Можно ли отправлять отчеты в налоговую почтой. Как отправить нулевую отчетность по почте

1. Распечатать описи вложения для почты.

Эти файлы называются «Опись» и имеют расширение.pdf.

Описи нужно распечатать в 2-х экземплярах.

2. Заполнить конверт.

Нужно заполнить столько конвертов сколько описей мы Вам прислали. Например, мы прислали 2 описи, значит нужно заполнить 2 конверта.

В верхнем левом углу нужно указать наименование Вашей организации или имя, фамилию и отчество индивидуального предпринимателя. Также нужно указать адрес организации или ИП.

В нижнем правом углу нужно указать наименование гос. органа, в который направляется письмо (эта информация указана в строке «Кому» описи сложения) а также его адрес (эта информация указана в строке «Куда» описи вложении».

3. Заполнить почтовое уведомление

4. Разложить отчеты по конвертам.

В один конверт положить по одному экземпляру каждого отчета, который указан в описи.

5. Вторые экземпляры отчетов нужно подшить в папку, чтобы они не потерялись.

6. Отправить нулевую отчетность по почте.

Отправить нулевую отчетность нужно до того срока, который указан в табличке со списком отчетов, которую Вы от нас получили.

Вам нужно взять с собой конверты с вложенными в них отчетами, описи вложений (оба экземпляра), заполненные почтовые уведомления и пойти на почту.

Работник почты поставит печать на описях вложения. На печати должна быть указана дата - тот день, когда Вы пришли на почту. Один экземпляр описи работник почты вложит в конверт, а второй отдаст Вам. Эту опись нужно обязательно подшить в ту же папку, в которую вы подшили нулевую отчетность. Очень важно хранить эту опись вложения, именно она служит доказательством того, что, когда и куда Вы отправляли. Кассовый чек, который Вам даст работник почты о почтовых услугах тоже храните вместе с описью.

Итак, с почты Вы должны получить вторые экземпляры описей вложения и кассовые чеки. Их нужно хранить!

7. По прошествии какого-то времени (обычно 2-3 недели), если в почтовом уведомлении Вы указали свой адрес, Вам придет уведомление с отметкой о получении того гос. органа, куда Вы направляли нулевые отчеты. Подшейте это уведомление к той описи вложения, которая у Вас осталась после похода на почту. Это уведомление является подтверждением того, что гос. орган получил Ваши нулевые отчеты. В нем также указаны дата получения и фамилия того лица, который их получил.

Если Вы не получили уведомления обратно, то ничего страшного в этом нет. Подтверждением того, что Вы отослали отчеты служит опись вложения.

В результате всех выполненных действий у Вас должно остаться:

Подписанные Вами с печатями экземпляры нулевой отчетности - по одному экземпляру.

Описи вложения с печатями почты - на печатях дата отправки.

Квитанции с почты об оплате отправления конвертов.

Уведомления о получении нулевой отчетности с отметками о получении (возможно вернутся не все уведомления - это не страшно)

Можно ли сдать отчетность, минуя инспекцию? Своим опытом с читателями делится бухгалтер ООО «Эталон-Трейдинг» Юлия Минина.

Палка о двух концах

Итак, отправить отчетность по почте можно либо заказным письмом, либо ценным. Заказное письмо почтальон передаст инспектору лично в руки и возьмет с него расписку, что корреспонденцию он получил. А вот ценное письмо налоговый работник должен сам забрать в почтовом отделении. Как понимаете, это маловероятно.

Казалось бы, выбор очевиден: использовать заказное письмо. Однако не все так просто. Дело в том, что статья 80 Налогового кодекса требует вложить в конверт опись. В ней надо перечислить все отправляемые документы. Здесь и начинается самое интересное. Оказывается, почтовый работник может составить опись только при отправке ценного письма!

Получается, выполнив требования Налогового кодекса (составив опись), я совершенно не буду уверена в том, что моя корреспонденция дошла до адресата. Вывод таков: использовать ценные письма можно, если вы знаете, что инспектор забирает их с почты.

Если же вы хотите быть уверены, что налоговик получил письмо, лучше оформляйте заказное письмо. Тем более что проблему с описью легко решить. Документ этот можно составить самостоятельно и вложить в конверт. Налоговый кодекс ведь не запрещает так делать. Главное, чтобы опись была заверена печатью фирмы и подписью главбуха, а можно еще и гендиректора. Если же вы опись составить не успеваете, тоже не отчаивайтесь. В этом случае каждую декларацию можно отправить отдельным заказным письмом. При этом в уведомлении надо написать название документа, который вложен в конверт.

Теперь вернусь к своей истории со сдачей отчетности. Поскольку я торопилась, то ни о какой описи речи и не могло быть. Однако я все равно решила отправить корреспонденцию заказным письмом. На конверте так и написала «заказное». Затем мне выдали квитанцию, в которой была указана дата отправки (эта же дата стояла и на конверте). Еще я купила уведомление (стоит около 60 копеек). Написала в нем адрес своей фирмы и адрес налоговой инспекции, а также ее номер. Через несколько дней уведомление мне вернули, и я была уверена, что моя корреспонденция дошла до инспекторов. В одном я сомневалась, все ли они получили. Ведь моя корреспонденция не содержала описи. К счастью, все обошлось. Отчетность я сдала всю и вовремя.

Проанализировав ситуацию, пришла к выводу, что лучше сдавать отчетность заказным письмом, вложив в него опись, составленную самостоятельно. По крайней мере есть уверенность, что документы в инспекции. Если что, всегда можешь предъявить квитанцию со сроком отправки, а также уведомление.

И волки сыты, и овцы целы

Однако вышеперечисленных проблем с описью и ценным письмом можно избежать. Знакомый бухгалтер посоветовал сдавать отчетность при помощи экспресс-почты. Правда, письмо, отправленное с ее помощью, будет немного дороже (около 30 рублей против обычного заказного или ценного в 12 рублей). Но в этом случае на почте оформят опись вложения, а корреспонденцию почтальон отдаст прямо в руки инспектору, да еще и уведомление пришлет. Единственное, на что обязательно нужно обратить внимание, пользуясь услугами ускоренной почты, – это есть ли у нее лицензия.

И еще маленький совет. Укажите на конверте ИНН фирмы и фамилию инспектора. Многие ИМНС этого требуют.

Сдаемся в фонд

Прежде чем отправлять отчетность в ФСС, советую узнать в своем отделении фонда, принимают ли они ее в таком виде. В некоторых фондах висят объявления, что отчеты, отправленные по почте, будут датированы тем числом, которым их получит ФСС. А это где-то дней десять после отправки. Если в вашем отделении подобного не написано, то смело действуйте по схеме, которую я описала выше.

Правда, здесь есть свои нюансы. Так, в ФСС нужно сдавать два экземпляра расчетной ведомости (№ 4-ФСС). Один остается в фонде, второй (со штампом) – на фирме. Как в этом случае получить свой экземпляр?

Во-первых, можно вложить пустой конверт с адресом фирмы, чтобы сотрудник ФСС мог отослать ваш экземпляр назад. Но немногие фонды это делают.

Второй способ. В фонд вы отправляете один экземпляр. Он там и останется. А на свой бланк приклеиваете почтовую квитанцию. Она будет свидетельствовать о том, что форму № 4-ФСС вы сдали по почте.

Аналогично можно сдавать отчетность и в органы статистики. Правда, не все отделения принимают отчетность по почте.

А если штрафы?

Конечно, проблемы могут возникнуть, если письмо потеряется или инспектор не обратит внимания на дату, указанную на конверте, и решит, что вы сдали отчет не вовремя. Тогда фирму, конечно, постараются оштрафовать.

Расскажу интересный случай из практики знакомого главбуха.

Однажды она должна была сдать декларацию по налогу на добавленную стоимость на сумму 50 000 рублей. Крайний срок – 20 марта. Документ решила отправить по почте. Сделала это 20 марта в 19.00. Налоговая нспекция получила декларцию 4 апреля, и поэтому она решила, что отчет по НДС представлен не в срок. Инспекция оштрафовала фирму на 8000 рублей, как за непредставление налоговой декларации. При этом указали на статью 119 Налогового кодекса. Однако на суде главный бухгалтер предъявила почтовую квитанцию, из которой видно, что декларацию она сдала на почту 20 марта, то есть в срок. Штраф с фирмы не взыскали.

От редакции

Действительно, в ситуациях, описанных Юлией Мининой, суды встают на сторону налогоплательщиков. Решение в пользу фирмы вы можете посмотреть, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25 декабря 2000 г. по делу № КА-А40/5808-00 или в постановлении Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 1 октября 2001 г. по делу № А19-5928/01-33Ф02-2289/01-С1. Источник материала -

При осуществлении предпринимательской деятельности организации и индивидуальные предприниматели являются налогоплательщиками и плательщиками страховых взносов.
Одной из обязанностей налогоплательщика, установленных Налоговым кодексом РФ, является представление в установленном порядке в налоговый орган по месту учета налоговых деклараций (расчетов), если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах (пп. 4 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Плательщики же страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в Фонд социального страхования РФ, на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, осуществляющие выплаты и вознаграждения физическим лицам в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права должны ежеквартально представлять в территориальные отделения ФСС РФ и ПФР по месту своего учета:
- расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения () (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 216н) и
- расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР) (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 15.03.2012 N 232н).

Примечание. Вместе с расчетом РСВ-1 ПФР плательщикам надлежит представить сведения о каждом работающем у него застрахованном лице, установленные в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (п. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Налоговая декларация

Налоговая декларация представляет собой письменное заявление или заявление, составленное в электронном виде и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, налогоплательщика об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.
Расчет авансового платежа представляет собой письменное заявление или заявление, составленное в электронном виде и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, налогоплательщика о базе исчисления, об используемых льготах, исчисленной сумме авансового платежа и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты авансового платежа.
Налоговая декларация представляется каждым налогоплательщиком по каждому налогу, подлежащему уплате этим налогоплательщиком, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах. Расчет авансового платежа представляется в случаях, предусмотренных НК РФ применительно к конкретному налогу (п. 1 ст. 80 НК РФ). Налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или в электронном виде в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом законодателем установлена вариантность при ее подаче на бумажном носителе. Декларация может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган:
- лично;
- через представителя;
- направлена в виде почтового отправления с описью вложения (п. 4 ст. 80 НК РФ).
Напомним, что налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, обязаны представлять налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). Поэтому представлять декларации (расчеты) по почте могут лишь налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год была менее 100 человек. И многие из них используют предоставленную возможность - направляют налоговые декларации по почте.
При направлении налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения (п. 4 ст. 80 НК РФ). Законодателем определено, что действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Поэтому если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (ст. 6.1 НК РФ).

Примечание. Для того чтобы декларация была признана представленной в срок при ее направлении почтой, необходимо сдать данный документ в организацию связи до истечения 24 часов последнего дня срока.

Используемые понятия

Законодатель при установлении рассматриваемой нормы воспользовался выражением "в виде почтового отправления с описью вложения".
Поскольку расшифровки понятия "почтовое отправление " в НК РФ не существует, то в силу п. 1 ст. 11 НК РФ, согласно которому институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом, для его понимания необходимо обратиться к законодательным нормам и нормативным правовым актам службы связи.
Почтовыми отправлениями согласно Федеральному закону N 176-ФЗ "О почтовой связи" признаются адресованная письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры. Письменной корреспонденцией при этом являются простые и регистрируемые письма, почтовые карточки, секограммы, бандероли и мелкие пакеты (ст. 2 Закона N 176-ФЗ).
Письмом согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221, далее - Правила) является почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением, размеры и вес которого определяются Правилами.
Бандероль - это почтовое отправление с печатными изданиями, деловыми бумагами и другими предметами, вложение, размеры, вес и способ упаковки которого установлены операторами почтовой связи (п. 2 Правил).
В зависимости от порядка и условий приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтовые отправления подразделяются на простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное (п. 2). Почтовые отправления по способу обработки подразделяются:
- на простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
- регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и наложенным платежом. Перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении и наложенным платежом, определяется операторами почтовой связи (п. 12 Правил).
Напомним, что почтовое отправление с объявленной ценностью - это почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем. Почтовое отправление с уведомлением о вручении - почтовое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому оно вручено.
В подтверждение приема регистрируемой корреспонденции оператором почтовой связи отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (п. 32 Правил).
Пунктом 14 Правил устанавливаются требования к предельной массе письменной корреспонденции, допустимому вложению и предельным ее размерам. При общем весе письменной корреспонденции до 100 г ее можно направить письмом. Если вес пересылаемого лежит в пределах от 100 г до 2 кг, то пересылка возможна бандеролью (п. 14 Правил). При весе пересылаемого свыше 2 кг отправление возможно в виде посылки.
В НК РФ при установлении рассматриваемой нормы о возможности представления налоговой декларации почтовым отправлением законодатель не уточняет организационно-правовую форму оператора связи. Напомним, что в соответствии с Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" под организацией связи понимается юридическое лицо, осуществляющее деятельность в области связи в качестве основного вида деятельности. Согласно же Закону N 176-ФЗ операторами почтовой связи признаются действующие на основании лицензий юридические лица любых организационно-правовых форм, оказывающие услуги почтовой связи в качестве основного вида деятельности, а также индивидуальные предприниматели, имеющие право на оказание услуг почтовой связи.
С учетом этого можно предположить, что исполнение обязанности по представлению в установленный законом срок налоговой декларации не ставится в зависимость от того, направляется ли декларация через государственную организацию почтовой связи или коммерческую службу доставки корреспонденции при наличии у нее лицензии на оказание услуг почтовой связи. С этим соглашаются и арбитражные суды (Постановление ФАС Центрального округа от 04.11.2003 N А54-1053/03-С3).

Примечание. Направление налоговой декларации в виде почтового отправления - наиболее простой способ ее представления в налоговый орган. Однако и в этом случае могут возникнуть свои "подводные камни".

Опись вложения

Необходимость составления описи вложения при пересылке декларации, как было сказано выше, непосредственно предусмотрена НК РФ. Следовательно, для направления декларации в налоговый орган посредством почты налогоплательщику требуется избрать такой вид почтового отправления, для которого предусмотрена опись вложения.
Выше приводилось, что перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, определяется операторами почтовой связи.
Например, у оператора почтовой связи ФГУП "Почта России" в перечень почтовых отправлений, предусматривающих опись вложения, входят письма с объявленной ценностью (ценные письма).
При отправлении корреспонденции потребуется заполнить бланк формы 107 "Опись" (форма бланка приведена в Почтовых правилах (приняты Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22 апреля 1992 г.) и на сайте ФГУП "Почта России" в разделе "Образцы сопроводительных документов").
Опись вложения составляется отправителем в двух экземплярах с обязательным указанием полного почтового адреса и наименования получателя. Пересылаемое вложение записывается в опись поименно с указанием суммы оценки по ее действительной стоимости, определенной отправителем. Оба экземпляра описи подписываются отправителем.
По желанию отправителя на первом экземпляре описи, вкладываемой в ценное письмо (бандероль), оценка предметов может не указываться. При пересылке в ценном открытом письме авансовых и , а также относящихся к ним документов разрешается вносить их в опись общим количеством листов с указанием общей суммы оценки.
При приеме открытого ценного письма (бандероли) работник связи сверяет вложение с описью, а также тождественность места назначения, наименование адресата, суммы ценности и особые отметки, указанные на отправлении и в обоих экземплярах описи, расписывается на них и ставит оттиск календарного штемпеля. Первый экземпляр оформленной описи вкладывается в ценное письмо (бандероль), а второй экземпляр выдается отправителю (п. п. 154, 155 Почтовых правил).
Временный порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом генерального директора ФГУП "Почта России" от 30.07.2004 N 305) предписывает почтовому работнику при приемке ценных писем проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них.
При заполнении описи указанной формы 107 не всегда помещается весь перечень документов, направляемых в налоговый орган. Поэтому некоторые налогоплательщики самостоятельно изготавливают бланк описи по аналогии с формой описи оператора связи и направляют его в налоговый орган письмом вместе с налоговой декларацией. Но использование своего бланка может послужить поводом для предъявления претензий со стороны налоговиков, считающих, что опись должна быть оформлена по форме, используемой оператором почтовой связи.
Подготовленная организацией опись, не соответствующая описи вложения в ценное письмо, применяемой организациями почтовой связи, по мнению судей ФАС Северо-Западного округа, не лишается доказательственной силы, если содержит сведения о документе, подлежащем пересылке ценным письмом, календарный штемпель отделения связи, заверенный отметкой (подписью) работника отделения связи (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.03.2008 по делу N А56-5297/2007, Определением ВАС РФ от 29.07.2008 N 9375/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).
При условии заключения договора на оказание услуг почтовой связи допускается самостоятельное изготовление бланков описи вложения (форма 107) и уведомления о вручении (форма 119) с обязательным согласованием макета бланков во ФГУП "Почта России" или в его филиалах.
Опись вложения при утере квитанции о приеме корреспонденции, по мнению судей ФАС Восточно-Сибирского округа, также является доказательством заключения договора с оператором связи (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.08.2010 по делу N А33-20480/2009, Определением ВАС РФ от 06.09.2010 N ВАС-12112/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).
При заполнении описи налогоплательщик может совершить ошибку. Так, при отправке налоговой декларации за май 2005 г. им в описи вложения была указана налоговая декларация за март 2005 г. При этом опись не содержала наименования отправителя и подписи работника почтовой связи. Оценив все это по совокупности, налоговики посчитали, что налоговая декларация за май 2005 г. налогоплательщиком не представлена. При этом они попросили налогоплательщика представить ее повторно.
Арбитражные суды первой и апелляционной инстанций установили, что в описи от 20.06.2005 вложением вместо налоговой декларации за май 2005 г. указана ошибочно декларация за март 2005 г. Вывод судов обоснован ссылкой на налоговую декларацию по налогу на прибыль за март 2005 г. с описью вложения от 28.04.2005.
Довод налоговиков, что опись вложения от 20.05.2005 не содержит наименования отправителя, в связи с чем не является относимым и достаточным доказательством спорного факта, обоснованно отклонен судами с учетом того, что идентификацию отправителя можно произвести по содержащейся в данной описи подписи работника заявителя, совпадающей с подписью, имеющейся в описи вложения от 27.05.2005, составленной при отправлении в налоговый орган декларации по налогу на прибыль за апрель 2005 г.
Факт отсутствия в описи вложения от 20.05.2005 подписи работника почтовой связи обоснован судами нарушением, допущенным работником почтовой связи, что не свидетельствует о нарушении налогоплательщиком порядка направления налоговой декларации. Кроме того, на листе описи вложения имеется оттиск штампа объекта почтовой связи от 20.05.2005.
Повторная подача декларации за отчетный период в 2007 г. осуществлялась налогоплательщиком по согласованию с налоговым органом и была вызвана отсутствием в инспекции первоначально направленной декларации.
Все это позволило судьям признать недействительным решение инспекции ФНС России о привлечении заявителя к налоговой ответственности в связи с несвоевременным представлением налоговой декларации по налогу на прибыль за пять месяцев 2005 г.
При таких обстоятельствах судьи ФАС Московского округа посчитали, что оснований для отмены обжалуемых судебных актов не имеется (Постановление от 12.09.2008 N КА-А40/8626-08).
Эти же судьи отклонили довод налогового органа об отсутствии на описи календарного штемпеля, указав, что проставление на описи отметки почтового отделения не предусмотрено законодательством РФ. Налогоплательщик же подтвердил факт отправления декларации квитанцией (Постановление ФАС Московского округа от 01.09.2008 N КА-А40/8086-08).
Поэтому представление налоговой декларации ценным письмом (ценной бандеролью) с описью вложения позволит избежать возможных осложнений с налоговым органом. При этом почтовое отправление желательно направлять с уведомлением о вручении. Возможно, в арбитражном суде именно это уведомление и будет подтверждать факт получения данного отправления инспекцией ФНС России.
Предназначение описи вложения в ценных почтовых отправлениях на самом же деле несколько иное. Как было сказано выше, Почтовые правила предписывают пересылаемые вложения записывать в опись поименно с указанием суммы оценки по ее действительной стоимости, определенной отправителем. В разд. VII Правил услуг почтовой связи установлена ответственность операторов почтовой связи. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по оказанию услуг операторы почтовой связи несут ответственность перед пользователями этих услуг. Ответственность установлена за утрату, порчу (повреждение), недостачу вложений, недоставку. Убытки же, причиненные при оказании услуг почтовой связи, возмещаются оператором почтовой связи в следующих размерах:
- в случае утраты или порчи (повреждения) почтового отправления с объявленной ценностью - в размере объявленной ценности и суммы платы за пересылку, за исключением платы за объявленную ценность;
- в случае утраты или порчи (повреждения) части вложения почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке с описью вложения - в размере объявленной ценности недостающей или испорченной (поврежденной) части вложения, указанной отправителем в описи;
- в случае утраты или порчи (повреждения) части вложения почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке без описи вложения - в размере части объявленной ценности почтового отправления, определяемой пропорционально отношению массы недостающей или испорченной (поврежденной) части вложения к массе пересылавшегося вложения (без веса оболочки почтового отправления).
То есть Правилами услуг почтовой связи предусматривается возможность пересылки ценного почтового отправления и без описи вложения.

Определение даты

Законодатель в Налоговом кодексе РФ оставил без внимания вопрос по определению даты подачи декларации почтовым отправлением.
Административный регламент Федеральной налоговой службы по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению Порядка их заполнения (утв. Приказом Минфина России от 18.01.2008 N 9н) предписывает налоговым органам определять дату направления декларации по почтовому штемпелю, проставленному на конверте (п. 146 Регламента). И налоговики четко следуют этому предписанию.
А вот судьи не всегда придерживаются такого мнения. Так, судьи ФАС Московского округа отклонили довод фискалов о нарушении срока подачи декларации, который был определен по дате календарного штемпеля на конверте, - 21.02.2006. Следуя нормам НК РФ, они констатировали, что своевременным представлением налоговой декларации по почте является ее сдача на почту до 24 часов последнего дня срока. Поэтому своевременная подача декларации, на их взгляд, подтверждается почтовой квитанцией о приеме заказного письма от 20.02.2006. Наличие на почтовом конверте календарного штемпеля от 21.02.2006 в рассматриваемой ситуации, на взгляд судей, не имеет правообразующего значения, поскольку действия по исполнению налогоплательщиком своей обязанности по представлению налоговой декларации совершены своевременно, в срок, установленный п. 5 ст. 174 НК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А40/9406-07).
Эти же судьи встали на сторону налогоплательщика, которого налоговики привлекли к ответственности за несвоевременное представление налоговой декларации. В обоснование своих действий инспекция ссылалась на конверт, в котором поступила налоговая декларация, с оттиском на нем штемпеля почтового отделения связи, датированного 21.02.2006. При этом на описи вложения имелся оттиск календарного штемпеля 20.02.2006.
Получив от заявителя спорную налоговую декларацию почтовым отправлением с описью вложения, имеющей оттиск календарного штемпеля 20.02.2006, налоговый орган в целях устранения имеющихся противоречий между оттиском календарного штемпеля в описи, которая вкладывается в конверт, и на почтовом конверте фактические обстоятельства ее отправки дополнительно не проверил, сведения и объяснения у стороны об обстоятельствах подачи декларации не истребовал, орган связи не запросил вопреки требованиям ст. 88 НК РФ. По мнению судей, налоговый орган не устранил сомнения в наличии виновности лица. Налоговики не представили в суд достоверных доказательств, обладающих признаками относимости и допустимости, свидетельствующими о нарушении заявителем срока направления налоговой декларации по НДС за январь 2006 г. Исходя из этого, они посчитали неправомерным привлечение налогоплательщика к налоговой ответственности (Постановление ФАС Московского округа от 13.03.2008 N КА-А40/1740-08).
К аналогичному решению пришли и судьи ФАС Западно-Сибирского округа. Фискалы привлекли к налоговой ответственности налогоплательщика за нарушение срока подачи декларации, который был определен по дате календарного штемпеля на конверте - 21.10.2005. Налогоплательщиком в подтверждение правомерности своих действий в суд были представлены: реестр налоговой и бухгалтерской отчетности от 20.10.2005, оригинал почтовой квитанции с оттиском календарного штемпеля от 20.10.2005 и указанием адресата почтового отправления (ИМНС, Тарко-Сале), а также письмо ОПС г. Губкинского, которым подтверждается, что заказное письмо было принято 20.10.2005. 21.10.2005 письмо было ошибочно проштамповано этой датой. Исходя из указанных обстоятельств, судьи отказали налоговому органу во взыскании штрафа (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.09.2007 N Ф04-6097/2007(37903-А81-34)).

Заказное письмо

В первоначальной редакции ст. 80 НК РФ днем представления налоговой декларации по почте считалась дата отправки заказного письма с описью вложения. Возможно, именно поэтому отдельные налогоплательщики в настоящее время посылают налоговую декларацию заказным письмом. В перечень почтовых отправлений, предусматривающих опись вложения, ФГУП "Почта России" заказные письма не входят. Поэтому требуемой описи вложения на руках у них не останется. Просьба же проставить на своей форме описи вложения оттиск календарного штемпеля и подпись в большинстве случаев не находит должного понимания у работников отделения связи, поскольку данная процедура не предусмотрена в правилах, применяемых данным оператором. Следовательно, возникает определенный риск, поскольку документов, указывающих, что конкретно было направлено в налоговый орган, у отправителя не остается.
Налоговики же считают, что направление налоговой декларации посредством почтовой связи без описи вложения не может признаваться надлежащим исполнением обязанности по ее представлению в налоговый орган в случае неполучения последним такой декларации (п. 4 Обзора результатов рассмотрения жалоб на решения налоговых органов, действия (бездействие) их должностных лиц за второе полугодие 2003 г. - первое полугодие 2004 г., доведено Письмом Управления МНС России по г. Москве от 12.10.2004 N 11-15/65542). Прилагаемые налогоплательщиком в этом случае квитанция почтовой связи и уведомление о вручении не подтверждают факта отправки организацией декларации. Налогоплательщиком в этом случае не соблюден упомянутый выше порядок направления деклараций почтовым отправлением, а именно отсутствует опись вложения.
Приведенное выше, на взгляд фискалов, позволяет им привлекать налогоплательщика к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения в соответствии со ст. 119 НК РФ. Напомним, что данной статьей за непредставление налогоплательщиком налоговой декларации в налоговый орган по месту учета в установленный законодательством о налогах и сборах срок взыскивается штраф в размере 5% от суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб.
В зависимости от того, на что делает упор налоговый орган при составлении необходимых документов для оформления штрафных санкций, и решается, какую из сторон (налоговиков или налогоплательщика) в рассматриваемом деле поддержат судьи.
Если налоговики, не отрицая получения налоговой декларации, в качестве причины наложения штрафа по упомянутой ст. 119 НК РФ указывают отсутствие описи вложения, то арбитражные суды принимают сторону налогоплательщика. И аргументируют они это следующим:
- ответственность налогоплательщика предусмотрена только за неподачу налоговой декларации в срок;
- отсутствие сопутствующих документов, в данном случае описи, не является нарушением порядка подачи декларации;
- отсутствие описи не свидетельствует о непредставлении налоговой декларации;
- не представлены налоговым органом доказательства того, что в поступившем почтовом отправлении была представлена иная отчетность
(Постановления ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А40/9406-07, ФАС Западно-Сибирского округа от 15.10.2008 N Ф04-6289/2008(13558-А70-14), ФАС Северо-Кавказского округа от 16.07.2008 N Ф08-3986/2008 и от 16.06.2008 N Ф08-3208/2008, ФАС Поволжского округа от 24.11.2005 N А55-5453/2005-44, ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.11.2005 N А33-8372/05-Ф02-5419/05-С1, от 10.01.2006 N А19-14759/05-33-Ф02-6716/05-С1).
Не поддерживают арбитражные суды налоговиков и в случаях, когда налоговые инспекции отказываются принять налоговые декларации по основанию отсутствия описи (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14.04.2003 N Ф04/1733-305/А70-2003).
Однако некоторые налоговые органы утверждают, что требуемая декларация не была получена. В этом случае бремя представления доказательства о направлении почтой именно той, необходимой, налоговой декларации возлагается на налогоплательщика. Таким доказательством являлась бы заверенная работником оператора связи опись вложения. При направлении же декларации заказным письмом имеющиеся на руках у налогоплательщика почтовые квитанции подтверждают лишь факт отправки письма без указания его содержимого. В связи с чем отдельные арбитражные суды их в качестве доказательств не принимают.
Так, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 08.08.2005 N Ф04-7524/2004 признал, что НК РФ не содержит разъяснения понятия "опись вложения" и не предусматривает проставления штемпеля (печати) отделения почтовой связи на описи. Однако в силу требований ст. ст. 65, 67 и 68 АПК РФ это не освобождает налогоплательщика от обязанности представлять достоверные доказательства о составе вложения, находящегося в почтовом конверте, направленном в адрес налоговой инспекции. Представленные в доказательство налогоплательщиком копии квитанции учреждения связи, а также уведомления о вручении почтового отправления судьи не приняли в качестве надлежащих доказательств своевременного представления налоговой декларации. По мнению суда, из содержания квитанции и уведомления о вручении почтового отправления не следует, что в заказном письме налогоплательщика, направленном в налоговую инспекцию, находилась именно требуемая декларация. Как указали судьи, опись вложения, исполненная и заверенная печатью налогоплательщика, не является надлежащим доказательством в силу требований ст. ст. 80 НК РФ и 68 АПК РФ. Поэтому привлечение налогоплательщика к ответственности при таких обстоятельствах по ст. 119 НК РФ судом признано обоснованным.

Расчеты в фонды

Расчеты 4-ФСС и РСВ-1 ПФР в территориальные отделения ФСС РФ и ПФР могут быть представлены на бумажных носителях и в электронном виде.
Плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, обязаны представлять расчеты по страховым взносам по установленным форматам в форме электронных документов.
Сведения по персонифицированному учету за предшествующий отчетный период по установленным ПФР формам в электронной форме надлежит представлять страхователям, если данные ими представляются на 50 и более застрахованных лиц (включая лиц, с которыми были заключены договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы).
Остальные же плательщики страховых взносов могут представлять расчеты и сведения на бумажных носителях либо в электронном виде (п. 10 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ).
Законодатель, указывая в упомянутой ст. 15 Закона N 212-ФЗ на обязанность плательщиков взносов представлять отчетность в орган контроля за уплатой страховых взносов, прежде всего имел в виду личное присутствие плательщика или его представителя. Прямого указания, аналогичного содержащемуся в ст. 80 НК РФ, на иные возможные способы представления отчетности Закон N 212-ФЗ не содержит. Поэтому у плательщиков, не обязанных представлять отчетность в электронной форме, вполне логично возникает вопрос о возможности представления отчетности по почте.
В пользу положительного ответа на данный вопрос говорят отдельные нормы Закона N 212-ФЗ и нормативных актов.
Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 4 Закона N 212-ФЗ).
На титульном листе форм расчетов 4-ФСС и РСВ-1 ПФР предусмотрены поля "Данный расчет представлен (код)" и "Дата представления расчета" ("Сведения о представлении расчета"). Они заполняются работником фонда.
При представлении расчета почтовым отправлением в первом из указанных полей проставляется код 04, во втором - дата отправки почтового отправления с описью вложения (п. 5.19 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС), п. 5 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР)).
Основанием для начала административной процедуры для территориального отделения ФСС РФ по месту регистрации страхователя является поступление расчета 4-ФСС от заявителя на бумажном носителе, представленного в том числе с использованием средств почтовой связи. Прием расчета, направленного заявителем с использованием средств почтовой связи, осуществляется не позднее одного рабочего дня, следующего за днем его поступления в территориальное отделение фонда. В этот же срок происходит и его регистрация (п. п. 37, 39, 45 Административного регламента предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по приему расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС), утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.03.2012 N 204н).
Как видим, несмотря на отсутствие в Законе N 212-ФЗ прямого указания на возможность представления отчетности плательщиками взносов по почте, сами формы отчетности предполагают такую возможность. При этом, как и в случае направления налоговых деклараций почтой, необходимо наличие в почтовом отправлении описи вложения.
Таким образом, чтобы не возник конфликт с фискалами и страховщиком, налогоплательщику-страхователю, решившему представить налоговую декларацию или расчет по страховым взносам почтовым отправлением, следует ее направить ценным письмом или ценной бандеролью, оформить при этом опись вложения в двух экземплярах и не пожалеть заказать услугу "с уведомлением о вручении". Это дополнительная платная услуга, которая позволит отправителю получить документальное подтверждение факта и времени получения адресатом его отправления. В этом случае при отправке необходимо заполнить бланк формы 119 "Уведомление о вручении почтового отправления". Пока получатель не распишется и не проставит дату получения в этом уведомлении, ему не передадут почтовое отправление.
Но и здесь возможно осложнение. Уведомление как услуга обычно предусмотрено при направлении почтой заказного письма, а опись, как уже говорилось ранее, - для ценного письма. Поэтому все зависит от оператора связи, услугами которого решил воспользоваться налогоплательщик.

Здесь речь пойдет об отправке отчетности (налоговой, статистической, в фонд социального страхования, в пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования или любой другой фонд) по почте.

Желательно сдавать отчетность лично и иметь на сдаваемых формах отметки о сдаче, но если обстоятельства не позволяют Вам поступать так (или просто лень), то ст. 80 позволяет отправлять отчетность почтой. День отправки отчетности по почте считается днем её представления в соответствующий орган. Если отправка отчетности по почте не является нарушением, но почему же, спросите Вы, желательно сдавать лично? Да просто в этих организациях зачастую полученную почту не могут физически обработать, или Ваше письмо затеряется, или Вашу информацию не занесут в базу, или.....

Для того, чтобы отправить письмо в соответствующее учреждение, необходимо знать его почтовый адрес. Вот адреса самых нужных в этом смысле учреждений: Отправка почтовых отправлений регулируется 176-ФЗ от 17.07.1999 г. "О почтовой связи" и Постановлением Правительства № 221 от 15.04.2005 г. "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".

Для отправки подобных документов используют либо ценное письмо, либо заказное письмо с уведомлением или без уведомления. Наиболее целесообразно использовать заказное письмо с уведомлением. Хотя можно и ценное (оно просто дороже), можно и без уведомления. Уведомление же позволяет Вам быть уверенным, что ваше письмо вручено адресату. Если же Вы отправляете ценное письмо, то оцените отправляемые документы чисто символически, в 1-2 рубля, большая стоимость все равно не дает Вам никаких повышенных гарантий, а вот стоимость отправки увеличивает.

Для отправки вам необходимы: отправляемые формы в 1 экземпляре, заполненныев 2 -х экземплярах и и разумеется конверт. Если Вы придете на почту с заполненными и Вы сэкономите свое время, если их у Вас не будет, то вы сможете купить их на почте.

На почте отдаете в окошко конверт (естественно заполненный) с вложенными в него отчетными формами и (2 экз.) и заполненное (1 экз.). Сотрудник почты проверяет соответствие вложения указанному в описи вложения, ставит штамп на описях, одну опись вкладывает в конверт, а одну отдает Вам, запечатывает конверт, взвешивает его, считает стоимость отправки, Вы платите и получаете чек. С почты уходите с описью и чеком оплаты.

Стоимость отправки письма зависит от выбранного способа отправки (ценное, заказное письмо, с уведомлением или без такового), расстояния до адресата и веса письма. По опыту отправка письма с двумя, тремя листами в пределах одного региона как правило не превышает 100 руб.

Затраты, связанные с отправкой отчетности почтой ст. 346.16 разрешает относить на расходы организации.

Заполнить и не должно составить для Вас труда, разве что надо помнить, что в на лицевой стороне пишется адрес, по которому надо доставить уведомление (т.е. "обратный адрес"), а на оборотной стороне соответственно адрес получателя.

В общем, после отправки почтой у Вас в деле должны остаться: копии форм которые Вы отправили, со штемпелем почты, кассовые чеки оплаты отправки и после того как вам его доставят (если Вы отправляли письмо с уведомлением).

Необходимо знать, что в Москве одно из отделений почты как "дежурное" работает даже в выходные и праздничные дни. Адрес такого отделения как правило вывешивается объявлением в отделениях почты накануне.