Единый журнал регистрации приказов образ учреждения. Журнал регистрации приказов по личному составу

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

• о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
• о командировании работников;
• журналы отпусков;
• о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

• грамотное построение делопроизводства;
• ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
• надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
• Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

• порядковый номер,
• дата приказа,
• номер распоряжения,
• основное содержание приказа,
• сотрудник,
• табельный номер,
• основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

1. кто подписал приказ,
2. кто исполняет приказ,
3. куда передали приказ,
4. расписка о получении, дата,
5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

• о приеме на работу;
• о совмещении профессий;
• о повышении квалификации;
• о смене фамилии сотрудника;
• о длительных командировках.
• о поощрении персонала;
• об отпусках
• о дежурстве;
• о переводе;

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

1. о дежурствах,
2. об учебных и очередных отпусках,
3. о непродолжительных командировках,
4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для чего нужен

Каждое предприятие обязано завести журнал, так как с его помощью можно оптимизировать и упростить работу с документацией.

Стандартными ситуациями, для которых требуется документ, являются:

• провести быстрый поиск по реквизитам документа и проверить основные положения;
• оценить количество приказов определенного вида на предприятии;
• зафиксировать день оформления приказа, чтобы подтвердить его существование при возникновении претензий.

Законодательство обязывает юридические лица и предпринимателей вести журнал. Вид документации, которые подлежат регистрации, указаны в приказе Министерства Культуры России №558 от 2010 года.

Согласно внутренним правилам, прошлые журналы требуется хранить в организации, утилизации они не подлежат. Если в журналах есть информация, которую можно использовать в научно-правовых целях, они передаются в государственный архив. На предприятии издается соответствующий приказ.

Журнал заводится при регистрации организации и заполняется, пока фирма не прекратит свое существование. Причиной для создания нового документа является окончание места для внесения записей в предыдущем журнале.

Какие приказы нужно регистрировать

Приказы по основной деятельности подготавливаются руководителем или уполномоченными специалистами подразделений. Исключениями являются сложные вопросы, которые требуют созыва специальной комиссии или проведения собрания с начальниками нескольких подразделений.

В отличие от документов по личному составу или направленных в отдел кадров, приказы по основной деятельности не относятся к определенному человеку. Они оформляются на всю организацию.

Стандартными примерами приказов являются:

• о создании нового подразделения;
• о назначении генерального директора;
• об утверждения новых правил оформления внутреннего договора;
• об изменении штатного расписания;
• о появлении на предприятии безналичного расчета;
• о требованиях к охране коммерческой тайны;
• о сокращении числа сотрудников;
• об установлении материальной ответственности целого подразделения;
• об изменении форма расчетного листка.

Работодатели обязаны регистрировать приказы, которые меняют или устанавливают локальные правила для большей части сотрудников. Одинаковую важность имеют распоряжения для руководящих и обычных должностей.

В стандартный распорядительный акт входит:

• система планирования организации;
• решения о хозяйственной деятельности;
• построение новой стратегии продаж;
• изменение формы отчетности;
• планы по развитию бизнеса.

Требования к оформлению

Если работодатель решил вручную заполнять журнал регистрации приказов, требуется проставить нумерацию на каждом листе, затем прошить все листы вместе. На последней странице приклеивается наклейка, на которой вписывается количество прошитых листов в документе, ФИО сотрудника, подпись и печать.

Наклейку имеет право заполнять уполномоченное лицо (тогда проставляется его должность) или руководитель. Печать организации требуется проставлять так, чтобы хотя бы треть заходила на наклейку.

Законодательством разрешено заводить новый журнал раз в год, однако можно и чаще, если старый закончился. Нумерация страниц в новом журнале начинается сначала, наклейка и титульный лист также заполняются с нуля.

Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.

В стандартном журнале должны быть следующие страницы:

• титульный лист;
• несколько страниц с перечислением всех исполнительных лиц, которые имеют право делать записи в журнале;
• главный раздел, в котором регистрируются приказы по основной и другим видам деятельности.

Фирма может добавлять другие разделы, например, для дополнительных соглашений к приказам. На титульном листе требуется отразить:

• название компании полностью;
• название документа;
• время составления журнала учета;
• последний день ведения документа.

На страницах об ответственных специалистах разрешено записывать:

• ФИО уполномоченных граждан полностью;
• ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
• подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
• даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.

Основной раздел является самым обширным, в него разрешено вносить следующие сведения:

• порядковый номер записи;
• реквизиты документа, дата и номер;
• количество листов, из которых состоит приказ;
• ФИО полностью и должность специалиста, в отношении которого был выпущен приказ.

Номера проставляются без перерывов по всему журналу, даже если на странице нет записей. Номера приказа присваиваются в соответствии с внутренним распорядком компании. Чаще всего ставят индекс и цифровой номер.

В разделе «Вид приказа» требуется проставить действие, которое было выполнено в отношении человека, например, увольнение, повышение, прием на работу, взыскание штрафа, выход в декретный отпуск и т.д.

В любую запись вносятся основания для внесения в журнал, например, трудовой договор, заявление человека, составление дополнительного соглашения, доверенности, оформление уведомления сотрудника.

Форма журнала и скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.

Традиционный журнал требуется пронумеровать, прошить и скрепить печатью. Чтобы подписаться в журнале, требуется поставить ФИО уполномоченного лица полностью и расшифровать подпись. На наклейку ставится число прошитых листов и инициалы руководителя фирмы.

Ответственное лицо расписывается на наклейке, с этого момента журнал получает юридическую силу. Если нарушить процесс оформления, документ не будет считаться значимым.

Как заполнить и его образец

Стандартный образец журнала включает таблицу, в которой содержаться следующие графы:

• номер записи по порядку;
• время издания оригинального приказа;
• наименование документа полностью;
• несколько предложений о содержании приказа;
• ФИО сотрудника, который несет ответственность за выполнение приказа;
• если есть, то примечания и комментарии.

Структура таблицы не является обязательной, можно добавлять любое количество столбцов для внесения новых записей. Например, многие добавляют графу о списке сотрудников, которые ознакомились с оригинальным приказом и поставили свои подписи или как-либо отреагировали. Можно внести номера страниц, приложенных к документу, если есть.

Титульный лист должен содержать всю информацию о компании, директоре и всех сотрудниках, которые несут ответственность за журнал.

Он может быть простой тетрадкой в линейку, которую разделили на необходимое количество столбцов. Главное, чтобы ее хватило на 365 дней.

Что не должно быть

В журнал регистрации нельзя вносить:

• исправления;
• необоснованные перечеркивания;
• подчистки;
• измененные или дополненные записи;
• вырванных или порванных страниц.

Небольшие ошибки можно исправлять, аккуратно зачеркнув запись, поставив рядом подпись и вписав верные данные.

Срок хранения

Статьей 358 о перечне типовых управленческих документов, опубликованной Росархивом в 2000 году, установлен срок хранения журнала. Он составляет все время действия организации, но не более 75 лет. Приказ о сдаче журнала в госархив также хранится в течение 75 лет.

В электронном виде

Электронный журнал представляет собой компьютерный файл с таблицами, которые работодатели обязаны защищать от правок и доступа сотрудников. Форма и правила ведения документа совпадают с теми, которые установлены для бумажной версии.

Если налоговая служба решила устроить проверку и просит журнал, его можно распечатать в любой форме. Главное, чтобы у документа была обложка, титульный лист, нумерация страниц, прошитые листы, заверение и проставление печати.

Когда журнал передается в архив, требуется проверить его читаемость и полноценность данных. Документ печатается на качественной бумаге.

Первые документы часто требуются отделу кадров для составления отчетности и статистики о приеме на работу и увольнении, переводе на другие должности и т.д. Эти бумаги удобно распечатывать из электронного журнала.

Журнал регистрации приказов обязательно формируется на любом предприятии. Юрисдикция документа может распространяться на всех работников сразу, на руководство или на отдельные лица. Он требуется для наведения порядка в документах.

Журнал хранится в течение всего времени действия фирмы, его проверяет налоговая служба.

Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях

Руководитель нашей компании требует внести корректировку в электронный документооборот в части регистрации ОРД, а именно: регистрацию производственных, административно-хозяйственных, кадровых и других приказов производить в одном журнале по порядковым номерам. То есть это будет выглядеть примерно так: 001-Пр, 002-Пр, 003-ПрК, 004-Пр, 005-Пр/ЛС, 006-Пр и т.д. Я давно работаю с делопроизводством, но с таким вопросом столкнулась только сейчас. Подскажите мне, пожалуйста, возможна ли такая регистрация или нет, на какие регламентирующие документы можно в этом случае сослаться, а также возникает вопрос, как хранить эти документы (номенклатура дел) и составлять опись при сдаче их в архив?

Ответ

К сожалению, порядок регистрации приказов в организациях и их нумерации можно отнести, скорее, к обычаям делового оборота, чем к нормам, которые хоть как-то регламентируются. Судите сами: в настоящее время описание порядка регистрации приказов дано в документах, которые не являются нормативными и могут использоваться только как методические.

Интересная информация о системах делопроизводства размещена здесь.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

п. 3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц.

3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Статья о делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

* приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

* приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Для большинства руководителей ссылка на методические документы вряд ли станет существенным аргументом. С моей точки зрения, в первую очередь необходимо попытаться установить реальные причины желания вашего руководства регистрировать приказы именно таким образом, задав руководителю прямой вопрос о том, почему он хочет ввести общую регистрацию всех приказов организации. Если вам удастся установить причины требований руководителя, то, возможно, вы сможете ему предложить альтернативное решение, которое устроит и его, и вас.

Эксперт делится важной информацией об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.

Самым большим недостатком предложенного руководителем варианта, с моей точки зрения, является риск того, что контролирующие органы, привыкшие к раздельной нумерации приказов, могут в каких-то случаях заподозрить организацию в непредставлении запрошенных документов. Так что если вам все-таки придется

переходить на сплошную нумерацию приказов, рекомендую всегда держать под рукой нормативный документ, которым установлены эти правила, а также общий журнал регистрации, - с тем, чтобы при необходимости доказать, что все запрошенные приказы определенного вида были представлены.

Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.

Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок. Оформление по правилам важно и для того, чтобы она не теряла своей юридической силы. Это касается и каждого сотрудника персонально.

Обязательность ведения и электронная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Как должна вестись документация?

Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

• Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
• Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
• Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.

Правила заполнения документов

1. Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам. Порядок делопроизводства содержится в нём. В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение. И у каждого из них имеется свой срок хранения. 75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава. После этого решают, как и что заполнять.
2. Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении. Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.
3. Распоряжение не выпускается без порядковых номеров. Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг. Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник. Директор назначает его, выпуская соответствующий приказ.
4. При издании приказам присваиваются номера. Эта цифра стоит в графе номер три. Литера ЛС ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности. О – это распорядительные документы по отпускам. Даты, в которые составлены приказы, пишутся в четвёртом столбце.
5. Пятую строчку рекомендуют посвящать персональным данным. Здесь ставится отдел сотрудника, на которого составлялся приказ, должность. Распоряжение составляется с содержанием, которое описывается в графе номер шесть.
6. Ответственное лицо ставит подпись в графе семь. Всё хранится в папке с номером. Этот самый номер можно найти в строчке восемь. Акт передачи документов составляется, если на предприятии меняются лица, решающие вопросы.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Приказы и особенности их согласования

Лучше, если в самой инструкции делопроизводства есть ряд указаний на то, в каком порядке приказы согласуются. Проставление виз становится обязательным требованием при оформлении распоряжений.

Начальники в отделах и заместители руководителя – вот кто визирует проекты приказов по основной деятельности. Эта задача касается следующих лиц:

1. При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
2. Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
3. В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
4. Службы по юридическим вопросам.
5. Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
6. За это отвечает и тот, кто готовит приказ.

Что касается проставления виз – для этого одинаково подходят как лист согласования, так и оборот последнего листа. Дата, фамилия с инициалами и должность – эти данные специалисты расшифровывают в каждой визе.

Предпочтительным считается вариант, когда виза оформляется на отдельном листе. Не всегда надо повторно собирать визы, если приходится вносить в приказы изменения.

Самостоятельное ведение бухгалтерии индивидуальным предпринимателем без привлечения специалиста-бухгалтера – больше информации в

Более подробно об ответственных лицах

Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений. Создание комиссий становится необходимостью при решении целых комплексов задач, руководители дают для этого отдельный приказ.

Такие комиссии составляются из специалистов с разным профилем. Но без классификации существование распоряжений невозможно, поскольку они делятся на основные и оперативные. И каждая группа документов требует своей процедуры регистрации.

Значит, и хранение бумаг ведётся отдельно. Регистрационные журналы относятся к документации, предназначенной только для внутренней эксплуатации в организации. Без предварительного распоряжения от руководства такие журналы нельзя передавать работникам в других отделениях.

Знакомиться с журналом регистрации можно только в присутствии лица, отвечающего за ведение. Проверка документов – обязанность руководителей. Иначе невозможно будет оценить работу кадрового отдела, проверить принимаемые решения.

Хранение журнала и основные сроки

Сроки хранения регистрационных бумаг – 75 лет.

Один вид журнала, где обязательно отображается информация:

• По продолжительным командировкам.
• По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
• По отпускам
• О поощрениях.
• На счёт повышения квалификации.
• Если сотрудник увольняется.
• Если профессии совмещаются.
• О дежурствах.
• Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.

Есть ещё один вид регистрационных журналов, они хранятся пять лет. Распоряжения в них отражаются в случае:

1. Непродолжительных командировок.
2. Дежурств.
3. Учебных, ежегодных отпусков
4. Дисциплинарных взысканий.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – бланк содержится

Как регистрировать приказы задним числом?

Задними числами приказы не вносятся в журнальных записях.

Ведь не просто так используются нумерация и прошивка, заверение организационной печатью после завершения процедуры регистрации. Но некоторые ситуации этого требуют, и в грамотное решение интересно каждой стороне. Тогда необходимо нарушить регистрационный порядок.

Решения бывают такие:

• Когда дальнейшая регистрация по приказам отсутствует, можно ставить даты задним числом.
• Регистрация по текущему числу допустима с составлением объяснительной записки на имя директора. Этот вариант считается более удачным. Пояснительная записка послужит объяснением того, почему и как сложилась такая ситуация. Использовать для обозначения номера документа можно дробь, другие индексы.

Буква алфавита в индексе не влияет на юридическое значение. Зато при использовании таких решений работа кадровика становится проще. Хорошо, если указанные даты совпадают с реальным временем, когда произошло то или иное событие. Тогда и проверяющие ответственные лица не будут проявлять к ситуации активного интереса.

Искусственное исправление ошибок тоже требует повышенного внимания. Главное – заменять документы, не пересекающиеся с другими.

Самому работодателю интересно, чтобы хронология события была правильной.

Регистрация и её необходимость в разных случаях

С какой целью регистрируют бумаги? Причины и объяснения следующие:

• Для безопасности всех бумаг
• Создание систем для организации поиска, облегчение самого процесса.
• Учёт документов, исполнение их содержания.

Регистрацию нужно завершить, иначе документы в некоторых случаях теряют значение юридическое. Это касается, к примеру, приказа руководителя организации. Письма приобретают юридическое значение тоже после того, как их зарегистрируют с номером.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – образец скачать вы можете по

Что на счёт регистрационных форм?

Документы проходят регистрацию в следующих видах:

1. Карточки. Сначала в них записывается вся необходимая информация, а потом они помещаются в картотеке.
2. Журнальные регистрационные записи.

Виды хранения имеют свои преимущества.

Журнал хорош тем, что вся информация группируется, хранится в компактном виде. Сами такие сборники удобно хранить даже с ограниченным доступом. Это подходящий вид хранения для бумаг с серьёзными требованиями.

Карточки нужны для распоряжений, требующие реализации, контроля. Их легко передавать в структурные подразделения, размножать . Кроме того, они без проблем поддаются систематизации по разным признакам, в нескольких последовательностях.

О том, как составить доверенность на право подписи документов и для чего необходим этот доверительный документ, вы можете прочесть в нашей

Чего не должно быть в журналах?

Важно помнить, что документация носит и исполнительный характер. По этой причине оформляют документ без следующих ошибок:

1. Штриховка. И иные корректировки в информационном содержании документа.
2. Когда нет страницы, либо её раздела.
3. Записей откорректированных.
4. Зачёркиваний.
5. Подчисток. Исправлений.

Для заполнения используем сплошной текст. Пробелы отсутствуют. Вносимые данные требуют только сплошной нумерации.