Номенклатура дел организации. Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Номенклатура дел на год

УТВЕРЖДЕНА

приказом Министерства финансов

Екатеринбург

Список сокращений

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления

(отдела) в муниципальном образовании

Организационно-распорядительная деятельность

Казначейское исполнение бюджета

Планирование и анализ доходов бюджета

Финансирование предприятий муниципальной собственности

Финансирование государственных, муниципальных органов власти и государственных функций

Финансирование социальной сферы

Финансовый контроль

Правовое обеспечение деятельности

Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня

Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

Управление персоналом

Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

Социально-бытовое и медицинское обеспечение

Деятельность профсоюзной организации

Приложение 1. Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Список сокращений

	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, М., 2003
	до замены новыми
	до минования надобности
	для служебного пользования
	Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, М., 2004
	постоянно
	Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000
	Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения, М., 1994
	Федеральная налоговая служба России
	экспертно-проверочная комиссия

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании (далее - управление).

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Финансовые управления, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном управлении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности управления, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве управления, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном управлении не образуются.

В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документации могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

При небольшом объеме статистических отчетов управления с одинаковыми сроками хранения, они могут формироваться в одно дело с перечислением указанных статей и форм.

В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения» (ПЦБ), М., 1994, «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» М., 2003, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2004.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами.

Документы с грифом «ДСП» группируются в отдельные дела. При небольшом количестве таких документов допускается группировать их в дела вместе с другими, по тому же вопросу, при этом данному делу присваивается гриф «ДСП» и соответствующие изменения вносятся в номенклатуру дел.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного управления, ответственными за делопроизводство и архив.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной в конкретной номенклатуре 5 граф, в графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.

Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, об ограничении доступа к документам, о выделении дел к уничтожению. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке управления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела)

в муниципальном образовании

Индекс дела	Заголовок дела	хранения и № статьи по	Примечание


	01. Организационно-распорядительная деятельность

	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов законодательной и исполнительной власти Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Нормативно-правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) органов местного самоуправления		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Протоколы совещаний, приказы Министерства финансов Свердловской области		* Относящиеся к деятельности управления – пост.
	Инструкции, регламенты, методические указания Министерства финансов Свердловской области по основной деятельности		* После замены новыми
	Положение об управлении, свидетельства о регистрации
	Положения о структурных подразделениях управления
	Приказы (распоряжения) начальника управления по основной деятельности
	Приказы (распоряжения) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Протоколы совещаний у начальника управления
	Протоколы оперативных совещаний структурных подразделений управления
	Годовой план работы управления
	Годовые планы работы структурных подразделений управления
	Оперативные планы работы управления, структурных подразделений
	Годовой отчет о работе управления
	Квартальные отчеты о работе управления		* При отсутствии годовых, полугодовых – пост.
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства управления
	Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных и материально-ответственных лиц		* После смены должностного, материально-ответственного лица
	Докладные, служебные записки сотрудников управления
	Документы (акты, заключения, предписания, справки и др.) о проверках работы управления
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы по их рассмотрению		* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
	Документы (справки, обзоры, вырезки из газет, аудиовизуальные документы и др.) по истории управления
	Документы (информации, вырезки из газет, обзоры и др.) по основной деятельности		* Освещающие историю управления – пост.
	Переписка с Министерством финансов Свердловской области по основной деятельности
	Переписка с органами законодательной и исполнительной власти Свердловской области, органами местного самоуправления по основной деятельности
	Переписка с предприятиями, учреждениями, организациями по основной деятельности
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по основной деятельности		* Хранится в управлении. При ликвидации передается в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
	Журнал регистрации приказов (распоряжений) начальника управления по административно-хозяйственным вопросам
	Журнал регистрации поступающих документов
	Журнал регистрации отправляемых документов
	Журнал (карточки) учета исполнения документов, поставленных на контроль
	Журнал регистрации обращений граждан
	Журнал регистрации приема посетителей
	Журнал учета принятых и отправленных телефонограмм, телеграмм
	Журнал учета принятых и отправленных факсограмм
	Журнал регистрации докладных, служебных записок сотрудников управления



	02. Формирование и исполнение бюджета

	Положения, инструкции, методические рекомендации, правила, порядок, информационные письма федеральных, областных и муниципальных органов исполнительной власти о бюджетном процессе , бюджетной классификации		* После замены новыми
	Бюджет муниципального образования, документы к нему
	Проект бюджета муниципального образования, документы к нему
	Сметы доходов и расходов распорядителей бюджетных средств и бюджетных учреждений *
	Пояснительная записка к годовому отчету управления об исполнении бюджета муниципального образования, документы к ней

	Переписка с бюджетополучателями об исполнении бюджета и финансировании
	Переписка с муниципальными органами исполнительной власти, учреждениями, предприятиями муниципального образования о выдаче и возврате кредитов
	Сводные реестры лимитов бюджетных обязательств муниципального образования
	Сводные реестры расходных обязательств муниципального образования
		* После закрытия счета
	Аннулированные карточки с образцами подписей клиентов
	Заявки учреждений, предприятий муниципального образования на финансирование

	Реестры финансирования организаций-бюджетополучателей
	Книга регистрации лицевых счетов






	04. Планирование и анализ доходов бюджета

	Нормативно-правовые акты органов государственной власти и местного самоуправления. Копии		* Относящиеся к деятельности управления – постоянно
	Прогноз поступления доходов в бюджет муниципального образования, документы к нему
	Документы (заявления, акты сверки, уведомления и др.) по вопросам возвратов налогоплательщикам налогов, сборов и др. обязательных платежей
	Документы (копии решений, распоряжений; согласования, отчеты, договоры) о предоставлении инвестиционного налогового кредита
	Документы (анализы, сведения, итоги недоимки с разбивкой по налогам и переписка) о недоимке в бюджетную систему
	Документы (информации, сведения, переписка и др.) о поступлении доходов в бюджет муниципального образования
	Документы (анализы, пояснительные записки и др.) об исполнении доходной части бюджета муниципального образования
	Документы инспекции ФНС России, предоставляемые для анализа и составления проекта бюджета (отчеты ф. , 4-НМ)
	Документы (протоколы, решения, сведения и переписка) о признании безнадежными к взысканию и списании недоимки, задолженности по налогам, пеням и штрафам

	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о предоставлении рассроченных кредитов предприятиям агропромышленного комплекса		* После истечения срока действия договора
	Документы (копии решений, договоры, отчеты, расчеты) о выдаче кредитов предприятиям торговли, потребкооперации, крестьянским, фермерским хозяйствам		* После истечения срока действия договора
	Переписка о предоставлении кредитов, субсидий предприятиям агропромышленного комплекса




	09. Финансовый контроль

	Квартальные планы контрольно-ревизионной работы
	Годовой отчет управления о результатах контрольно-ревизионной работы, объяснительная записка к нему
	Квартальные отчеты управления о результатах контрольно-ревизионной работы
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям Министерства финансов Свердловской области*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (акты, справки, переписка и др.) о проведении проверок по заданиям правоохранительных органов*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Документы (распоряжения, планы, программы проведения проверок, акты, справки, объяснительные записки и др.) о проведении плановых проверок учреждений, организаций-бюджетополучателей*		* По каждому учреждению, предприятию может быть заведено отдельное дело
	Постановления о взыскании штрафных санкций за нецелевое использование бюджетных средств
	Информации, доклады о результатах проверок и ревизий, направленные в органы местного самоуправления
	Переписка по вопросам финансового контроля
	Книга учета нарушений, выявленных в ходе проверок



	10. Правовое обеспечение деятельности

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления. Копии
	Устав муниципального образования. Копия		* После замены новым
	Заключения управления на проекты решений, постановлений, распоряжений
	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, протоколов, определений, решений, характеристик и др.) представляемых в правоохранительные, судебные органы		* После вынесения решения
	Переписка по правовым вопросам
	Журнал регистрации исков и претензий



	11. Бюджетный учет и отчетность по исполнению бюджетов различного уровня


	Сводки о выполнении планов по доходам и расходам денежных средств бюджета муниципального образования
	Акты, справки документальных проверок постановки бюджетного учета и отчетности управления Министерством финансов Свердловской области
	Акты сверки управления с отделением Федерального казначейства и инспекцией ФНС России о перечисленных и поступивших платежах и других доходах в бюджет муниципального образования
	Акты инвентаризации задолженности по бюджетным кредитам и состояния муниципального долга по полученным и предоставленным кредитам
	Заключения управления по возвратам неналоговых платежей (доходов)
	Выписки из банковского счета местного бюджета
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению областного бюджета и документы к ним
	Выписки из лицевого счета отделения федерального казначейства по исполнению местного бюджета и документы к ним
	Оборотные ведомости по доходам местного бюджета
	Ведомости учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета
	Ведомости учета невыясненных поступлений
	Переписка с предприятиями, организациями муниципального образования о финансировании, организации и ведении бюджетного учета и отчетности
	Главная книга по исполнению бюджета муниципального образования		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Главная книга по ведению учета финансирования муниципальных учреждений, выполняющих государственные функции		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Муниципальная долговая книга
	Карточки учета выданных кредитов		* После погашения кредитов
	Карточки учета получателей бюджетных средств и кассовых расходов
	Журналы бухгалтерских операций и документы к ним		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Книга учета платежных поручений		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Журнал регистрации договоров о предоставлении бюджетных кредитов
	Книга учета долгов муниципальных предприятий по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Сводные реестры поступления и выбытия бюджетных средств
	Реестр поручительств, выданных администрацией муниципального образования по кредитным договорам		* После окончания срока действия последнего договора
	Журнал учета чековых книжек



	12. Бюджетный учет и отчетность по исполнению сметы расходов управления

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области о бюджетном учете и отчетности, присланные для сведения
	Положения о премировании работников и оказании материальной помощи		* После замены новыми
	Годовая смета расходов, штатное расписание управления и документы к ним
	Годовой бухгалтерский отчет управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления
	Квартальные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Ежемесячные бухгалтерские отчеты управления об исполнении сметы расходов на содержание аппарата управления		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации управления по уплате налога на прибыль , имущество, НДС и транспортного налога
	Квартальные отчеты управления по уплате налога на прибыль, имущество, НДС		* При отсутствии годовых – пост.
	Налоговые декларации по единому социальному налогу, по государственному пенсионному страхованию
		* После истечения срока действия договора
	Акты, справки документальных проверок исполнения сметы расходов управления Министерством финансов Свердловской области и другими контролирующими органами

	Исполнительные листы и реестр исполнительных листов		* Не менее 5 лет
	Оборотные ведомости по балансовым и забалансовым счетам		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов
	Документы (протоколы, акты, сличительные ведомости и др.) об инвентаризации имущества управления		* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения








	13. Управление персоналом

	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов, органов местного самоуправления по вопросам организации работы с персоналом. Копии*		* Относящиеся к деятельности управления – пост.

	Журнал учета личных дел работников управления



	14. Материально-техническое обеспечение, транспорт, связь

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам материально-технического и хозяйственного обеспечения, присланные для сведения
	Свидетельства о владении, пользовании, распоряжении имуществом
	Положение о конкурсной комиссии по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг управления
	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по проведению торгов (конкурсов) на закупку товаров и документы к ним
	Годовые сведения управления об автотранспорте и о протяженности ведомственных и частных автодорог (ф. (автотранспорт)
	Договоры о материально-техническом обеспечении и документы к ним		* После истечения срока действия договора
	Договоры о сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду) и документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним
	Паспорта зданий* и оборудования		* Памятников архитектуры – пост. ** После ликвидации здания, оборудования
	Договоры подряда на строительство, реконструкцию и ремонт объектов
	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств
	Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии, ремонте и списании транспортных средств		* После списания транспортных средств
	Переписка управления об административно-хозяйственной деятельности
	Карточки учета материальных ценностей у работников управления		* После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Акты, справки об уничтожении печатей, штампов		* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков – пост.
	Журнал оттисков печатей и штампов
	Журнал учета выдачи печатей и штампов, ключей



	15. Информационно-техническое обеспечение деятельности и защита информации

	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам использования технических и программных средств, организации автоматизированного информационного обмена		* После замены новыми
	Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства финансов Свердловской области по вопросам информационной безопасности и защиты информации		* После замены новыми
	Положение об организации информационной безопасности управления
	Перечень сведений конфиденциального характера*
	Технический паспорт на защищаемое помещение*		** После ликвидации здания, списания оборудования
	Документы (акты, протоколы, справки) о проверках обеспечения защиты информации
	Переписка по вопросам защиты информации
	Протоколы приема-передачи данных на электронных носителях
	Журнал учета доступа к информационным ресурсам, содержащим сведения, составляющие служебную тайну*	62к ПД МНС



	16. Социально-бытовое и медицинское обеспечение


	Положение о комиссии по социальному страхованию
	Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию		* При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	Документы (списки, справки, ведомости, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании, отдыхе работников управления и членов их семей





	17. Деятельность профсоюзной организации

	Протоколы профсоюзных собраний, заседаний профсоюзного комитета, документы к ним
	Документы (справки, акты, докладные записки, заявления, переписка и др.) об осуществлении профсоюзной деятельности
	Ведомости учета членских взносов



	18. Архив

	Нормативные и методические документы (правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации) по организации делопроизводства и архивного дела, присланные для сведения
	Положение об архиве, экспертной комиссии управления
	Инструкция управления по делопроизводству
	Протоколы заседаний экспертной комиссии управления
	Документы (справки, акты и др.) о проверке состояния делопроизводства и условий хранения документов в архиве управления
	Номенклатура дел управления
	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов,)		* При ликвидации управления передается на государственное хранение
	Описи дел постоянного хранения управления
	Описи дел по личному составу управления		* После уничтожения дел
	Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		* После уничтожения дел
	Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
	Книга (журнал) учета выдачи дел во временное пользование



Составитель: Ведущий специалист Управления архивами Свердловской области






СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 01.01.2001 № 14

Приложение 1

Формат А4 (210х297)

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 2

Формат А4 (210х297)

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.

Внимание! Если номенклатуры дел в вашей организации еще нет и ваша цель составить ее, то вам лучше начать : в ней рассказывается о том, как составить номенклатуру дел с нуля.

Что такое уточнение?

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:

внести вновь заведенные дела;
исключить завершенные;
отметить переходящие.

Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.

Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.

Переходящие дела

При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:

В номенклатуре в графе «Примечание» (картинка кликабельна):

Вновь заведенные дела

Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.

Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.

Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.

Закрытые дела

Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

«Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, я писала выше.
Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.
При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
облегчение поиска необходимых материалов;
облегчение передачи материалов, составления описей;
подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:

первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
переписка и т. д.

Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 - 2019

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 - 2019 годах.

Она имеет следующее содержание:

В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
Далее следует табличная часть:

В графе 1 указывается индекс дела;
графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2018 - 2019 годы

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

для отдела делопроизводства;
архива учреждения;
государственного архива;
использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.

В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

классификация и учет;
облегчение поиска необходимых бумаг;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

(это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

документы о создании организации (положение, устав);
документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
штатное расписание;
номенклатуру дел предыдущих лет;
регистрационную форму организации;
типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

разрабатывается подразделением организации;
подписывается начальником подразделения;
утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

Индекс.
Наименование.
Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

к структуре образовательной программы;
условиям реализации;
результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

01 — структуры образовательных программ;
02 — ход реализации образовательных программ;
03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

01-01;
01-02;
01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

01-01/... начинаем с единицы и до конца года;
01-02/...;
01-03/....

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

временному до 10 лет;
временному от 10 лет;
постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

основным является ;
сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
второй применяют в работе;
третий является учетным документом в , если он есть;
четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.