:

  единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивается применением унифи-цированных форм документации в соответствии с требованиями. ГОСТа, а также разработанных инструкций.

  6.2 . К содержанию документов:

  оформление в виде связного текста, таблиц, графиков, анкет или в виде соединения этих структур.

  6.З. К текстам документов:

  • следование нормам официально-делового стиля речи:
  • краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
  • объективность и достоверность информации;
  • составление, по возможности, простых (т. е. содержащих один вопрос) документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • структурирование текста на смысловые части (исходя из цели и задач документа);
  • использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
  1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  7.1 . В МКДОУ « Сказка» виды документов:

  Документы, поступающие из других организаций (входящие);

  Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

  Документы, создаваемые в МКДОУ « Сказка» и используемые в управленческом процессе (внутренние).

  7.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, использования в справочных целях:

  • Входящие
  • Исходящие.

  7.З . Результаты учета и документооборота ведутся заведующим для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

  7.4. Документы группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями.

  7.5. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел и фиксируется в приказе.

  8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (прилагается)

  9.ОТБОР ДОКУМЕНТОВ

  По окончании учебного года производится отбор документов для постоянного, временного хранения

  (протоколы педсоветов, личные дела уволившихся работников и т. д.), которые оформляются в дела и хранятся в архиве МКДОУ « Сказка».

  10. ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ПЕЧАТИ

  10.1 . Печать и штамп МКДОУ « Сказка» хранятся в сейфе заведующего.

  10.2. Ответственность за ее сохранность возложена на заведующего.

  Печать Детского сада ставится на следующие документы:

  • документы финансовой отчетности;
  • уставные документы;
  • трудовые книжки;
  • характеристики, справки;
  • акты сдачи-приемки и списания;
  • выписки из документов Детского сада и их копии;
  • гарантийные письма и их копии;
  • договоры, калькуляции и протоколы к ним;
  • сметы, счета и накладные.

  11. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ К УТВЕРЖДЕНИЮ ЗАВЕДУЮЩИМ

  Годовой план учебно-воспитательной работы;

  Образовательная программа ДОУ;

  Расписание;

  Расписание кружков (в том числе и платных дополнительных образовательных услуг);

  Правила внутреннего трудового распорядка работников;

  Должностные инструкции работников;

  Инструкции по охране труда;

  Другие локальные акты.